Проверка наличия, использования и хранения бланках проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последние записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации приказов, распоряжений, постановлений, предназначенных для рассылки, при, условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Немаловажную роль в современном процессе документооборота играет организация распознания подделок документов. Сегодня, она является основой из областей документоведения, граничащей, с одной стороны с палеографией, вспомогательной исторической дисциплиной, изучающей внешние признаки рукописных памятников (материал для письма, формат рукописи, чернила, краски, украшения и т.д.) и, с другой стороны, отраслью криминалистической техники, изучающей природу происхождения документов, закономерности отображения в них признаков и свойств авторов и исполнителей, следов воздействия на документы в целях изменения содержащей в них информации. На этих основах разрабатываются средства и методы экспертизы документов в целях раскрытия подлогов.

Подделка документов может быть полной (изготовление полностью поддельного документа с соблюдением «Внешних признаков документа») интеллектуальный вид подлога, или частичное (внесение в подлинный документ изменений) - материальный вид подлога.

При интеллектуальном подлоге изложенные в документе сведения не соответствуют действительности. Например, изготовление документа от имени не существующей организации – на бланке диплома о высшем образовании изложены фальшивые данные о поступающем на работу.

Материальный подлог представляет собой внесение изменений в подлинный документ путем дописки, подчистки, травления и т.д. например, материальный вид подлога часто встречается в трудовых книжках - с целью увеличения стажа работы, его неразрывности, присвоения более высокой квалификации, должности, специальности. Первое, что следует сделать работнику при сомнении в подлинности предоставляемого документа, - это обратиться в организацию, где был выдан документ.

Существует Руководящий документ (далее РД), утвержденный Гостехкомиссией России (ныне - Федеральная служба технического и экспортного контроля, ФСТЭК России), в котором установлена классификация по классам защиты специальных защитных знаков, предназначенных для контроля доступа к объектам защиты, а также для защиты документов от подделки.

Основными объектами защиты, для которых могут применяться специальные защитные знаки, являются:

- документированная информация на материальном носителе;

- специальные почтовые отправления;

- специальные изделия, технические средства и приборы, товары народного потребления, подлежащие опечатыванию и контролю;

- продукция специального назначения, контейнеры, вагоны, емкости при их перевозке и хранении;

- помещения, сейфы, запасные выходы, аварийные устройства.

Документами, защищаемыми с помощью специальных защитных знаков, являются документы, удостоверяющие личность, пропуска сотрудников организаций и учреждений, лицензии, патенты, кредитные карточки, ценные бумаги и т.п.

Специальные защитные знаки реализуются в виде рисунка, метки, материалы, вещества, обложки, ламината, самоклеящейся ленты, отдельных наклеек, самоклеющихся пломб или другого продукта, созданного на основе физико-химических технологий для контроля доступа к объектам защиты, а также для защиты документов от подделки. РД определяет требования к специальным защитным знакам при их сертификации в Системе сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации. В РД применяются специальные определения и термины.

Предварительный осмотр документов обеспечивается соблюдением ряда правил и определяется соответствие содержания и целевого назначения документа. Если возникают сомнения в подлинности, то следует ознакомиться с образцом аналогичного подлинного документа.

2. Особенности нарушений в системе документооборота в органах исполнительной власти (на примере Министерства труда и социального развития Омской области и подведомственных ему учреждений)

Преддипломную практику автор дипломной работы проходил на базе Министерства труда и социального развития Омской области (далее –Министерство) в департаменте информационных технологий и документооборота в отделе документооборота и контроля. Чтобы понять специфику работы организации и применить полученные теоретические знания на практике, автор изучил историю учреждения.

Министерство является органом исполнительной власти Омской области и образовано 23 января 2004 года Указом Губернатора Омской области № 16 путем слияния Главного управления социальной защиты населения Омской области, Комитета по социальной политике Омской области, Управления жилищных субсидий и льгот Омской области.

2.1 Комплексные проверки подведомственных учреждений

Министерство имеет в своем ведении 32 территориальных органа и более 80 подведомственных организаций. В соответствии с утверждённым планом и во исполнение действенного финансового контроля деятельности территориальных органов Министерства, а также по дополнительным основаниям (жалобы, запросы, поручения) Министерство проводит контрольные мероприятий, комплексные проверки.

Комплексная проверка - это проверка финансово-хозяйственной деятельности организации за определенный период времени по всем вопросам соблюдения правового и налогового законодательства.[9] В настоящее время частота проведения комплексных проверок не установлена. При наличии у налогового органа оснований предполагать, что учет и уплата налогов (сборов) ведутся с нарушениями, комплексные проверки проводятся не реже одного раза в три года (срок давности по проверяемому периоду). Налогоплательщики, имеющие положительную репутацию, могут не подвергаться комплексной налоговой проверке вообще.

