Процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО "Актив"

Необходимо щелкнуть на ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния.

Теперь пришла очередь заполнения бланка письма. Следующим этапом станет заполнение полей слияния, которые будут заменяться меняющейся информацией из источника данных.

Рис. 2.1. Выборка получателей слияния из списка

В данном письме необходимо заполнить лишь строку приветствия. Для этого нажав на Строка приветствия, в всплывшем окне нужно выбрать параметры приветствия.

В формате строки необходимо выбрать обращение Уважаемый, форма обращения – Иван Иванович мл. и в конце поставить Восклицательный знак.

В строке Просмотр можно прокрутить полученные обращения. Если обращения выглядят верно, необходимо нажать ОК (см. рис. 2.2.).

После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.

В области просмотр можно щелкнуть по кнопке Следующая запись, чтобы просмотреть добавленные поля слияния для каждого получателя в связанном источнике данных.

Рис. 2.2. Параметры строки приветствия

Последним итоговым является Этап 6 Завершение слияния.

Для завершения слияния необходимо в графе Слияние выбрать Электронная почта (см. рис. 2.3.).

В появившемся диалоговом окне нужно выбрать необходимые параметры сообщения (см. рис. 2.4). В строке Кому выбрать Электронная_почта, в строке Тема указать тематику сообщения – в данном случае это Приглашение, Форматом будет служить HTML, т.е. письмо придет адресату в виде HTML страницы, а не в виде прикрепленного к письму файла. В графе Отправить записи выбираем Все.

Рис. 2.3. Завершающий этап слияния письма

После указания всех параметров нужно нажать на ОК. В итоге получаются четыре письма, персонально для каждого получателя (см. Приложение 2). Данные письма будут отправлены адресатам по указанным в сведениях о контактах электронным адресам из источника данных.

Рис. 2.4. Диалоговое окно «Составные электронные письма»

Создания письма для отправки по электронной почте почти ничем не отличается от письма для обычной печати и рассылки.

Необходимо лишь при включении Мастера слияния на первом этапе изменить тип документа на Письма.

Следующие четыре шага будут идентичными тем, что описаны выше. На Этапе 6, вместо выбора Электронной почты появится Печать (см. рис. 2.5.).

Рис. 2.5. Завершающий этап слияния письма для печати

Нажав на Печать, появляется диалоговое окно, в котором необходимо указать, что конкретно необходимо напечатать (см. рис. 2.6.).

Рис. 2.6. Параметры печати письма

После выбора необходимого пункта, нужно нажать на ОК и документ отправляется на печать.

Письмо-предложение

Для сообщения постоянным покупателям фирмы о поступлении нового товара или скидках, в фирме используются прямые рассылки. Прямая рассылка используется и для предоставления эксклюзивных скидок постоянным покупателям. Для этого в письмо вкладывают специальный купон с указанием размера скидки. Рассылка осуществляется почтой.

Пример письма для прямой рассылки содержит поле обращения к покупателю по фамилии, имени, отчеству, текст письма с предложением к адресату, и подпись отправителя (наименование организации, справочные данные, контактный телефон ответственного за распродажу или лицо, у которого можно проконсультироваться по поводу заказа). Источником данных для письма служит база данных, содержащая информацию о клиентах по безналичным платежам. Основным документом является письмо, набранное секретарем, с размещением на нем полей слияние (строка приветствия, ФИО и контактные данные ответственного лица) (см. Приложение 3).

База данных, которая содержит информацию о постоянных покупателях, создана на основе анкеты владельца дисконтной картой. Данная анкета заполняется лично покупателем, после чего на него заводится дисконтная карта, которая будет отражать размер скидки, общую сумму сделанных покупок и перечень товаров, купленных покупателем (см. Приложение 4).

По этой информации можно судить об интересах потребителя и при рассылке оповещений делать акцент на конкретную линию товара.

В переписке между филиалами фирмы сотрудники пользуются электронной рассылкой, письмо для которой тоже можно создавать при помощи слияния.

