Локальная компьютерная сеть — типичный атрибут практически любого современного предприятия, начиная от небольшой фирмы, заканчивая крупным заводом. Сети могут быть разными по размерам, топологии, уровням организации и выполнять различные задачи от простого предоставления в общее пользование принтеров и папок до большой корпоративной сети, объединяющей многие сегменты, предоставляющей Internet и т.д. Однако, вне зависимости от размеров сети, неоспоримым остается тот факт, что сеть состоит из отдельных компьютеров. А каждый компьютер состоит из множества элементов: материнская плата, процессор, винчестер и т.д. И если для пользователя этого компьютера не представляет интерес, какой тип процессора работает в системном блоке его компьютера, то это представляет большой интерес для системного администратора, обеспечивающего бесперебойную работу компьютерной сети в целом. Для программиста, программа которого будет работать на данном компьютере, а также для бухгалтера, отвечающего за денежный учет компьютеров и оргтехники на предприятии.

К сожалению, во многих фирмах, торгующих компьютерным оборудованием, в настоящее время при выписке документов продажи отсутствует подробное разбиение компьютера на элементы с указанием стоимости каждого элемента. Т.е. компьютер продается как единое целое. Вследствие этой причины и на баланс бухгалтерского учета компьютер попадает как единое целое. Но системные администраторы знают, что на самом деле компьютер состоит из элементов, а элементы нередко перемещаются между компьютерами. Через какое-то время трудно сказать какой элемент, в каком компьютере должен находиться, тем более восстановить это по бухгалтерским документам зачастую бывает невозможным (как раз потому, что там компьютер проходит как единое целое).

Кроме того, компьютеры, будучи приобретены отделом снабжения, распределяются по остальным отделам и закрепляются за сотрудниками. Таким образом, перемещение элементов компьютеров между компьютерами может захватывать сотрудников сразу нескольких отделов.

1 Описание процесса учёта компьютерного оборудования

Перемены нашего времени обусловили возрастающий интерес разного рода коммерческих и некоммерческих организаций к применению компьютерной техники для обеспечения информационной поддержки своего бизнеса. Это является следствием относительной стабилизации экономики, прекращения падения производства, а в некоторых областях и заметного его роста; что позволяет успешным организациям инвестировать определенные средства в облегчение рутинной каждодневной работы по сбору и обработке информации обеспечивающей бизнес процесс.

Преимущества компьютеризации неоспоримы. Но наряду с теми преимуществами, которые дает использование высоких технологий в организациях и на производстве, у сотрудников компаний, задействованных в управлении этими ресурсами и их обслуживании, возникают дополнительные проблемы. Так жертвами компьютеризации становятся исполнительные и финансовые директора компаний, руководители структурных ИТ- подразделений, бухгалтерия, и, конечно же, системные администраторы.

Задачи, которые приходится в связи с этим решать, достаточно разнообразны. Это и рациональное планирование финансирования, и приобретение оптимальной по своим характеристикам вычислительной техники, в том числе запасных комплектующих, и организация инвентарного учета поступающего оборудования (закрепление его за материально ответственными лицами), и ведение контроля над перемещением оборудования между структурными подразделениями организации. Кроме того, необходимо своевременно получать информацию о возникающих неисправностях, регистрировать комплектующие, хранящиеся на складе и расходуемые при ремонте техники, вовремя фиксировать изменения в конфигурации оборудования, произошедшие в результате модернизации.

Быстрое развитие электронной техники приводит к тому, что практически каждый очередной закупаемый комплект оборудования по своей конфигурации существенно отличается от предыдущего: В результате этого в одной организации может одновременно эксплуатироваться оборудование, различное по своим производственным возможностям, а также несовместимое по комплектующим устройствам.

При этом для разработки планов поддержания и развития производства необходимо, в частности, иметь возможность оперативно получать актуальную сводную информацию о техническом состоянии оборудования, конфигурации рабочих станций, а также о наличии запасных комплектующих. Без этих сведений довольно затруднительно проводить модернизацию оборудования и его рациональное перераспределение между подразделениями компании. А если к этому добавить и возможную текучесть кадров в подразделениях, занимающихся техническим обслуживанием оргтехники компании, то восстановление потерянной информации может занять очень много времени или вовсе не состояться.

Существует необходимость написания программы для автоматизированного рабочего места администратора компьютерной сети предприятия, которая бы позволяла вести учет компьютеров на предприятия, с распределением их по отделам и по сотрудникам.