В Министерстве деятельность по проведению комплексных проверок подведомственных учреждений осуществляет отдел внутреннего аудита Министерства. Только за 2009 год структурными подразделениями Министерства проведено 245 контрольных мероприятий по проверке деятельности территориальных органов Министерства и учреждений, в том числе плановых - 58, внеплановых - 165, внезапных - 22.

Комплексные проверки проводились по следующим направлениям:

1. проверки целевого и рационального использования бюджетных средств;

2. проверки обоснованности установления должностных окладов, компенсационных и стимулирующих выплат работникам в соответствии с законодательством;

3. проверки обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей;

4. проверки обоснованности предоставления мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;

5. проверки обоснованности представления субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг;

6. проверки организации работы по присвоение званий "Ветеран труда" и "Ветеран Омской области", правильности выдачи удостоверений на льготы;

7. проверки состояния пожарной безопасности, охраны труда, медицинского обслуживания граждан, соответствия утвержденной сметной документации и произведенных затрат фактически выполненным работам в части капитального ремонта;

8. проверки организации реабилитационного процесса, профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних;

9. проверки кадрового делопроизводства и работы с персоналом;

10. проверки по вопросу размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

Общий объем нарушений и недостатков финансово-хозяйственной деятельности, выявленных структурными подразделениями Министерства, а также внешними контрольными органами за 2009 год, значительно сократился по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, главным образом, за счет сокращения финансовых нарушений в части:

- нецелевого использования средств;

- неэффективного использования денежных средств и материальных ресурсов;

- неправомерного расходования денежных средств и материальных ресурсов;

- других финансовых нарушений.

Анализируя результаты проведенных контрольных мероприятий необходимо отметить, что наиболее распространенными были следующие виды нарушений и недостатков:

- нарушения санитарного законодательства, а также условий, создающих угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний;

- нарушения обязательных требований пожарной безопасности;

- нарушения технических регламентов;

- нарушения при установлении размеров должностных окладов;

- завышение подрядчиками объёмов работ при проведении строительно-ремонтных работ, отсутствие необходимой документации для проведения строительно-ремонтных работ;

- списание материальных запасов без составления документов, подтверждающих их количественный расход;

- заключение договоров на поставку одноименных товаров (работ, услуг) на суммы, превышающие предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке;

- ведение бюджетного учета с нарушениями требований Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148н;

- приобретение сверхнормативных запасов материальных ценностей (мягкого инвентаря, продуктов питания);

- нецелевое использование средств;

- подделка документов.

Фальсификация документов сегодня занимает одно из последних мест в перечне нарушений в результате комплексных проверок. Объясняется этот факт введением электронной системы документооборота, которая призвана оптимизировать деятельность учреждения в сфере подготовки и оформления документов. Система со своей главной функцией, безусловно, справляется, однако существует ряд проблем, связанных с внедрением подобной системы в подведомственных учреждениях. До сих пор в некоторых учреждениях документы регистрируются в журнал исходящей и входящей корреспонденции, это касается и договоров, отсюда возникает и ряд нарушений в оформлении документальной базы учреждения. Так, к примеру, в Пушкинском психоневрологическом интернате на момент проверки автомобиля «КамАЗ» и двух тракторов марки Т-40 не оказалось в наличии, хотя, по документам все агрегаты числились на балансе учреждения. (Приложение № 2,3) Исходя из объяснительной заместителя по административно-хозяйственной части (далее – АХЧ) стало известно, что на момент проверки документы на вышеперечисленные транспортные средства находились в Министерстве имущественных отношений региона (Приложение 4). Однако, подтвердить этот факт документально, специалисты учреждения не смогли. Можно предположить, что сотрудниками учреждения была осуществлена фальсификация и подделка документов, направленная на списание нефинансовых активов организации.

2.2 Основные нарушения в системе документооборота Центра жилищных субсидий, социальных выплат и льгот

Одним из направлений работы Министерства является предоставление жилищно-коммунальных льгот населению. Сегодня эти вопросы находятся в компетенции центров жилищных субсидий, социальных выплат и льгот (далее – центр субсидий), которых в регионе около 40. Центр жилищных субсидий создан в целях обеспечения социальной защиты малоимущих групп населения для непосредственного обслуживания граждан, которые нуждаются в получении субсидий на оплату жилья и коммунальных услуг. Главной задачей Центра является определение величины субсидий для каждой нуждающейся семьи и обеспечение предоставления соответствующей информации семье и собственнику жилищного фонда, в котором проживают семьи. В настоящее время, Центр осуществляет следующие функции:

1. информирование населения соответствующего территориального образования о Программе жилищных субсидий;

2. проведение мониторинга в сфере предоставления субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг транспорта и связи;

3. прием заявлений от семей на получение субсидий;

4. создание условий для внедрения программного обеспечения и информационных баз данных по назначению, предоставлению, субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг, транспорта и связи;

5. аттестация заявителей и переаттестация участников Программы субсидий;

6. организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов по вопросам социальной защиты населения при предоставлении субсидий и льгот на оплату жилья и коммунальных услуг, льгот на оплату услуг, транспорта и связи;

7. расчет субсидий и проверка достоверности представленной заявителем документации;

8. формирование информационного банка данных;

9. определение размера необходимых для выплаты субсидий денежных средств.

При осуществлении своих функций Центр организует проведение разъяснительной работы среди населения об условиях и порядке предоставления жилищных субсидий в связи с переходом на новую систему оплаты жилья и коммунальных услуг. Кроме этого, специалисты Центра проводят собеседования с семьями, обратившимися с просьбами о предоставлении жилищных субсидий, рассчитывает их размер и выдает документы, удостоверяющие права семей на получение жилищных субсидий. Безусловно, подобная деятельность требует систематических проверок со стороны Министерства, которые и проводятся, так, в ходе одной из проверок были установлены следующие нарушения:

1. Субсидия предоставлена необоснованно:

- в персональном деле отсутствует документ, подтверждающий правовые основания владения и пользования заявителем жилым помещением, в котором он зарегистрирован по месту постоянного жительства, что противоречит пункту 8 Правил предоставления субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 декабря 2005 года № 761 «О предоставлении субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг» (далее – Правила), (сумма необоснованно предоставленной субсидии составила 595,22 руб. в месяц, п 44 – 663,98 руб. в месяц, п 47 – 807,90 руб. в месяц, п. 56 – 944,78 руб. в месяц);

- сумма необоснованно предоставленных субсидий за 6 месяцев составила 18071,28 руб.

2. При назначении субсидии выявлены следующие ошибки и замечания:

- справки о доходах граждан не содержат информацию о выплаченных доходах перечню видов доходов, учитываемых при расчете среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко проживающего гражданина для оказания им государственной социальной помощи, утвержденному постановлением Российской Федерации от 20 августа 2003 г. № 512 «О перечне видов доходов, учитываемых при расчете среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко проживающего гражданина для оказания им государственной социальной помощи»;

- справки о доходах, представленные из Профессионального училища № 73, ГОУ СПО «Тарский педагогический колледж» не отвечают установленным требованиям; справки, подтверждающие доходы граждан за расчетный период, не содержат помесячные сведения о всех выплатах, предусмотренных для студентов, согласно пункту 48 методических рекомендаций по применения Правил, утвержденных совместным приказом Министерства регионального развития Российской Федерации и Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 мая 2006 года №58/403 (далее – методические рекомендации);

- выбор величины действующего на момент обращения за субсидией прожиточного минимума семьи заявителя не соответствует пункту 88 методических рекомендаций (для пенсионера 1931 года рождения применена величина прожиточного минимума как для трудоспособного), размер субсидии завышен на 104,88 руб. в месяц; сумма излишне предоставленной субсидии за 6 месяцев составила 629,28 руб.;

- не верно применено значение регионального стандарта нормативной площади жилого помещения, используемого для расчета субсидии; сумма излишне предоставленной субсидии за 6 месяцев составила 864,90.; расчет размера субсидии необходимо произвести в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 7 сентября 2005 года № 105 «Об установлении размера регионального стандарта нормативной площади жилого помещения»;

- не предоставлены документы, подтверждающие правовые основания проживания в жилом помещении граждан, не указанных в заявлении;

- количество членов семьи заявителя, указанных в заявлении, указанных в заявлении для расчета размера субсидии, не соответствует предоставленным документам: справка о составе семьи, расчет о платежах за жилое помещение и коммунальные услуги; произвести перерасчет размера субсидии;

- субсидия оформлена при предоставлении заявителем неполного пакета документов (отсутствует документ о выплате ежемесячного пособия на ребенка за период с апреля 2006 года по август 2006 года).

По результатам проведенных контрольных мероприятий приняты меры по привлечению к дисциплинарной ответственности руководителей территориальных органов Министерства и учреждений за допущенные нарушения финансово-бюджетной дисциплины.