Письмо-оповещение

Рассмотрим письмо об утере подарочных сертификатов покупателем. Текст документа печатается отправителем самостоятельно (не на основе шаблона). В письме полями слияния будут поля: Кому (ФИО и электронный адрес) и Строка приветствия. Данное письмо будет направлено во все филиалы фирмы.

Источником данных для заполнения полей слияния будет служить список контактов из базы MS Outlook. В итоге получаются персонифицированные письма с обращениями к конкретным адресатам и отправленные в разные магазины (см. Приложение 5).

В основном функция слияния необходима для установки строки приветствия и указания электронного адреса получателя.

2.3 Создание наклеек при помощи слияния

Способом слияния документов помимо создания обычных писем, также можно создавать наклейки, которые можно прикреплять к посылкам или каталогам.

Создадим наклейку с адресом и логотипом фирмы, которую можно прикрепить на каталог товаров и услуг «Икс-мастер».

На вкладке Рассылки нужно выбрать пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

После выбора Пошагового мастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представлен Этап 1.

На Этапе 2 предлагается выбрать основу для наклейки, для этого нужно выбрать Изменить макет документа и нажать на Параметры наклейки. Появится диалоговое окно Параметры наклейки (см. рис.2.7. ).

В данном окне необходимо выбрать тип и формат наклейки. В качестве поставщика будет Formtec, тип Formtec GS-1008, ОК.

Word разбивает лист на определенное количество наклеек, обозначая их границы пунктирной линией.

Рис. 2.7. Параметры наклейки

Следующим этапом будет выбор получателей. В графе Выбор получателей, необходимо поставить маркер напротив графы Использование списка, затем выбрать Обзор и указать путь к источнику данных с информацией о получателях. После выбора источника данных появляется диалоговое окно, где можно отсортировать получателей (см. рис.2.8.).

Рис. 2.8. Получатели слияния

Очищая вручную поля с флажками, необходимо убрать из списка все плавательные бассейны и школы раннего развития, оставив лишь фитнес центры. Так же это можно сделать при помощи фильтрации, где нужно выбрать в Поле Наименование организации, в графе Сравнение выбрать Не равно, а в значении написать Детский развивающийся центр и Плавательный бассейн. Затем подтвердить сортировку (см. рис.2.9.).

На четвертом этапе нужно заполнить бланки наклеек полями слияния. Для этого сначала необходимо заполнить сам бланк наклейки.

Распределив поля слияния на заготовке, нужно подтвердить Этап 4, нажав на ОК (см. рис. 2.10.).

Далее, в области Копирование наклеек, нужно нажать на Обновить все наклейки, для того, чтобы все остальные поля заполнились заготовками.

После этого необходимо подтвердить этап, нажав на ОК.

Рис. 2.9. Сортировка получателей методом фильтрации

На пятом этапе, можно просмотреть конечный результат наклейки; если все правильно - переход на Этап 6.

Шестой этап позволяет распечатать наклейки на специальной клеящейся бумаге. В результате получился лист с персонифицированными наклейками, которые можно наклеить на каталоги товаров и услуг (или на конверты с каталогом внутри) и отправить адресатам (см. Приложение 6).

Рис.2.10. Заготовка наклейки с указанием полей слияния

Так же можно создать не персонифицированные наклейки и расклеить их на рекламной продукции. Для этого тоже можно использовать Пошаговый мастер слияния.

На первом этапе нужно выбрать Наклейки, на втором Текущий документ.

На третьем этапе необходимо выбрать получателей, но так как наклейки будут не персонифицированными, то пусть это будет Контакты Outlook, а в диалоговом окне Получатели слияния, снимаем маркеры со всех получателей.

На четвертом этапе необходимо нажать на Обновить все наклейки, на пятом этапе на ОК. На шестом этапе производиться печать наклейки.

В итоге получается лист обычных наклеек со справочными данными о компании (см. рис. 2.11.)

Рис. 2.11. Наклейка без указания персональных данных о получателе

Такой вид наклеек имеет больший спрос, так как рассчитан на неограниченное число рекламной продукции. Поэтому чтобы было удобнее и быстрее печатать наклейки, сэкономив время и энергию на повторном создании документа, можно вынести этот документ на панель быстрого доступа, чтобы наклейки всегда были под рукой.