Задача учета компьютерной техники в организации очень важна по разным причинам:

а) учет необходим с точки зрения бухгалтерии. При этом каждый компьютер должен учитываться, как единое целое, так как бухгалтеру нужно всегда быть готовым к задаче инвентаризации, как лицу, материально ответственному за технику, а вопрос из каких комплектующих состоит отдельный компьютер, не должен волновать бухгалтера.

б) учет необходим с точки зрения системного администратора. В этом случае хорошая программа для учета должна учитывать компьютер не только как единое целое, но и то, из каких комплектующих он состоит. Наглядно представить картину расположение компьютера или элемента, и за каким человеком он закреплён. При этом становится возможным быстрый поиск интересующего вас устройства или групп устройств по определенному критерию. Всегда можно оперативно узнать, где находится данный компьютер или комплектующий элемент.

Разрабатываемая система автоматизации учета и инвентаризации компьютерной техники это программный продукт, который является инструментом учета оборудования, который охватывает полный жизненный цикл компьютерного оборудования с момента его поступления в компанию до его списания. Она незаменима для всех людей на предприятии, в служебные обязанности которых входит задача постоянно быть в курсе того:

а) как тратятся деньги на техническое оснащение, перевооружение, обслуживание и ремонт компьютерной техники;

б) насколько эти затраты эффективны;

в) где сейчас находится, эта купленная год назад техника, и какова история ее переоснащения.

Руководителям служб автоматизации программа поможет:

а) спланировать эффективное распределение имеющихся технических ресурсов;

б) всегда поддерживать актуальные описания текущих конфигураций компьютерного оборудования;

в) планировать обновление, списание, обслуживание техники, штатные замены комплектующих и изменения конфигураций компьютерного и коммуникационного оборудования;

г) оперативно обрабатывать заявки персонала на обновление и ремонт техники;

д) вести контроль компонентного состава техники и установленного ПО легко и быстро составлять большое количество необходимой отчетной документации.

2 Постановка задачи на разработку автоматизированной системы учёта компьютерного оборудования

2.1 Характеристики комплекса задач

2.1.1 Назначение комплекса задач

Программный продукт, который необходимо разработать с целью автоматизации учета и инвентаризации компьютерной техники в ходе дипломного проектирования, должен выполнять следующие функции:

а) ведение списка производителей компьютерного оборудования, аксессуаров с указанием их реквизитов;

б) ведение списка поставщиков компьютерного оборудования, аксессуаров с указанием их реквизитов;

в) создание удобной структуры предприятия в виде дерева подразделений и работающих в них сотрудников;

г) ведение списка компьютеров предприятия с закреплением их по подразделениям и сотрудникам;

д) учет и списание компьютеров в виде комплектующих, а не просто с указанием параметров машины;

е) ведение списка документов покупки оборудования, просмотр и печать содержимого каждого документа;

ж) отслеживание истории перемещения комплектующих между компьютерами, а также компьютеров между сотрудниками и подразделениями;

з) вывод подробной информации о составе комплектующих компьютера с подробным указанием реквизитов элементов (серийные и инвентарные номера, технические параметры), а также данных об их покупке (документ, поставщик, цены, гарантия);

и) ведение списка программного обеспечения, установленного на компьютерах, а также пользователей (с их логинами и паролями), работающих с этим программным обеспечением;

к) мощный поиск, отбор и фильтрация оборудования по любому критерию оборудования, его покупки и принадлежности, установленному ПО и работающим пользователям, а также по совокупности этих критериев;
л) удобные средства ввода новых компьютеров, их комплектующих, параметров покупки, изменения состава оборудования и его закрепления, перемещения элементов и т.д.;

м) составление отчетов о компьютерах предприятия.

Программа учета компьютерного оборудования предприятия должна иметь развитый и удобный пользовательский интерфейс. Следует в ходе разработки программы использовать такие элементы как деревья и списки для более информативного представления данных. Не следует пренебрегать такими элементами графического интерфейса как иконки и картинки, в том числе в деревьях. Это позволит повысить воспринимаемость данных.

Программа должна позволять пользователю вести списки производителей и поставщиков компьютерного оборудования — добавлять, редактировать, удалять записи о них, данные справочники являются вспомогательными и не являются приоритетной задачей программы, но их наличие позволяет пользователю при формировании состава компьютера выбирать производителя и продавца из списка, а не вводить с клавиатуры.

