Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала,

прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии

финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных

этапов бюджетирования. Как правило, алгоритмы их расчета просты по

своей сути, но их наличие в системе трудно переоценить, поскольку они

предоставляют информацию о наиболее критических параметрах управления

при анализе деятельности предприятия.

Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем

бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные,

поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в

непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята

постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно

проверить только на реальных объемах данных.

Организация работы пользователей с системой

Большее влияние на выбор системы оказывает практика бюджетирования на

предприятии. А именно - сколько управленцев и в какой мере вовлечены в

процесс бюджетирования. Если бюджетированием занимается в основном плановый

отдел, а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне

сводных показателей, то зачастую достаточно применения Excel с

прилагающимся к нему специалистом, выполняющим консолидацию данных. Но если

подразделения имеют больше ответственности, то тут необходима организация

коллективной работы с бюджетом. А ее реализация серьезно отличает одну

систему от другой. Существует два принципиально разных подхода при

автоматизации коллективной работы с бюджетом:

. Файловая система бюджетирования.

. Система бюджетирования с единой базой данных.

При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как

территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это

важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а

для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между

ними.

1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных

представителей систем бюджетирования с файловой организацией является

система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый

специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей

персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации

выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая

организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако, слабой

стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии

участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при

выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в

процессе планирования возможно только до момента передачи файлов

участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование,

защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие,

количество итераций при планировании существенно ограничивается

объективно существующими временными рамками.

2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный

подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он

основывается на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает

одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными.

В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру

бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного

процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и

уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается

надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой

данных предполагает наличие в организации своего администратора.

Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться

избыточной для малых организаций.

3. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. Наличие филиалов

подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с

ними при планировании и учете. Это отдельная технология, и она как

может присутствовать в системе бюджетирования, так и может быть

опущена. Для файловых систем бюджетирования наличие удаленных филиалов

совершенно некритично, поскольку время передачи файла от центра

консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период

самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей.

Системы бюджетирования с единой базой данных для организации

взаимодействия с удаленными пользователями требуют наличия устойчивых

каналов связи. В последнее время все чаще для этой цели используется

Интернет, позволяющий применение "тонкого" клиента для интерактивного

взаимодействия удаленных пользователей с единой базой данных.

4. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем,

направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с

системой и друг с другом. Эти "маленькие радости" могут коренным

образом изменить отношение пользователей к системе бюджетирования:

. Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям ЦФО более

высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей

для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять

планирование.

. Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет

фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с

целью предотвращения их несанкционированного изменения.

. Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье,

который совместно ведут участники бюджетного процесса при

согласовании ее значения.

. Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение

критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность

позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль

расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе

отклонений.

. Контроль ошибок. Поскольку система бюджетирования, помимо всего

прочего, - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных

вычислительных процессов, то наличие в системе средств

протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в

возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей.

. Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета.

Как правило, достаточно наличие трех видов - "оптимистичный",

"пессимистичный" и "оптимальный".

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные

ограничения временных периодов бюджетирования при планировании

значений статей, отражающих различные сферы деятельности

предприятия.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для

плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее

эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.

. Средства анализа бюджета. К ним относятся - "сверление данных", OLAP-

анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений,

долей и т.д. Например, реализация в технологии "отчет - одна кнопка"

такой задачи, как сортировка итоговых результатов, при которой

отображаются 10 продуктов, производство которых принесло компании

наибольший доход с последующим переходом к анализу соотношения

доходов от реализации "лучшей десятки" и общих доходов компании

позволяет обеспечить высокую эффективность в работе с бюджетной

информацией.

5. Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной

частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет

повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо

задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной

системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное

разделение доступа к системе для пользователей.

Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как

правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно,

все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы

пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к

функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным

образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в

конкретном предприятии. Наличие жестких ролей в системе может войти в

противоречие с принятой на предприятии политикой в области безопасности

информации. В связи с этим, наиболее предпочтительным является наличие

возможности моделирования групп пользователей.