Для этого нужно сохранить результат слияния под именем Наклейки.

Теперь нужно создать новый документ.

Затем на вкладке Вид, в пункте Макрос нужно выбрать Запись макроса (см. рис.2.12.).

Откроется диалоговое окно Запись макроса (см. рис. 2.13.). Необходимо прописать имя макроса и назначаем его кнопке. Макрос доступен для всех документов.

Рис. 2.12. Создание макроса

При назначении макроса откроется диалоговое окно Параметры Word.

Рис. 2.13. Запись макроса

Нужно добавить макрос из левой графы в правую, перед макросом поставить разделитель. В Настройке панели быстрого доступа выделить макрос и нажать на Изменить. Поменять графических символ макроса и в Отображаемом имени написать Наклейки, чтобы было быстрее его отыскать на панели (см. рис. 2.14.).

Рис. 2.14. Параметры Word

Затем в копке Office необходимо выбрать пункт Открыть и открыть файл Наклейки. Потом нужно завершить запись макроса нажатием Остановить запись.

В результате на панели быстрого доступа появится кнопка, которая при нажатии будет открывать документ с наклейками (см. рис.2.15.).

Рис. 2.15. Закрепление макроса на панели быстрого доступа

Так же при записи макроса можно после открытия файла, выполнить команду

Печать и только после этого останавливаем запись, тогда при нажатии на кнопку на панели быстрого доступа, Word сразу же отправит документ на печать.

2.4. Работа секретаря с результатами слияния документов

Для оперативного и удобного доступа секретаря к документам, их все можно вынести на панель быстрого доступа. Для этого аналогичным способом, что использовался при вынесении листа наклеек на панель, необходимо создать макросы для остальных документов.

При записи макроса нужно будет произвести процесс слияния для всех документов с самого начала. Остановить макрос необходимо до завершения последнего шестого этапа.

Это необходимо в том случае, если секретарю понадобиться изменить что-либо в процессе слияния, вернувшись на предыдущие этапы (это может быть обновление списка получателей, добавление новых строк слияния и непосредственно, обновление результатов слияния).

Таким образом, секретарь может вынести на панели быстрого доступа все документы, которые ему необходимы. Это сократит время на поиск документа в принципе и позволит секретарю пропустить процесс повторного прохождения начальных этапов слияния, а непосредственно пройти лишь последний этап, если изменений не требуется.

Для удобства, на панели быстрого доступа документы можно поделить на группы <Разделителями>. Это может быть:

-  корреспонденция для клиентов (использование базы данных клиентов по безналичным платежам из MS Excel);

-  корреспонденция для сотрудников (база данных из Outlook);

-  наклейки.

Так как ранее в работе организации не пользовались макросами и опцией слияния, для секретаря разработана инструкция, в которой описана вся технология работы с ними (см. Приложение 7).

Помимо непосредственного описания самого процесса слияния и записи макросов, что описаны выше, в инструкции указано, как пользоваться командами на панели быстрого доступа.

Для начала, можно разработать символические обозначения команд, которые позволили бы секретарю свободно ориентироваться на панели, не дожидаясь всплывающих подсказок. Для этого вполне подойдут символы различных цветов, например, желтый это приглашения, зеленый – оповещения. Таким образом, первая группа команд – это приглашения и оповещения для клиентов, вторая группа – для сотрудников (см. рис. 2.16). Если документов достаточно много, то лучше использовать фигурные символы, для быстрого запоминания и ассоциации с командой.

При выборе любой из команд, выполняется макрос, который открывает выбранным документ с почти завершенным процессом слияния, то есть без завершающего шестого этапа.

Рис. 2.16. Панель быстрого доступа

Если секретарю необходимо провести какие-либо изменение в слиянии, то он может вернуться на несколько шагов назад и произвести изменения:

-  1 этап: выбор типа документа;

-  2 этап: выбор документа;

-  3 этап: выбор получателей;

-  4 этап: создание письма (установление полей слияния);

-  5 этап: просмотр писем;

-  6 этап: печать.