В целях недопущения повторного возникновения аналогичных нарушений, а также повышения результативности бюджетных расходов и качества контроля соблюдения бюджетного законодательства Министерством проведена следующая работа:

- разработан проект финансово-мобилизационного плана на 2009-2010 годы, включающий в себя мероприятия по рационализации затрат, осуществляемых территориальными органами Министерства и учреждениями в процессе своей деятельности. Руководителями территориальных органов Министерства и учреждений представлены в Министерство финансово-мобилизационные планы на 2009-2010 годы в установленный срок;

- утверждено распоряжение Министерства от 24 марта 2009 года № 153-р "Об утверждении норм обеспечения канцелярскими товарами, бумагой, электронными носителями для хранения и переноса информации для нужд Министерства труда и социального развития Омской области";

- утверждено распоряжение Министерства от 8 октября 2009 года № 450-р "О мерах по обеспечению отдельных расходных обязательств территориальных органов Министерства труда и социального развития Омской области и бюджетных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства труда и социального развития Омской области", которым установлены предельные объемы расходования средств областного бюджета на оплату услуг бюджетными учреждениями социального обслуживания населения Омской области, приобретение горюче-смазочных материалов, канцелярских товаров, предельные сроки эксплуатации мебели и твердого инвентаря;

- ежеквартально осуществляется контроль исполнения государственного задания, включая целевое использование учреждениями финансового обеспечения выполнения государственного задания;

- ежеквартально осуществляется анализ результатов мониторинга качества финансового менеджмента и ведения бюджетного учета территориальными органами, учреждениями;

- обеспечен контроль введения отраслевых систем оплаты труда в системе социальной защиты населения.

Министерством в 2009 году проведено 19 контрольных мероприятий по указанному вопросу:

- для специалистов территориальных органов Министерства и государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства, проводятся семинары по вопросам совершенствования финансово-бюджетного учета и правовой ответственности за нарушения в сфере ДОУ;

- ежеквартально направляются информационные (обзорные) письма о порядке ведения бюджетного учета, кадровой документации, нарушениях, выявленных отделом внутреннего аудита Министерства, внешними контрольными органами за прошедшие периоды.

Вследствие предпринятых мер по оптимизации и экономии расходования средств областного бюджета в Закон Омской области от 24 ноября 2008 года № 1093-03 "Об областном бюджете на 2009 год" были внесены изменения от 21 июля, 30 сентября 2009 года по сокращению бюджетных ассигнований по целевым статьям функциональной классификации расходов «Дома-интернаты для престарелых и инвалидов» и «Учреждение социального обслуживания» в сумме 14 млн. руб. и 3 млн. руб. соответственно.

В настоящее время на первое место в системе внутриведомственного контроля вышли вопросы организации аудита эффективности. Это вид финансового контроля, при котором выделение и расходование бюджетных средств должны обеспечивать достижение учреждениями установленных конечных социально-экономических результатов, а также выполнение возложенных на них задач и функций, а именно соответствия фактически предоставляемых государственных услуг учреждениями в сфере труда и социального обслуживания населения региональным нормативам (стандартам) государственных услуг.

2.3 Документальные нарушения в сфере пенсионного обеспечения

Само понятие пенсия старо, как мир. Известно только, что этой привилегией в древности пользовались преимущественно военные, например демобилизовавшиеся римские легионеры. В Римской империи для легионеров были предусмотрены возможности обеспечения их старости – за счет передаваемого во владение каждому легионеру надела земли, захваченного в результате войн.

В России первые зачатки пенсионной системы появились в годы реформ Петра 1. Пенсии по старости полагались, в первую очередь, морским офицерам, причем деньги выплачивались и после смерти офицера – вдове и детям.

Пенсионная система в СССР, несмотря на особый политический путь страны, формировалась в русле общемировых тенденций

Интересно, что СССР, всегда гордившийся особой социальной защищенностью своего населения, предоставил народу право на пенсию по старости лишь в 1956 году, на 21 год позже, чем это сделали в США. Советским колхозникам старость стали оплачивать лишь с 1964 года, т. к. до 1963 года учет заработной платы колхозников велся в «трудоднях» и начислялись за это «палочки».

Пенсионная система в СССР, как и в других странах, строилась на перераспределительных принципах «солидарности поколений». К началу 1990-годов, в СССР сложилась собесовская система пенсионного обеспечения. Расходы на выплаты пенсий осуществлялись, как за счет части страховых взносов, уплачиваемых работодателем на государственное социальное страхование в целом, так и за счет бюджета.

Достойная пенсия сегодня один из важнейших приоритетов всей социальной политики страны. Однако, важен не только размер этого «пособия», но и его своевременная доставка адресату. В настоящее время функции по доставке пенсий выполняет Пенсионный Фонд РФ, образованный в 1990 году. До этого времени вопросами назначения пенсий занимались органы социальной защиты населения. В Омском регионе, к примеру, такой организацией являлся Центр по начислению и выплате пенсий и пособий. Образованное 1 января 1970 года, это учреждение и стало основным флагманом в сфере начисления пенсий.