Фиксация действий пользователей, а также событий по выполнению алгоритмов

расчетов, передачи данных и других функций в системном журнале - может

характеризовать систему бюджетирования, как достаточно развитую в плане

безопасности данных.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь

программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние

на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции

автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации

рассматриваются следующие вопросы:

1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при

рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное

влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в

виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура

системы с единой базой данных подразумевает применение технологии

"клиент-сервер". Эта архитектура может быть реализована как

двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов,

сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для

систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз

данных:

. Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может

применяется не только в связи с необходимостью многомерного

представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений

множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.

. Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению

базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных

применяется для решения задач финансовой консолидации данных

системного и внесистемного учета, а также использования этих данных

при автоматизации учета исполнения бюджета.

2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера

приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к

сетевым коммуникациям.

3. Средства расширения функций системы:

. Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться

специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные

генераторы отчетов типа "одна кнопка" для конечных пользователей.

. Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для

реализации алгоритмов расчетов.

. Открытый API для программиста. Он важен для предприятий,

ориентированных на существенное развитие системы собственными

силами.

4. Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:

. Возможности по интеграции с офисными приложениями - Excel, Word,

электронной почтой должны быть представлены на уровне современных

технологий.

. Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации

предприятия является признаком современной системы бюджетирования.

Разумеется, советы по применению перечисленных в статье критериев оценки ни

в коей мере не претендует на сборник готовых рецептов при выборе системы

бюджетирования. Для обоснованного выбора системы и ее поставщика необходимо

глубокое изучение как самих систем, так и условий их поставки, внедрения и

сопровождения.

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на

российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий,

кредитных учреждений и других организаций.

Авторы: Елена Королева - руководитель группы документации компании

Intersoft Lab

Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на

российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий,

кредитных учреждений и других организаций.

В первой статье цикла была сформулированы и обоснованы критерии, которым

должна соответствовать система, предназначенная для ведения бюджета. В этом

материале в рамках данных критериев рассмотрен класс систем бюджетирования,

ориентированных на крупные многофилиальные организации и корпорации. Оценка

систем дана по следующим направлениям:

. состав и свойства информационных объектов, которыми можно оперировать при

выполнении работ по бюджетированию;

. функциональность и алгоритмы, автоматизирующие этапы бюджетного процесса;

. организация работы пользователей;

. архитектура, платформа и средства интеграции системы.

В обзор статьи вошли системы:

. Контур Корпорация. Бюджет. Разработчик: Intersoft Lab. Партнер:

ТрастКонто.

. Comshare MPC. Разработчик: Comshare Software. Партнер: Корус Консалтинг.

Отметим, что функциональность этих систем шире автоматизации бюджетного

планирования, они имеют в своем составе развитые средства сбора информации

и механизмы финансовой логики.

Дабы избежать претензий и оставаться корректным по отношению к поставщикам

систем бюджетирования, сообщаем, что обзор базируется на публичной

информации, открыто предоставляемой самими поставщиками, а именно:

. Презентации систем бюджетирования, собранные усилиями проекта

"Корпоративные финансы" на новом информационном CD-диске, полностью

посвященном системам бюджетирования.

. Информация с веб-сайтов компаний-производителей систем бюджетирования и

консалтинговых компаний, продвигающих их на российский рынок.

. Частные консультации представителей поставщиков систем бюджетирования.

. Мнения и суждения о системах бюджетирования из известных интернет-форумов

www.bankir.ru, www.cfin.ru.

Контур Корпорация. Бюджет

Российская разработка, предназначенная для ведения оперативного бюджета

многофилиальных организаций и корпораций. Система построена на базе

Хранилища данных, обладает механизмом сбора и консолидации финансовой

информации из различных источников и полностью готова к интеграции, как с

российскими, так и с зарубежными АБС.

В системе предложена современная методика бюджетирования в рамках

финансовой структуры организации (с выделением центров финансовой

ответственности, центров прибыли и затрат), которая позволяет решить ряд

задач управленческого учета, таких как эффективное расходование средств,

планирование доходов, контроль деятельности подразделений. Наличие готовой

методики позволяет быстро внедрить систему.

Кроме того, система может рассматриваться как инструментальное средство для

реализации собственных методик ведения бюджета.

Контур Корпорация. Бюджет обеспечивает взаимосвязь данных бухгалтерского и

управленческого учета. В едином Хранилище системы можно собирать первичные

бухгалтерские данные (счета, документы с проводками по счетам и др.) всех

удаленных подразделений и использовать их для решения задач управленческого

учета, в частности, для расчета фактического исполнения бюджета и

показателей финансового результата.