Применение слияния для работы с корреспонденцией значительно ускорят процесс переписки, минимизирует затраты отправителя и упростит процесс адресации.

Помимо самого слияния, если к опции написать макросы и разместить их на панели быстрого доступа, то они всегда будут «под рукой» и секретарь всегда сможет обращаться к ним при необходимости. Группировка и символические обозначения команд на панели быстрого доступа также упростят работу и будут способствовать эффективной деятельности секретаря.

При помощи разработанной инструкции секретарь сможет ознакомиться с технологией создания документов при помощи слияния, научиться записывать макросы и использовать команды на панели быстрого допуска. Она поможет секретарю оперативно усвоить материал, освоить технологию использования и тем самым сократить время на обучение.

Заключение

Microsoft Word обеспечивает оптимальные для пользователя условия по созданию и обработке документов, а также ряд других возможностей, в том числе и Мастер слияния.

Процесс слияния писем объединяет статистическую информацию из одного документа с меняющейся информацией из другого документа. Эта статистическая информация хранится в основном документе, таком как стандартное письмо. В этот документ нужно вставить поля слияния, чтобы Word знал, где нужно осуществить слияние элементов с меняющейся информацией. Меняющаяся информация содержится в источнике данных. Этот файл состоит из наборов информации, называемых записями, причем каждая запись содержит одинаковые элементы, называемые полями.

Когда нужно послать личные электронные сообщения получателям из списка адресатов, для создания электронных сообщений также можно использовать слияние. Все сообщения при этом содержат один и тот же тип сведений, но содержимое каждого отдельного сообщения уникально. Например, каждое электронное сообщение может быть персонифицировано путем обращения к каждому клиенту по имени. Уникальные данные для каждого сообщения поступают из записей файла данных.

Если требуется использовать наклейки для групповой рассылки по списку адресов, можно использовать слияние для создания листа наклеек. Каждая наклейка содержит адрес из списка.

В данной курсовой работе был рассмотрен процесс создания комплекса документов с помощью мастера слияния в текстовом редакторе WS Word 2007 в ООО «Актив».

В курсовой работе было выявлено, что слияние в ООО «Актив» может применяться для:

-  рассылка ежеквартальных сообщений электронной почты заказчикам,

оповещающих о появившихся новых продуктах и скидках;

-  при наличии каких-то вопросов (разрешения каких-либо проблем), касающихся заказа, фирма также может рассылать письма;

-  письма при каких либо изменениях в «Икс-мастер» (например магазин расширяется и решит переехать в другое место);

-  при организации спортивных мероприятий, в качестве рекламы;

-  рассылки писем-оповещений (совещаний, собраний);

-  рассылки писем, касающиеся основной деятельности филиала;

-  общения с работниками других филиалов и главного офиса фирмы;

-  переписка с поставщиками и другие.

В курсовой работе на примерах документов организации была показана технология создания обычных писем, электронных сообщений и листа наклеек.

При помощи написания макросов результаты слияния были вынесены на панель быстрого доступа, что позволит секретарю оперативно открывать необходимые документы и использовать их в работе. Также макросы позволят секретарю избежать повторного слияния писем при необходимости изменения каких-либо исходных данных. При запуске макроса, Word будет открывать документ уже с произведенным слиянием, но без подтверждения последнего этапа. Это дает возможность секретарю (при необходимости) вернуться на предыдущие этапы для дополнения или корректировки.

Также для оперативного ознакомления и использования слияния в деятельности секретаря в курсовой работе была разработана инструкция по работе с результатами слияния. Данная инструкция может служить методическим материалом, целью которого является быстрое ознакомление с функцией слияния. В ней описано, когда можно использовать данную опцию и как с ней работать.

Опция слияния создана разработчиками программы для упрощения работы пользователей, а также экономии их времени и энергии.