Следующая задача — ведение структуры предприятия. Структуру предприятия целесообразно представить в виде дерева подчиненных подразделений. Кроме того, в дереве должны присутствовать и сотрудники. Изменение подчиненности подразделений и сотрудников должно выполняться интерактивно — при помощи процедуры Drag-and-Drop. Формирование подробной структуры предприятия необходимо для выяснения принадлежности компьютера (и его элементов) к тому или иному подразделению и сотруднику.

Состав компьютеров и структура каждого компьютера должны представляться в нескольких режимах, частично повторяющих функции друг друга.

Первый режим представлять собой список компьютеров без указания их принадлежности и без вывода дерева устройств. Этот режим позволяет просмотреть все компьютеры, содержащиеся в базе данных.

Второй режим - список компьютеров с указанием принадлежности тому или иному подразделению. Окно представления данного режима состоит из двух частей, В первой отображается структура предприятия ( с сохранением всей ее функциональности), а во второй отображаются компьютеры, закрепленные за выбранным в данный момент в структуре предприятия подразделением или сотрудником. При чем компьютеры могут отображаться как с деревом своих элементов, так и без него, должны присутствовать режимы отображения, как компьютеров данного подразделения, так и компьютеров подразделений, подчиненных данному подразделению. Также должны отображаться компьютеры, не закрепленные ни за каким сотрудником или подразделением.

Как из первого, так и из второго режима можно прейти в третий режим — отображение подробных данных о компьютере. Здесь в виде дерева показываются элементы компьютеры с указанием их типа, производителя, модели, серийного номера. Кроме того, для каждого элемента, а также компьютера целиком выводятся данные об их покупке с выводом документов, цен и сроков гарантии. Элементы, относящиеся к разным покупкам должны группироваться. Этот режим называется мастером структуры.

Интерфейс программы во всех окнах должен быть един и удобен для пользователя. Так в любом окне, в котором представлен состав элементов компьютера, должна присутствовать возможность добавления, удаления или редактирования элементов компьютера, а в списке компьютеров — возможность добавления, удаления компьютера или вызова мастера его структуры.

Четвертый режим служит для интерактивного изменения пользователем состава элемента компьютера путем переноса их из других компьютеров. В окне должны отображаться два дерева компьютеров с составом элементов и при помощи функции Drag-and-Drop пользователь может переносить элементы из одного компьютера в другой. Этот режим называется мастером перемещения.

Отдельно следует выделить случай покупки нового компьютера. В программе следует предусмотреть три режима покупки:

а) компьютер приобретается целиком, по одному документу, в котором нет разбиения на элементы;

б) компьютер приобретается целиком, по одному документу, но на каждый элемент указана цена и срок гарантии;

в) компьютер приобретается как совокупность элементов, каждый из которых или часть из которых имеют собственные документы покупки, т.е. были куплены в разное время, у разных поставщиков, по разным документам.

Отчеты должны содержать информацию о составе одного компьютера с указанием типа, производителя и модели элемента, а также информацию о закреплении компьютера за подразделением или сотрудником. Второй отчет должен предоставлять информацию о распределении всех компьютеров предприятия по подразделениям и сотрудникам.

Систематизация информации по оборудованию производится следующим образом. После того, как приобретенный компанией комплект оборудования поставлен на учет в бухгалтерии в качестве “основного средства” - ему присвоен инвентарный номер и указана первоначальная стоимость, - этот комплект под тем же номером и с той же стоимостью может быть зарегистрирован и в программе “Учет оборудования” (такая “параллель” обеспечивает возможность сверки различных форм учета и снижает вероятность ошибок при инвентаризации). далее, на каждую единицу оборудования создается электронный справочник. В него последовательно, в каждый момент перехода от одного этапа жизненного цикла оборудования к другому, путем заполнения и проведения соответствующих документов заносятся реквизиты оборудования, предусмотренные в конфигурации. Например, на этапе приобретения нового оборудования ему присваиваются и вносятся в формуляр инвентарный номер и персональное имя, регистрируются тип и стоимость, поставщик, гарантийный номер и срок гарантии, указываются ответственное лицо, принимающего оборудование на хранение, и подразделение, в котором пользователь будет работать на этом оборудовании. Дополнительные вкладки формуляра предназначены для занесения состава конфигурации оборудования (перечень комплектующих) и списка установленного программного обеспечения.