На сегодняшний день система успешно внедрена и функционирует в ряде банков

России и стран ближнего зарубежья.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных статей

Система поддерживает все необходимые измерения для ведения бюджета

многофилиальной организации. Бюджет можно планировать и анализировать в

следующих разрезах:

. Организационно-штатная и финансовая структура.

Система обеспечивает детализацию бюджета по структурным единицам и

центрам финансовой ответственности организации. Для настройки оргштатной

структуры предприятия предлагается справочник, в котором можно задать

структуру подразделений (количество уровней иерархии подразделений не

ограничено). В этом же справочнике подразделения предприятия можно

распределить по финансовой структуре: сгруппировать центры прибыли и

затрат по различным бизнес-направлениям, выделить центры инфраструктуры

(центры общих затрат).

. Валюты, курсы.

Вести бюджет можно в различных валютах. В справочнике финансовых

инструментов может быть задано неограниченное количество валют. Для

установки котировок валют могут использоваться различные виды курсов

валют. Предоставляется возможность задавать период действия курса.

. Продукты, услуги, материальные ценности.

Поддерживается планирование бюджета - составление финансового плана и

сметы капитальных вложений в натуральных измерителях (продукты, услуги и

др.). Имеется возможность ведения иерархического справочника видов

продукции, справочника проектов и бизнесов.

. Клиенты, потребители и поставщики.

Классифицировать статьи бюджета можно в разрезе субъектов, с которыми

взаимодействует организация. В справочнике субъектов могут быть

определены потребители, поставщики и др., а также установлены

иерархические связи между ними. Это значит, что в системе можно хранить

данные, например, по холдингу (группе компаний) и контролировать связи

между отдельными клиентами.

Бюджетные планы статей

В системе предлагаются планы статей для ведения:

. бюджета доходов и расходов,

. бюджета активов и пассивов,

. бюджета движения денежных средств,

. сметы капитальных вложений,

. бюджета проектов (направлений деятельности).

Состав статей этих планов может быть изменен и настроен под задачи

конкретной организации. Кроме того, можно дополнительно создать свои

бюджетные планы, их состав неограничен.

Основные характеристики статей планов:

. Хранение значений во временных периодах. Периоды планирования бюджета в

системе - год, квартал, месяц. Можно задавать периоды расчета

консолидированных бюджетов по всем подразделениям.

. Иерархия статей бюджета. Иерархия статей бюджета неограниченна. Бюджетную

статью можно детализировать на произвольное количество уровней подстатей.

. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. В

бюджетном плане каждой структурной единицы (филиала, подразделения,

отдела и т.п.) можно хранить собственные значения статей и

консолидированные (сводные) по всем подчиненным подразделениям. План,

факт, абсолютное и процентное отклонение приводятся для каждой статьи

бюджетного плана. Отклонение рассчитывается автоматически.

. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении. Устанавливать значения статей можно в различных валютах и

единицах измерения. Для организации расчета значений статей в едином

эквиваленте необходимы дополнительные настройки.

. Дополнительная аналитика статей. Возможна детализация значения бюджетной

статьи в разрезе объектов аналитического учета.

. Проводки по бюджетным статьям. Выполняются проводки сумм документов по

статьям. Проводка документа односторонняя, т.е. его сумма учитывается на

одной статье. Механизм проводок позволяет фиксировать изменения значений

бюджетных статей.

Первичная информация

Система построена на базе Хранилища данных, в котором может быть собрана

вся необходимая первичная информация для бюджетирования:

. Бюджетные строки и бюджетные документы. Для расчета значений бюджетных

статей могут быть использованы бюджетные документы, заявки, договора,

аналитические и другие виды документов, данные счетов и показателей.

. Объекты поддержки финансовой логики. Система обеспечивает сбор и хранение

в едином Хранилище первичных данных бухгалтерского и управленческого

учета: документов с проводками по счетам, остатков и оборотов по счетам,

показателей. Эти данные можно использовать для автоматического расчета

фактического исполнения бюджета.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Контур Корпорация. Бюджет использует широкий спектр встроенных алгоритмов

вычисления значений бюджетных статей, предлагает язык формул и позволяет

разработать собственные механизмы расчета.