В связи с деятельностью фирмы, было продемонстрировано, что такая функция как слияние, может успешно применяться при создании документов. Объемная база данных покупателей и партнеров, могут использоваться как источники данных. В итоге вся работа сводится лишь к созданию основного документа, который будет содержать статичный текст.

Список литературы

1.  Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов. – М.: Издательство Эксмо, 2006. – 624 с. – (Образовательный стандарт XXI)

2.  Бондаренко С.В. Офисный компьютер: как делать больше, работая меньше. Трюки и эффекты / С.В. Бондаренко, М.Ю. Бондаренко. – СПб.: Питер, 2008. – 304 с.: ил. – (Серия «Трюки и эффекты»)

3.  Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере: Учебное пособие/ Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. – 256 с.

4.  Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: Учебник / О.И.Замыцкова, М.И.Басаков. – Изд. 8-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 375, [1]с. – (Среднее профессиональное образование).

5.  Кокс Дж. Microsoft Office Word 2007. Русская версия. Серия «Шаг за шагом»: Учебное пособие / Кокс Дж., Преппернау Дж.; пер. с англ. М.: ЭКОМ Паблишерз, 2007. – 544 с.: ил.

6.  Матюшка В.М. Информатика для экономистов: Учебник/ Под общ. Ред. В.М.Матюшка. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 880 с.: – (Учебники РУДН).

7.  Мячина И.В. Документационное обеспечение управления: практикум по организации работы офиса / И.В.Мячина [и др]. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 141, [2]с.: ил. – (Профессиональное образование).

8.  Пащенко И.Г. Word 2007: Учебное пособие / И.Г.Пащенко. – М.: Эксмо, 2008. – 464 с. – (Шаг за шагом)

9.  Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Учебное пособие / Т.А.Стяжкина. – М.: Издательство «Экзамен», 2006. – 286 [2]с. (серия «Документ & Комментарии»).

10.  Щипин Ю.К. Информатика для гуманитарных вузов. Серия «Высшее образование»: Учебное пособие/ Ю.К.Щипин. – М.: Московский гуманитарный университет. Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2004. – 224 с.

11.   Янковская В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации. Язык и стиль управления документов: учеб. пособие для учащихся учреждений начального профессионального образования: Учебное пособие / В.Ф. Янковская. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 272 с. – (Повышенный уровень).

12.   Мой Office Online. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru

13.   Х-Мастер. Спорт. Туризм. Экстрим. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.x-master.ru

14.   Компьютерра online [Электронный ресурс] / Секреты Word. – Электронные данные. – Режим доступа: http://www.computerra.ru

Приложение 1

Пример основного письма для слияния

ООО «Икс-мастер»

665816, г.Ангарск, квартал 179, дом 15

тел. (3851)54-00-44, 50-00-59

Исх. № 22/09-1

От «01» октября 2009 г.

О приглашение на юбилей

5 октября 2009 года у ангарского филиала «Икс-мастер» состоится торжественное мероприятие в честь дня рождения филиала.

Нашему филиалу уже пять лет! С момента открытия и по сей день наш дружный коллектив работает на благо фирмы. За этот период мы успели преодолеть множество преград и разделить множество побед.

Приглашаем Вас отпраздновать с нами наш первый юбилей. Мероприятие будет проходить в Комплексе Отдыха «Зодиак», 29 мкр., д.8 в 20:00.

С уважением, коллектив АФ «Икс-мастер»

Приложение 2

Результаты слияния письма

ООО «Икс-мастер»

665816, г.Ангарск, квартал 179, дом 15

тел. (3851)54-00-44, 50-00-59

Исх. № 22/09-1

От «01» октября 2009 г.

О приглашение на юбилей

Уважаемый(ая) Петр Аканиши!

5 октября 2009 года у ангарского филиала «Икс-мастер» состоится торжественное мероприятие в честь дня рождения филиала.

Нашему филиалу уже пять лет! С момента открытия и по сей день наш дружный коллектив работает на благо фирмы. За этот период мы успели преодолеть множество преград и разделить множество побед.

Приглашаем Вас отпраздновать с нами наш первый юбилей. Мероприятие будет проходить в Комплексе Отдыха «Зодиак», 29 мкр., д.8 в 20:00.