Подготовкой документов и расчетом пособий в центре занимались специалисты отдела контроля за начислением пенсий. Именно от их слаженной работы и профессионального подхода зависела своевременность выплаты пособий. Однако, как следует из архивных документов фонда Министерства, не все специалисты, работающие в Центре, отличались ответственностью и грамотным подходом к выполняемой работе (Приложение 5). Так, старший инспектор отдела контроля за начислением пенсий не раз была уличена в подлоге при нагрузке и обработке документов, который повлек за собой снижение производительности труда и качества работы. Кроме этого, были выявлены неоднократные нарушения при заполнении почтовых переводов на доставку пенсий. В строке, предназначенной для указания сроков и суммы лицевых счетов, способом подтирки, вносились изменения, которые не подписывались и не согласовывались с начальником отдела.

В результате выплата пенсий задерживалась. К примеру, инвалид I группы из Кировского района смогла получить свой почтовый перевод только в конце мая, хотя все документы были готовы и направлены, как предполагали сотрудники, еще в начале месяца. Жительнице Тарского района не повезло еще больше. Почтовый перевод на сумму в 113 рублей 75 копеек за период с 1 декабря 1986 года по 31 мая 1987 года был перечеркнут, и только в день проверки, то есть 8 июня 1987 года был сдан на корректировку. До этого моменты выплатные документы пенсионерке не высылались. Еще один почтовый перевод за февраль, март и апрель 1987 года на сумму более 300 рублей был перечеркнут. Пенсию жительница областного центра получила только в мае, когда сумма была зачислена в сберкассу. Только за один месяц неквалифицированной работы специалиста отдела была задержана пенсия 92 получателям. Среди них переводы на 538 рублей, 799 и 455 рублей (Приложение 8). Подводя итог, можно отметить, что основным нарушение такого времени являлось неправильное оформление документов и их самовольная корректировка, которая приводила к несвоевременному зачислению пенсий жителям региона. Кроме этого, контактной группой Центра предоставлялась неточная информация отделам социального обеспечения и пенсионерам о рассылке выплатных документов.

Стоит отметить, что не все начальники отделов, отличались знанием делопроизводства. Так, 6 октября 1989 года со стороны начальника отдела учета и распределения выплатной документации не осуществлялся должный контроль за отправкой корреспонденции на главпочтамт. Сложилась ситуация, когда всю корреспонденцию, в том числе и почтовые переводы сдавал на главпочтамт водитель Центра. Данный факт нарушает не только правила распределения трудовых обязанностей, но и влечет за собой нарушение установленного порядка сдачи корреспонденции. Кроме того, остро встает вопрос о сохранности документов и доставки их в срок (Приложение 9). Подобное нарушение надлежащего контроля за отправкой почты повлекло за собой сбой в распределении выплатной документации.

2.4 Перспективы развития документооборота

Повышение роли информации - одна из тенденций, которой характеризуется планомерное развитие общества в целом. На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин этому много, одной из них является то, что информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.

Документ и документооборот – неизбежные спутники современного общества. Однако в условиях научно-технического прогресса постоянно появляются новые и все более эффективные способы подделки и внедрения в документооборот поддельных документов. Как справедливо отмечал А.А. Жижиленко, «подлог документов становится возможным только с того времени, когда развитие известного общества достигает той степени, при которой является сознание необходимости особых способов такого удостоверения в интересах всего правопорядка, и когда охрана этих удостоверительных средств начинает представляться весьма существенной, как обусловливающая собой твердость и крепость всего правопорядка».[10]

С одной стороны, информация стоит денег. Значит, утечка или утрата информации повлечёт материальный ущерб. С другой стороны, информация это управление. Несанкционированное вмешательство в управление может привести к катастрофическим последствиям в объекте управления – производстве, транспорте, военном деле. Например, современная военная наука утверждает, что полное лишение средств связи сводит боеспособность армии до нуля.

В условиях, когда нарушения разного уровня в сфере документооборота становится неотъемлемой частью информационного обмена, остро встает вопрос о способах защиты документов. Сегодня, внедряются всё новые и новые «степени защиты», но и они по истечении краткого времени преодолеваются местными «умельцами». Уже практически отправлены «на свалку истории» такие вещи, как рельефная печать, люминесцентные метки, металлические нити, голограммы, магнитные полоски. Скоро будут там же вмонтированные микрочипы. Однако, не все эти меры не позволяют защитить обычный документ, который изначально не содержит голограмм и степеней защиты. Для оптимизации процесса хранения, защиты и передачи информация в некоторых организациях, в том числе и в органах исполнительной власти используется программное обеспечение типа IBM Lotus Domino/Notes.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения. Все это делает эту тему актуальной в наши дни.