Процедуры автоматического расчета статей предложены на всех этапах

бюджетирования: Алгоритмы планирования

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В системе

предусмотрены:

. автоматическая агрегация данных по времени (значения статей за весь

период планирования, например, квартал рассчитываются по установленным

значениям на меньший плановый период - месяц).

. автоматическое распределение установленных значений статей на год по

кварталам (или квартал по месяцам).

. Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности (ЦФО).

Штатный режим системы обеспечивает планирование "сверху вниз". По

заданному целевому значению статьи можно вычислить значение статьи для

разных ЦФО. Распределение целевого значения может выполняться равномерно

по ЦФО и с учетом заданных весовых коэффициентов.

. Статистические методы расчет реализуются с помощью языка формул.

. Расчет значений статей на основании значений других статей. Штатный режим

системы.

. Планирование "от достигнутого". Система позволяет строить планы на

основании прошлых бюджетов. В план можно копировать значения статей

прошлого периода, как плановые, так и фактические (копировать значения

можно с учетом корректирующих коэффициентов).

. Моделирование "что если". Штатный режим. При изменении одного из

запланированных показателей значения бюджетных статей пересчитываются.

. Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе предусмотрена

возможность планирования по кварталам с разбивкой по месяцам. По

завершении отчетного периода за месяц можно выполнить планирование еще на

месяц вперед. Таким образом реализуется "скользящий" бюджет - всегда есть

запланированный "условный" квартал, границы которого передвигаются каждый

месяц.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

. Учет факта на основании данных бухучета.

Предлагаемое в системе Хранилище ориентировано также на хранение

первичных данных бухгалтерского учета. Механизм интеграции системы

позволяет собирать эти данные из различных внешних источников, а

специальные алгоритмы рассчитывать на их основе фактические значения

бюджетных статей.

. Расчет значений статей по данным внесистемного учета.

Штатные режимы системы обеспечивают расчет значений статей по данным

внесистемного учета, находящимся в Хранилище (бюджетным документам,

показателям и др. первичным данным).

Агрегация и консолидация бюджетных данных

. Агрегация значений статей.

В системе выполняется автоматическая агрегация значений бюджетных статей

по временным периодам и по иерархии статей в плане.

. Консолидация.

Система обеспечивает автоматический расчет:

. консолидированного бюджета (планового и фактического) по всем

подразделениям и филиалам. Это позволяет планировать бюджет "снизу

вверх", т.е. составлять планы отдельных подразделений и по ним

рассчитывать общий бюджет.

. сводных данных бухгалтерского учета по всем подразделениям.

Консолидированные состояния бюджетных статей можно рассчитывать как по

организации в целом, так и по отдельным структурным единицам, например,

по филиалу, имеющему подчиненные структуры со своим бюджетом.

Аллокации и трансферты

. Использование шаблонов при разноске значений статей.

В системе аллокации и трансферты рассчитываются по заданному шаблону.

Шаблон распределения общих затрат по ЦФО настраивается в таблице

аллокаций. Для расчета трансфертов активы и пассивы группируются в

портфели ресурсов, и на них устанавливаются трансфертные ставки.

. Использование нормативов и дополнительных справочников.

Справочники системы расширяют механизм шаблонов расчета аллокаций и

трансфертов, в них определяются:

. базы распределений - показатели, пропорционально значениям которых

будут распределяться аллокации;

. ставки для расчета трансфертных платежей и др.

. Использование языка формул.

Система имеет встроенный язык формул. С помощью формул можно задавать,

например, алгоритм перекрестных распределений затрат (аллокаций) в виде

системы линейных уравнений.

. Скриптовый язык.

Для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов могут использоваться

языки Python и Visual Basic.

В ядро системы встроен интерпретатор языка Python, так что он может

выполнять макросы, читая их из базы данных или из файла. Также в ядро

встроены функции вызова интерпретатора Visual Basic Script, который

является частью операционной системы Windows. Макросы на VB Script также

выполняются из базы данных и из файла.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

По итогам этапов бюджетирования (планирования, учета исполнения бюджета)

рассчитывается ряд показателей, в частности, смета капитальных вложений по

бизнесам и подразделениям, расходы на каждого сотрудника, финансовый план

по бизнесам и подразделениям и др.