С уважением, коллектив АФ «Икс-мастер»

Приложение 3

Письмо-оповещение о новом поступлении товара

 Добрый день, Чоля Виктор Иннокентьевич!

 Коммерческое предложение от ООО "Икс-Мастер"

 Сеть спортивных магазинов

 Ангарск, 179 кв-л, 15 Ангарск, 177 кв-л, 22

 Усолье-Сибирское, пр-т Ленинградский, 66, ТД "ЦУМ"

Универсальный велосипед для езды по любым поверхностям, вилка с амортизатором с регулировкой и блокировкой, хорошая трансмиссия (Alivio-Deore, 24 скорости), алюминиевая рама, механические колодочные тормоза. То же самое, что Felt 600, только на дисковых гидравлических тормозах!

Одна из топовых моделей, для экстремального катания по бездорожью, вынесет любые покрытия, передний амортизатор с регулировкой и блокировкой, отличная трансмиссия (Deore - SLX, 27 скоростей), алюминиевая. рама, гидравлические тормоза

Велосипед начального уровня - город и легкое бездорожье, вилка с амортизатором, хорошая трансмиссия (Аltus-Altus, 21 скорость), алюминиевая рама, механические колодочные тормоза

Велосипед среднего уровня - город и бездорожье, вилка с амортизатором, хорошая трансмиссия (Аltus-Acera, 21 скорость), алюминиевая рама, механические дисковые тормоза

Велосипед продвинутого уровня - город и бездорожье, вилка с амортизатором, хорошая трансмиссия (Alivio - Deore, 24 скорости), алюминиевая рама, механические дисковые тормоза.

Егор Леер

менеджер по работе с корпоративными клиентами

тел./факс (3955) 59-00-59, 50-00-44

Приложение

Письмо об утере подарочных сертификатов

Елена Черных

Доброе утро, Лариса!

В декабре Андрей Исаакович брал на подарки 4 сертификата по 5000 рублей, номер 007301, 007302, 007304, 007306. Два сертификата от успел подарить, а два у него украли. Номера сертификатов подаренных и украденных не известны, поэтому сегодня в 1С Торговля Ольга Хочук пометит эти сертификаты на удаление, когда придут по ним отовариваться, кассиры должны сразу звонить финансовым менеджерам, а фин. Менеджеры мне, либо Андрею Исааковичу.

С уважением,

Шмереза Инна

ТС «Икс-Мастер»

сот. т. +79149327178

тел./факс + 7(3952)202160

ICQ 118672459

Приложение

Результат создание наклеек при помощи слияния

Приложение 7

Инструкция по работе с результатами слияния

ИНСТРУКЦИЯ

Слияние обычного письма

1.  Слияние обычного письма происходит следующим способом:

1.1.  Запускаем приложение MS Word 2007 (Пуск/все программы/Microsoft office/ Microsoft Word).

1.2.  В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» выбираем пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».

1.3.   Откроется область задач «Слияние», в которой представлен Этап 1. Выбираем тип документа – «Письмо», «Далее».

1.4.   Этап 2 (необходимо выбрать один из вариантов):

1.4.1. Выбираем текущий документ. Заполняем и форматируем его вручную. «Далее».

1.4.2. Выбираем шаблон. Затем «Выбор шаблона», в появившемся окне выбираем необходимый шаблон и жмем «ОК». «Далее».

1.4.3. Выбираем существующий документ. Из предлагаемого списка ранее использованных документов, выбираем нужный, открываем. «Далее».

1.5.   Этап 3. Выбор получателей (необходимо выбрать один из вариантов):

1.5.1. Использование списка. Нажимаем «Обзор» и указываем путь к списку данных (например, таблица Excel).

В появившемся диалоговом окне, откроется список получателей, котрые были в указанном источнике данных. В данном окне мастер предлагает произвести со списком следующие операции: сортировка и фильтрация (отбор записей и сортировка по возрастанию/убыванию), найти повторения (автоматический поиск повторяющихся записей), найти получателя, проверить адресата (необходимо установить специальную программу).