Современные компании динамичны в своей организационной структуре. Поэтому часто возникает необходимость передачи оборудования из одного отдела в другой, от одного пользователя - другому, замены одного материально-ответственного должностного лица - на другое. Чтобы не утратить контроль над движением оборудования, конфигурация обеспечивает возможность изменения и сохранения в истории всех этих реквизитов. Даже если структурная реорганизация компании потребует изменения инвентарного учета, производственная необходимость будет реализована без потери учета оборудования.

Всё поступившее в компанию оборудование, запасные комплектующие, и программное обеспечение учитываются в перечнях резервов и автоматически исключаются из этого списка в момент передачи пользователю или установке на рабочие станции. Поэтому невозможно дважды “распределить” один и тот же компьютер или повторно “установить” уже израсходованные комплектующие. При проведении ремонтных работ демонтированные с оборудования неисправные комплектующие учитываются и сохраняются в конфигурации как “списанные”, таким образом их учет не теряется. Если же при модернизации оборудования идет замена исправных устройств, которые могут быть в будущем использованы для ремонта других комплектов, то программа “Учет оборудования” обеспечивает “возвращение” демонтированных комплектующих “на склад” и сохранение их в списках резервов. Аналогично в программе можно документально зарегистрировать разукомплектование исправной устаревшей модели оборудования на отдельные устройства и перевод их в категорию запасных. Соответствующие изменения вносятся в формуляр и сохраняются при регистрации других этапов жизненного цикла оборудования. Для хранения информации по учету оборудования в конфигурации предусмотрен ряд справочников по видам и типам комплектующих, видам характеристик комплектующих и единицам их измерений, производителям и поставщикам оборудования, а также по структурным подразделениям и сотрудникам своей компании. Кроме того, в программе “Учет оборудования” отдельно взят на учет большой перечень реквизитов программных продуктов по их стоимости и лицензиям. Разработан ряд справочников по программному обеспечению, обеспечена регистрация поступлений программных продуктов в организацию, а также возможность установить контроль над их установкой, заменой и удалением. В программе предусмотрена система авторизации и контроля прав, которая позволяет дифференцировать возможности использования различных функций для отдельных категорий пользователей. Например, сотрудник, работающий на персональном компьютере, может зафиксировать в электронном документе только факт и характер неисправности своей рабочей станции (этим он автоматически формирует заявку на ремонт оборудования в обслуживающее подразделение). Результат же выполненного ремонта, а также связанные с ним расход комплектующих со склада и изменение состава деталей компьютера заносится в базу данных только представителем подразделения технического обслуживания. Возможности программы позволяют организовать получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о состоянии и движении офисного оборудования компании. В отчетах могут быть представлены сведения об эксплуатации оборудования за любой выбранный промежуток времени. Например, можно сформировать отчет с перечнем всех рабочих станций выбранного отдела, на которых установлено интересуемое программное обеспечение. Или, все оборудование компании в стоимостном выражении, которое поступило за определенный период.

2.2 Выходная информация

Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О КОМПЬЮТЕРЕ

Форма: видеокадр

Периодичность: по требованию

Получатель: инженер

Назначение: просмотр информации о компьютере

Состав реквизитов: Инвентарный номер, iр- адрес, Название, Цена,

Ответственное лицо, Пользователь

Вид: (Приложение Б)

Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О КОМПЛЕКТУЮЩИХ

Форма: видеокадр

Периодичность: по требованию

Получатель: инженер

Назначение: просмотр информации о комплектующих

Состав реквизитов: Инвентарный номер, Название модель,

Производитель, Поставщик

Вид: (Приложение Б)

Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О ПРОГРАММНОМ

ОБЕСПЕЧЕНИИ

Форма: видеокадр

Периодичность: по требованию

Получатель: инженер

Назначение: просмотр информации о программном обеспечении

Состав реквизитов: Инвентарный номер, Название, Версия,

Регистрационный ключ, Цена, ‚Web-сайт

Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ О ПОЛЬЗОВАТЕЛЕ

Форма: видеокадр

Периодичность: по требованию

Получатель: инженер

Назначение: просмотр информации о пользователе

Состав реквизитов: id- Пользователь, Имя, должность, Логин,

Пароль, Отдел

Идентификатор: ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОТВЕТСТВЕННОМ ЛИЦЕ

Форма: видеокадр

Периодичность: по требованию

Получатель: инженер

Назначение: просмотр информации об ответственном лице

Состав реквизитов: id-Ответственное лицо, Имя, Компьютер

Вид: (Приложение Б)

2.3 Входная информация

Идентификатор: НОВЫЙ КОМПЬЮТЕР

Форма: видеокадр