Организация работы пользователей с системой

Контур Корпорация. Бюджет поддерживает многопользовательскую работу и

построение единого информационного пространства в процессе бюджетирования.

Все участники бюджетного планирования могут работать с единым Хранилищем

данных, также бюджетная информация может поступать в Хранилище из внешних

источников.

Основные характеристики модели организации работы пользователей в системе:

Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Пользователи могут работать с Хранилищем данных через клиентские приложения

в локальной сети, через удаленных клиентов и web-клиентов. Пользователь

может вводить, редактировать, просматривать и анализировать бюджетные

данные, в зависимости от заданного для него уровня доступа.

Коллективно составляя бюджет в едином Хранилище, все пользователи могут

интерактивно взаимодействовать друг с другом, обсуждая и согласовывая

бюджетные показатели.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Участие в едином бюджетном процессе удаленных филиалов может быть

обеспечено следующим образом:

. Организована работа с Хранилищем данных с помощью Internet-приложения.

Web API системы позволяет организовать обмен данными между Хранилищем и

Internet-браузером.

. Настроена связь удаленных клиентских приложений с Хранилищем через

выделенный канал передачи данных.

. Использованы Excel-шаблоны. Можно задать плановые показатели филиала в

специальном Excel-шаблоне, по нему автоматически будет сформирован XML-

файл, из которого загрузчик импортирует данные в Хранилище.

Удобства в работе с системой

. Лимиты, защищенные статьи. Штатные режимы системы обеспечивают

возможность установки ограничений на плановые показатели перед началом

планирования в подразделениях. Руководители могут задавать лимиты на

значения бюджетных статей подразделений, выше которых планировщики не

смогут задавать показатели. Также руководители могут защищать от

корректировки значения статьи.

. Утверждение статей и планов. После согласования любую статью бюджетного

плана можно утвердить, после чего она будет заблокирована от изменений.

Также можно утвердить целый бюджетный план, после чего будет запрещена

корректировка всех его статей.

. Примечания к статье. Для каждой статьи бюджетного плана можно писать

примечание. В виде примечаний может быть организовано обсуждение и

согласование устанавливаемых плановых значений участниками бюджетного

процесса.

. Визуализация расхождений. Разделы бюджетного плана, в которых выявлено

расхождение плана и факта помечаются красным цветом.

. Контроль ошибок. В системе операции по загрузке данных и все расчеты,

выполняемые на этапе бюджетирования, протоколируются. Информация о

текущем процессе загрузки\расчета и его результатах приводится в

специальных журналах.

. Версионность планов. В системе по каждой статье плана хранится история

изменения ее состояний - даты открытия и закрытия статьи в плане и

история установки значений статьи. Наличие этих данных позволяет

контролировать изменение состояния бюджетного плана.

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. В рамках одного плана можно задавать показатели за год,

квартал, месяц, день.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и

факта (исполнения) бюджета. В системе плановые и фактические значения

статей устанавливаются в рамках единого бюджетного плана, поэтому состав

бюджетных статей для плана и факта всегда согласован. Можно изменять

состав статей не утвержденного бюджетного плана.

. Средства анализа бюджета. Система предлагает широкий спектр инструментов

контроля и анализа бюджетов, с помощью которых можно своевременно выявить

расхождения фактов с планом, проанализировать финансовый результат,

выявить перспективные бизнес-направления, эффективно работающие

подразделения, области избыточного расхода и др. Среди них:

. Интерфейс контроля исполнения бюджета, в котором можно получить

информацию об исполнении бюджета в абсолютном и процентном выражении,

пояснения об исполнении плана по бюджетным статьям и др. информацию.

. Генератор отчетов, встроенный во все интерфейсы для работы с данными

Хранилища. Чтобы получить отчет достаточно сделать нужную выборку

данных и нажать кнопку запуска генератора.

. Кластерный анализ, позволяющий объединять статьи в группы (кластеры) по

заданным признакам, сравнивать группы, выявлять среди них наиболее и

наименее доходные\расходные.

. Факторный анализ для выявления обстоятельств (факторов), повлиявших на

значение статьи бюджета. С помощью него можно проводить анализ долей

доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов

подразделения, анализ долей подразделений в статье бюджета и т.п.