Также список можно сортировать вручную (это удобно, когда в списке мало записей). Для этого необходимо очистить или наоборот установить маркер (галочку) напротив каждой записи.

Если список используется полностью, то ничего не нужно делать, жмем на «ОК». «Далее».

1.5.2. Контакты Outlook. Нажимаем «Выбор папки контактов» и выбираем необходимую папку контактов (технология работы со списком аналогично предыдущему пункту), жмем «ОК». «Далее».

1.5.3. Создание списка. Нажимаем «Создать» и заполняем таблицу вручную. Для выбора наименований столбцов, нажимаем на «Настройка столбцов», где можно выбрать предложенные программой названия или создать новые. Данные заполняются в ячейки строки. Для добавления новой строки нажимаем «Создать запись». «Далее».

Если после выбора списка, появилась необходимость его изменить, тогда на третьем этапе жмем на «Выбор другого списка» и указываем новый путь к источнику данных. Для изменения списка жмем на «Изменить список».

1.6.   Этап 4, установка полей слияния. Эти поля при слиянии будут автоматически заполняться данными из источника данных.

На выбор предоставляются следующие поля: блок адреса, строка приветствия, почтовая марка и другие элементы (телефон, должность, индекс и т.д.).

Для заполнения документа полями, необходимо установить курсор в том месте документа, где в последствие должен стоять тот или иной элемент. Далее нажимаем на необходимое поле (в документе должно появиться наименование поля, заключенное в шевроны).

Поля слияния форматируются идентично форматированию обычного текста.

После установки всех полей слияния нажимаем «Далее».

1.7.   Этап 5, просмотр писем. Здесь представлен вид одного из созданных писем. Для просмотра другого, нажимаем на кнопки прокрутки (вправо/влево).

Также, на данном этапе предлагается операция «Найти получателя», где программа автоматически отыщет необходимого получателя из списка предложенных.

Помимо этого, на данном этапе можно изменить список получателей и исключить получателя из списка.

Завершив предварительный просмотр писем, щелкаем «Далее».

1.8.   Этап 6 – средство слияния подготовлено к созданию писем.

Для уточнения писем необходимо щелкнуть по ссылке «Изменить отдельные письма». Откроется новый документ, содержащий объединенные письма. Чтобы внести изменения во все письма, переходим в исходный документ.

Если результат удовлетворяем, жмем на «Печать».

Процесс слияния письма завершен.

Слияние электронного сообщения

2.  Слияние электронного сообщения происходит идентично слиянию обычного письма:

2.1.   Запускаем приложение MS Word.

2.2.   В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» необходимо выбрать пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».

2.3.   Этап 1 – выбираем «Электронное сообщение».

2.4.   Этап 2. Выбираем основу для создания сообщения (см. п.1.4.).

2.5.   Этап 3. Указываем список получателей (см. п.1.5.).

2.6.   Этап 4. Установка полей слияния (см. п.1.6.).

2.7.   Этап 5. Предварительный просмотр сообщений (см. п.1.7.).

2.8.   Этап 6, завершение слияния. Средство слияния подготовлено к созданию сообщений.

Необходимо перейти по ссылке «Электронная почта» и в появившемся окне «Составные электронные письма» установить параметры сообщения (кому, тема, формат). После, подтверждаем «ОК».

 Процесс слияния электронного сообщения завершен.

2.9.   Запускаем приложение MS Outlook, которое автоматически разошлет письма адресатам.

Слияние наклеек

3.  Слияние наклеек происходит аналогично слиянию обычного письма:

3.1.   Запускаем приложение MS Word.

3.2.   В группе «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» необходимо выбрать пункт «Начать слияние», а затем пункт «Пошаговый мастер слияния».

3.3.   Этап 1 – выбираем «Наклейки».

3.4.   Этап 2. Выбираем основу документа (необходимо указать нужный вариант):

3.4.1. Текущий документ. «Далее»

3.4.2. Изменить макет документа. Переходим по ссылке «Параметры наклейки» и в диалоговом окне указываем необходимые параметры. «Далее».