Система электронного документооборота типа IBM Lotus Domino/Notes, которая применяется в Министерстве, позволяется поддерживать весь цикл управления, включая планирование основной деятельности, контроль исполнения документов, поручений руководства и договоров Министерства и регулирование всех основных функций деятельности: управление персоналом, управление затратами, управление проектами. Учитывая то обстоятельство, что нормативно – правовые акты, регулирующие деятельность удостоверяющих центров не были приняты к моменту внедрения системы (проходили экспертизу в Аппарате Правительства), появилась возможность внедрения электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП). Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Электронная цифровая подпись – реквизиты электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информации в электронном документе.[11] Другими словами, это средство, позволяющее на основе криптографических методов установить авторство и целостность электронного документа. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи.[12] Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации (справедливости ради, стоит заметить, что абсолютной защиты вообще гарантировать не возможно, а уж поставить малопонятную «закорючку» на бумаге куда проще, чем «подобрать» ключ сертификата электронной цифровой подписи). Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

Законодательно вопрос о хранении электронных документов практически не урегулирован, но даже если какие-то нормативно-правовые акты в этой сфере будут приняты, без экономического подспорья коммерческие удостоверяющие центры (а такая возможность законом не исключается) едва ли будут применять меры по сохранению электронных документов. Более того, в случае прекращения деятельности (ликвидации) удостоверяющего центра законом предусмотрена процедура передачи всех дел удостоверяющего центра на основании договора, но совершенно очевидно, что, кроме обязательств, ликвидирующему центру передать нечего.

Особое внимание следует уделить единообразию форм ведения электронной документации в однородных сферах правового регулирования, а также обеспечению юридическим гарантиям удостоверяющих центров и специальных государственных органов в сфере контроля за соблюдением законодательства в указанной области в части технической возможности осуществления возложенных на указанные учреждения обязанностей (программное и аппаратное обеспечение, квалифицированные кадры и прочие).

Квалифицированные кадры играют далеко не последнюю роль в процессе защиты информации. Сегодня существует ряд мер, направленных на оптимизацию системы защиты электронных документов. Ознакомление сотрудников учреждения с принципами защиты информации (далее – ЗИ) и принципами работы средств хранения и обработки информации является одной из обязательных мер организационного характера. Представляя себе хотя бы на качественном уровне, что происходит при тех или иных операциях, сотрудник избежит явных ошибок.

Кроме того, необходимо иметь в штате специалиста, профессионально разбирающегося в проблемах ЗИ, для того чтобы он обучил всех сотрудников современным средствам ЗИ и принял по ним зачёт.

В современном мире использование в работе программного обеспечения без чёткой уверенности, что оно не совершает несанкционированных действий, например таких, как самовольное создание копий, сбор информации о компьютере, отсылка по Интернету сведений изготовителю ПО, практически невозможно. Особенно, подобным поведением «грешат» программные продукты фирмы «Майкрософт».

Дополнительными мерами в ЗИ является разработка стратегии защиты информации на предприятии. Кроме того, необходимо провести «испытание» имеющихся средств ЗИ, поручив стороннему специалисту испробовать на прочность защиту. Закрепление должностного лица (администратора по безопасности), отвечающего за функционирование систем защиты документооборота тоже является одной из мер сохранения информации.

Задача перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и не менее важно для государства. Поэтому Правительством РФ предусмотрены работы по обеспечению электронного документооборота в органах государственной власти всех уровней.

Заключение

Сегодня рост количества подлогов в сфере документооборота объясняется действием ряда причин, среди которых широкое распространение копировально-множительной и компьютерной техники, ослабление контроля над деятельностью органов и лиц, издающих документы. Кроме этого еще одной причиной является отсутствие достаточной криминалистической техники и образцов наиболее важных документов, находящихся в обороте. Сюда же можно отнести и недостаточную согласованность нормативных актов, отсутствие единства терминологии в законодательстве в сфере документооборота, приводящие к сбоям механизма реализации уголовной ответственности за преступления, связанные с подлогами документов. Изучение опубликованной в открытых источниках судебной и административной практики показало, что при квалификации деяний связанных с документами, зачастую допускаются ошибки в установлении признаков и круга документов, выступающих в качестве предмета или средства совершения преступления.

В дипломной работе детально рассмотрено большинство вопросов, связанных с правовой ответственностью за нарушения в области ДОУ. Автор проанализировал статьи Уголовного кодекса и выявил существование определенного законодательного барьера, способствующего охране документов от преступных посягательств.