. OLAP-анализ. С помощью OLAP-клиента Контур Стандарт можно выполнять

динамический анализ данных Хранилища, генерировать "на лету"

произвольные отчеты. В составе OLAP-клиента предлагается набор готовых

форм динамических отчетов для получения и анализа финансовых планов по

бизнес-направлениям и подразделениям, сметы капитальных вложений,

структуры доходов и расходов по сотрудникам и др.

Секретность и безопасность данных

. Типы пользователей и права доступа.

Система обладает гибким механизмом настройки прав пользователей. Права

участников бюджетного процесса на выполнение операций и доступ к данным

регламентируются следующим образом:

. Пользователи включаются в группы (количество групп не ограничено). Для

группы устанавливается состав доступных модулей и функций системы, а

также состав операций над данными, которые пользователи группы могут

выполнять.

. Для каждой группы определяется меню программы, в котором настраивается

вызов только необходимых интерфейсов и процедур для выполнения

должностных обязанностей пользователей.

В системе предопределены следующие группы пользователей:

. Бюджетник - имеет права на работу во всех интерфейсах для ведения

бюджета, выполнение расчетов бюджетных данных, ввод, просмотр,

корректировку и удаление бюджетных данных.

. Администратор - осуществляет настройку и мониторинг системы, определяет

права пользователей, администрирует Хранилище данных и др.

. Технолог - выполняет настройку системы на конкретную методологию и

особенности финансового и управленческого учета в организации

(определяет состав бюджетных планов, выполняет настройку аналитических

разрезов и др.).

. Аналитик - имеет право на работу в интерфейсах для просмотра и анализа

данных.

. Фиксация действий пользователей. В специальном журнале протоколируются

все действия пользователей системы.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура

Система построена на базе Хранилища данных. Хранилище данных имеет

реляционную (relational) архитектуру со схемой "снежинка" (ROLAP).

Архитектуру Хранилища данных можно сделать гибридной (HOLAP), используя

многомерные БД в качестве витрин данных, в которые будет импортироваться

информация из Хранилища.

Структура Хранилища данных настроена на хранение бюджетных данных

(бюджетных планов), данных бухгалтерского учета (лицевых и балансовых

счетов, документов), данных внесистемного учета (бюджетных документов и

др.).

Программно-аппаратная платформа

. Сервер: Требования к машине-серверу диктуются предполагаемым объемом

данных Хранилища.

. Клиентские ПК: Клиенты могут работать на ПК с процессором Pentium и ОЗУ

не менее 32 Mb. От мощности процессора и объема оперативной памяти

клиентской машины, зависит скорость аналитической обработки данных

Хранилища.

. Программное обеспечение: ОС MS Windows NT; дополнительное ПО: Internet

Explorer v. 5.0, MS Excel, MS Word.

Средства расширения функций системы

Система открыта для расширения и модернизации ее функциональных

возможностей. Разработчику новых приложений предлагаются:

. Win API, Web API, Mail API - интерфейсы доступа к данным Хранилища.

Используя API системы, можно создавать приложения к системе на любых

языках программирования: Delphi, Си++ и др.

. Открытая библиотека прикладных классов системы и хранимые процедуры SQL

для манипулирования данными Хранилища: выборки, ввода, изменения,

удаления и др. операций с данными.

. Встроенный интерпретатор языка Python и функции вызова интерпретатора

языка Visual Basic Script для реализации алгоритмов расчетов.

. Редактор макропрограмм для написания программного кода на языках Python и

VB Script.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации

. Данные можно импортировать в офисные приложения Exсel, Word, Outlook

. Обмен данными между Хранилищем и внешними автоматизированными системами

организуется с помощью XML-файлов.

Comshare MPC

Компания Comshare существует на рынке около 35 лет и в настоящее время

имеет представительства в более чем 35 странах мира.

Comshare MPC относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования

(MPC - Management Planning and Control). Система представляет собой

комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета

фактического исполнения, финансовой консолидации, управленческого анализа и

отчетности, а также имеет отдельный модуль планирования заработной платы и

основных средств.

На сегодняшний день Comshare MPC является, пожалуй, одной из наиболее

функциональных и технологически проработанных систем бюджетирования.

Система подходит как для небольших организаций, так и для крупных

корпораций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей

В системе для детализации бюджета предлагаются фиксированные измерения

статей, такие как период времени, подразделение и т.д., также можно создать

произвольное количество дополнительных аналитических разрезов, например,

продукт, клиент, сегмент рынка и т.д. Значения измерений могут быть описаны

в виде "плоских" или иерархических справочников.