3.4.3. Существующий документ. В появившемся списке выбираем нужный (ранее использовавшийся документ) или, нажав на «Открыть», указываем путь к необходимому документу. «Далее».

3.5.   Этап 3, использование списка получателей (см. п.1.5.). «Далее».

3.6.   Этап 4. Указание полей слияния (см. п.1.6.).

Поля слияния устанавливаются только на одной наклейки, как на образце. Затем, нажав на «Обновить все наклейки», эти поля автоматически устанавливаются на остальных заготовках. «Далее».

3.7.   Этап 5, предварительный просмотр наклеек (см. п.1.7.).

3.8.   Этап 6, завершение слияния (см. п.1.8.).

 Процесс слияния завершен.

Вынесение документов (результатов слияния) на панель быстро доступа.

4.  Чтобы вынести все необходимые документы на панель быстрого доступа необходимо создать макросы. Для этого делаем следующее:

4.1.   Запускаем приложение MS Word.

4.2.  Затем на вкладке «Вид», в пункте «Макрос» нужно выбрать «Запись макроса». Откроется диалоговое окно «Запись макроса». Необходимо прописать имя макроса и назначаем его кнопке. Макрос доступен для всех документов. Подтверждаем «ОК».

4.3.   Появится диалоговое окно, в котором необходимо добавить макрос из левой графы в правую, перед макросом поставить разделитель. В «Настройке панели быстрого доступа» выделить макрос и нажать на «Изменить». Поменять графических символ макроса и в «Отображаемом имени» написать наименование команды, чтобы было быстрее его отыскать на панели.

4.4.   Теперь пришла очередь записать сам макрос. Команда будет выполнять слияние документов, поэтому необходимо произвести весь процесс слияния с первого по пятый этап (см. п.1, п.2, п.3).

4.5.   Не завершая шестого этапа слияния, останавливаем макрос (Вкладка вид/Остановить макрос).

Макрос записан и на панели быстрого доступа появился графический значок новой команды.

4.6.   Создаем макросы для всех документов, которые необходимы в работе (см. п. 4.5.). На панели быстрого доступа «Разделителями» разграничиваем все команды на три группы: корреспонденция для сотрудников, корреспонденция для клиентов и наклейки (чтобы было легче ориентироваться).

 В результате на панели быстрого доступа появятся кнопки, каждая из которых обозначает тот или иной документ.

Работа с результатами слияния документов

5.  Работа с панелью быстрого доступа.

5.1.   Панель быстрого доступа разделена на три группы: корреспонденция для сотрудников, корреспонденция для клиентов и наклейки.

5.2.   Каждому цвету графических изображений команд на панели соответствует определенный тип документа.

Для быстрого запоминания цветов, можно составить памятку в виде таблице из двух столбцов (с обозначением цвета и наименования команды).

5.3.   Запуск команды производится нажатием по соответствующей кнопке на панели.

5.3.1. Если документ удовлетворяет запросам, то на шестом этапе выбираем печать/отправка сообщения.

5.3.2. Если необходимо изменить какой-либо из документов, выбираем «Изменить отдельные письма».

5.3.3. Если требуется изменить начальные настройки, то нажав «Назад», можно вернуться на предыдущие этапы слияния.

Также все эти операции можно найти на панели задач.

5.4.   Удалить или добавить команды на панель быстрого доступа можно двумя способами:

5.4.1. Навести курсор на панель быстрого доступа и, нажав правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбрать «Настройка панели быстрого доступа». Затем с помощью перенесения из левого поля в правое и наоборот, необходимо расставить команды в нужном порядке и последовательности.

5.4.2. Щелкнуть по кнопке «Office» и в меню выбрать «Параметры Word», «Настройка». Затем с помощью перенесения из левого поля в правое и наоборот, необходимо расставить команды в нужном порядке и последовательности.

5.4.3. Во избежание нарушения связей с источниками данных, запрещается передвигать или удалять эти документы из указанного места. Если все же они перемещены, при слиянии предстоит вновь указать путь к документам.