Анализ уголовной ответственности за преступления в области документационного обеспечения управлении позволяет сделать вывод о том, что данная ответственность достаточно серьезна и требует локальной регламентации на уровне организации многих аспектов работы с документами. Только такая строгая регламентация поможет организации вести свою деятельность, в соответствии с действующим законодательством и не даст возможности совершиться преступлению.

Однако, установление уголовной ответственности за подобные преступления является своего рода крайностью в целом комплексе мер по защите документов. Первоочередная роль, должна все же отводиться профилактическим мероприятиям, основная цель которых – минимизация возможности совершения преступлений в отношении документов.

Изучив теоретическую базу дипломной работы можно с уверенностью утверждать, что в разное время объектами подлога считались и неприкосновенность документов или удостоверительных знаков, и документы, и чужое имущество, и подлинность и истинность документов от государственных или общественных предприятий, учреждений. Вместе с тем, и сегодня, в отношении как непосредственного, так и косвенного объектов подлога документов ученые не пришли к общему мнению. До недавнего времени общепринятой считалась трехуровневая классификация объектов преступлений (общий, родовой и непосредственный). После принятия Уголовного кодекса Российской Федерации, по средствам которого осуществлялась структуризация преступления в разделы и главы, стала очевидной необходимость выделения дополнительного объекта – видового. При этом общим объектом преступлений, предусмотренных УК РФ, является совокупность всех охраняемых законом общественных отношений, касающихся прав и свобод граждан, правопорядка, государственной безопасности (ч.1 ст.2 УК РФ). Под родовым объектом понимается группа однородных и взаимосвязанных между собой общественных отношений, защищаемых уголовным законодательством. Видовой объект образует группа отношений, которым причиняет вред или создается угроза вреда преступлениями конкретного вида. Непосредственный объект – конкретное общественное отношение, на которое посягает данное преступление.

В ходе написания дипломной работы была реализована поставленная цель – исследование наиболее распространенные нарушения в сфере ДОУ и выявление возможных мер по предупреждению подобных нарушений, посягающие на установленный порядок ведения документации.

Первая глава посвящена теоретическим основам правовой ответственности в области документационного обеспечения управления. Глава базируется на четырех пунктах, в рамках которых рассмотрена правовая ответственность за нарушения и хищения документов в области ДОУ. Кроме этого, автором дипломной работы была рассмотрена теоретическая база подлога, основные признаки, и способы подделки документов.

Практической составляющей дипломной работы является вторая глава, аспектами которой стали:

- комплексные проверки подведомственных учреждений;

- основные нарушения в сфере документооборота в центре жилищных субсидий, выплат и льгот;

- документальные нарушения в сфере пенсионного обеспечения.

Кроме этого основополагающей частью главы стал пункт о перспективах системы документооборота.

В связи с принятием закона об информатизации (ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ), а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране, остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных требований, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменения форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия комплексной целевой программы, которая должно обеспечить:

1. повышение статуса основных нормативных положений по управлению документацией;

2. установление единых принципов и требований к организации работы с документами и усиление административного контроля внутри учреждения за процессом ведения делопроизводства;

3. стандартизация состава и формы предоставления информации;

4. разработка типовых информационных технологий, процессов и процедур, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5. повышение уровня подготовленности работников аппарата управления и ознакомление их с современной законодательной базой;

6. в качестве практической рекомендации внести в раздел «Ответственность» должностной инструкции главного специалиста отдела документооборота Министерства пункт об уголовной ответственности за похищение, повреждение, уничтожение и выдачу заведомо ложных документов.

Важнейшим результатом работы должно стать решение проблем в сфере документооборота, кроме этого необходима регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, а также установление порядка доступа к информационным ресурсам.

Однако и не последнее место занимает и человеческий фактор. Эффективность управленческих решений, принимая на всех уровнях управления, напрямую зависит от квалификации сотрудников. Поэтому сегодня, остро встает вопрос о необходимости подготовки специалистов, призванных организовывать технологический процесс документирования и работу с документами на основе использования современных автоматизированных технологий. Только комплексный подход к решению существующих проблем способен поднять современный документооборот на качественно-новый уровень.