Основные измерения, необходимые для ведения бюджета реализованы следующим

образом:

. Организационно-штатная и финансовая структура.

Поддерживается как стандартное измерение бюджетных статей, которое

позволяет описать иерархию центров ответственности и пунктов

консолидации.

Имеется возможность создать нескольких альтернативных организационных

структур.

. Валюты, курсы.

Валюты являются стандартным измерением бюджетных статей. В системе

заложен достаточно мощный механизм работы с курсами валют. Для каждой

валюты может быть задано несколько различных курсов, например,

фактический курс, оптимистический, курс, заложенный в бюджет и т.д.

Для каждой бюджетной статьи можно выбрать один из предопределенных

алгоритмов пересчета значений при консолидации - курс на начало периода,

курс на отчетную дату, средний курс и отсутствие курса.

Также можно установить требуемую точность пересчета валют по курсам.

. Продукты, услуги, материальные ценности.

Поддерживаются. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных

статей.

. Клиенты, потребители и поставщики.

Поддерживаются. Также могут быть представлены как отдельные измерения

бюджетных статей.

Бюджетные планы статей

В системе нет понятия "бюджетный план". Вместо этого статьи бюджета

объединяются в группы, причем каждая статья может быть включена

одновременно в несколько групп. Для каждой группы статей определяется: кто

ответственен за ее заполнение, на какой интервал времени рассчитано

заполнение значений по статьям данной группы (месяц, квартал и т.д), в

каких аналитических разрезах (с каким уровнем детализации) собирается по

ней информация.

Заполнение группы статей может быть закреплено за каким-то одним конкретным

подразделением.

Кроме того, система позволяет хранить неограниченное количество различных

версий бюджета, например, рабочую версию бюджета, стратегические цели

компании, прогнозные данные, фактические данные о выполнении плана,

окончательную версию бюджета. Версии бюджета являются стандартным

измерением бюджетных статей.

Основные свойства бюджетных статей:

. Хранение значений во временных периодах.

Периоды планирования являются стандартным измерением бюджетных статей.

В системе могут быть определены различные периоды планирования сроком не

более одного года (неделя, месяц, квартал и т.д.).

Кроме того, имеется возможность установить периоды времени, за которые

будут рассчитываться консолидированные значения.

. Иерархии статей бюджета нет. Статьи бюджета представляют собой плоский

список.

. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.

Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и

"отклонение" в системе нет.

План, факт и отклонение представляются как различные версии бюджета. При

этом, расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.

. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении.

Ограниченная. В разных валютах можно учитывать только консолидированные

значения по бюджетным статьям. Исходные значения для каждого

подразделения могут вводится только в одной предопределенной валюте.

. Дополнительная аналитика статей допускается.

. Проводки по бюджетным статьям. Реализованы частично, только как

корректирующие проводки между различными статьями бюджета. Проводок по

бюджетным статьям, связывающих их с первичными документами, нет.

Первичная информация

В системе не хранятся первичные данные (платежные поручения, мемориальные

ордера, бюджетные документы, заявки и т.д.), которые могут быть

использованы для расчета значений бюджетных статей. В качестве первичной

информации представляются только данные по плановым расходам на зарплату

сотрудников и амортизационным начислениям, причем в рамках отдельного

модуля.

Система имеет механизмы поддержки финансовой логики. Например, каждая

статья бюджета может быть одного из двух типов - статья Баланса и статья

Отчета о прибылях и убытках. Это влияет на алгоритм расчета значений по

ней.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Для реализации алгоритмов расчета значений бюджетных статей в системе

предлагается язык формул.

Формулы могут содержать арифметические действия, условные операторы и

встроенные функции. В системе выделяются следующие виды формул:

. итоговая сумма - содержит сумму значений одной или нескольких строк с

использованием механизмов Excel;

. остаток на начало периода - используется для переноса значения конечного

сальдо предыдущего периода на начало следующего периода;

. распределения - позволяет распределять итоговые суммы между

подразделениями компании с учетом процентной доли, равномерно и по

заданному коэффициенту;

. курсовая разница - содержат автоматически вычисляемую разницу между

статьями бюджета для того, чтобы сошелся баланс.

Страницы: 1, 2, 3, 4