Список литературы

1. Конституция Российской Федерации (с изменением от 14.10.2005) // РГ от 25.12.1993, № 237;

2. Уголовный кодекс Российской Федерации: Утв. Федеральным законом от 13 июня 1996 г. № 64-ФЗ, изм. Федеральным законом от 8 апреля 2008 г. №43-Ф3 // Российская газета. 2008, 12 апреля;

3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

4. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ;

5. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)»;

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. М.: Изд-во стандартов, 1998. 12 с.;

7. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) / А.Ю. Чуковенков и др. ВНИИДАД. М., 1995;

8. Уголовное право России. Часть особенная: документ / Под ред. Л.Л. Крутикова. М.: Волтерс Клувер, 2004;

9. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. 2005;

10.Астахов С. «Липовая справка» - это документ // ЭЖ - Юрист. № 31 2007;

11.Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд., испр.и доп. Феникс, 2007;

12.Н.М. Березина, Е.П. Воронцова «Современное делопроизводство». 2-е изд. СПб.: Питер, 2007;

13.Волков Ю.Г., Поликарпов В.С. Человек: Энциклопедический словарь. – М.: Гардирики, 2000. – 520 с.;

14.Дёмушкин А.С. Документы и тайна. – М.: Городец-издат, 2003. – 400 с.;

15.Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации // Делопроизводство № 2 2007;

16.Гришин В. Н., Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. (Профессиональное образование);

17.Кашанина Т.В., Кашанин А.В. Российское право: Учебник для вузов. – М.: Норма 2005.-800 с.;

18.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – 2007;

19.Козлов В.П. Тайны фальсификации. М., 1996. 155-185 с.;

20.Козлов Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс. - СПб.: Наука и Техника, 2007. – 304 с, ил.;

21.Кудряева В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфора-М, 2003;

22.Кузнецова Т.В. Учебник для вузов «Делопроизводство». – 2004;

23.Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М., 2002. 148 с.;

24.Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. 2006. М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2006. - 896 с: ил.;

25.Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб. пособие для сред. проф. Образования Елена Викторовна Михеева. – 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 256 с.;

26.Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Михеева. – 4 е изд., стер. -/М.: Издательский центр «Академия», 2006. – 384 с.;

27.Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала: практич. пос. Омега Л, 2006;

28. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие – м., ИНФА – М, 2009 С. 123-135;

29.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. (Делопроизводство): Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: Инфра-М, 2004;

30.Румянцева Е. Л., Слюсарь В. В. Информационные технологии: учеб. Пособие / Под ред. проф. Л. Г. Гагариной. - М.; ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. –256 с: ил. – (Профессиональное образование);

31.Румынина Л. Документационное обеспечение управления: Учебник Издательство: Академия, 2006;

32.ФГУП «ОПО «Иртыш» газета администрации «Заводская трибуна» №21(1452)2007;

33.Обзор кассационной практики Верховного суда Республики Коми за октябрь 2005 г. // База данных правовых документов «КонсультантПлюсКоми»;

34.База данных правовых документов «КонсультантПлюс: Высшая школа»: № 4 2004 / Статья под редакцией Е.А. Маслакова — Информационное право;

35.«Справочник секретаря и офис-менеджера» № 11 2006. Статья Л.М. Вяловой - Положение об экспертной комиссии организации;

36.Журнал «Секретарское дело» 8 2006. Статья А.И. Попова – О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов;

37.Журнал «Делопроизводство» № 1 2003. Статья И.А. Коссова; Г.А. Осичкина - Уголовная ответственность за утрату архивных документов;

38.Журнал «Делопроизводство» № 1 2003. Статья В.П. Козлова - Подлоги письменных документов в XX веке;

39.Журнал «Делопроизводство» № 2 2007. Статья А.С. Демушкин –Распространение фальшивых документов;

40.Журнал «Делопроизводство» № 17 2008. Статья З.А. Боровлева – Уголовная ответственность за преступления в области ДОУ.

[1] Астахов С. «Липовая справка» - это документ // ЭЖ – Юрист.2007. № 31.

[2] ГОСТ Р 51151-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Утв. постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. М.: Изд-во стандартов, 1998. – 12 c.

[3] Уголовное право России. Часть особенная: документ / Под ред. Л.Л. Кругликова. М.: Волтерс Клувер, 2004

[4] Уголовное право России. Часть особенная: документ / Под ред. Л.Л. Кругликова. М.: Волтерс Клувер, 2004.

[5] Кузнецова Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации //Делопроизводство 2007 № 2

[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[7] Уголовный кодекс Российской Федерации: утв.Федеральным законом от 13 июня 1996 г. № 64-ФЗ, изм. Федеральным законом от 8 апреля 2008 г. № 43-ФЗ // Российская газета. 2008, 12 апреля.

[8] Обзор кассационной практики Верховного суда за октябрь 2005 г. // База данных правовых документов «Консультант Плюс»

[9] Провоторова Л.Ф. Организация и методы проведения налоговых проверок [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Л. Ф. Провоторова; ГОУ ОГУ; Центр дистанционного образования. - Оренбург : ГОУ ОГУ - [Б. г]- Загл. с экрана.- Яз. рус.

[10] А.А. Жижиленко Подлог документов: Историко-догматическое исследование. СПб., 1900

[11] ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

[12] ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» статья 4, часть 1

Страницы: 1, 2