Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002

Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Пензенский Государственный Университет

Кафедра «Маркетинг»

Пояснительная записка

по дисциплине: «Информационные системы маркетинга»

на тему:

«Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002»

Выполнила:

студентка гр. 04ЭС-1

Муртазина л. Ф.

Проверил: Убиенных А. Г.

Пенза, 2007

Введение

В данном курсовом проекте я познакомилась с основными принципами организации и обработки данных об объектах и явлениях реального мира. Данные вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называют информационными системами (ИС).

В курсовом проекте использовались фактологические ИС, где основа, объект их обработки - база данных (БД). БД - система специальным образом организованных данных, программных, технических, языковых организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных. Базой данных называется поименованная структурированная совокупность взаимосвязанных данных, относящихся к конкретной предметной области и находящихся под централизованным программным управлением.

Различают централизованные и распределённый БД. Централизованная БД хранится в памяти одной вычислительной системы. Если такая система является компонентом вычислительной сети, то возможен распределённый доступ к этой базе данных - доступ к ней пользователей различных узлов сети. Распределённая БД состоит из нескольких, возможно, пересекающих или даже дублирующих друг друга частей. Однако пользователь распределённой базы данных получает возможность работать с такой базой данных как с единым информационным массивом с помощью СУБД. При разработке информационной системы обычно стремятся, чтобы её БД была интегрированной, что очень важно в маркетинговой деятельности на предприятии.

Базы данных имеют свои преимущества и недостатки. Основными преимуществами БД являются:

1. Наличие единого целостного отображения определённой части реального мира. Оно сокращает избыточность хранимых данных, обеспечивает выполнение новых приложений, обеспечивает реализацию нерегламентированных запросов;

2. Увеличение мобильности и гибкости информационной системы;

3. Легче осуществляется контроль за целостностью и непротиворечивостью данных;

4. Наличие интегрированной БД сокращает затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном состоянии, а также уменьшает потоки данных циркулирующих в системе.

Основными недостатками БД являются:

1. Увеличение сложности создаваемых информационных систем;

2. Использование интегрированных БД может привести к потере эффективности отдельных приложений;

3. Применение сложных структур данных увеличивая долю службы информации в общем объёме хранимых данных.

В курсовом проекте ставится задача - разработка БД в конкретной предметной области.

Практику работы с ИС я рассмотрю на примере современной системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

1. Описание предметной области

Если подходить к сбору маркетинговой информации как к случайному, редкому событию, которое необходимо только тогда, когда нужно получить данные по конкретному вопросу, можно столкнуться с рядом проблем.

Например, может возникнуть ситуация, когда результаты предыдущих исследований хранятся в неудобном для использования виде; незаметны изменения в окружающей среде и действиях конкурентов; проводится несистематизированный сбор информации; возникают задержки при необходимости проведения нового исследования; по ряду временных периодов отсутствуют данные, необходимые для анализа; маркетинговые планы и решения анализируются неэффективно; действия представляют собой лишь реакцию, а не предвидение.

Маркетинговые исследования надо рассматривать как часть постоянно действующего интегрированного информационного процесса. Необходимо, чтобы фирма разрабатывала и использовала систему постоянного слежения за окружающей средой и хранения данных с тем, чтобы они могли анализироваться в будущем. Маркетинговую информационную систему можно определить как совокупность процедур и методов, разработанных для создания, анализа и распространения информации для опережающих маркетинговых решений на регулярной постоянной основе.

Сначала фирма устанавливает цели компании, определяющие общие направления планирования маркетинга. На эти цели воздействуют факторы окружающей среды (конкуренция, правительство, экономика). Планы маркетинга включают контролируемые факторы, определенные в предыдущих разделах, включая выбор целевого рынка, целевого маркетинга, тип организации маркетинга, маркетинговую стратегию (товар или услуга, распределение, продвижение и цена) и управление.

Когда план маркетинга определен, с помощью информационной сети, которая включает исследования, постоянное наблюдение и сбор данных, можно конкретизировать и удовлетворять общие потребности маркетинговых служб в информации. Маркетинговое исследование дает точную информацию для решения исследовательских проблем. Для него может понадобиться хранящаяся информация (внутренние вторичные данные) или сбор внешней вторичной и/или первичной информации. Постоянное наблюдение - это процедура, посредством которой регулярно анализируется меняющаяся окружающая среда. Оно может включать изучение бюллетеней новостей, регулярное получение информации от сотрудников и потребителей, присутствие на отраслевых заседаниях и наблюдение за действиями конкурентов. Хранение данных - это накопление всех видов значимой внутрифирменной информации (такой, как объем продаж, издержки, работа персонала и т.д.), а также информации, собранной через маркетинговые исследования и постоянное наблюдение. Эти данные помогают принимать решения и хранятся для дальнейшего использования.

В целом маркетинговая информационная система дает множество преимуществ:

-организованный сбор информации;

-избежание кризисов;

-координация плана маркетинга;

-скорость;

-результаты, выражаемые в количественном виде;

-анализ издержек и прибыли.

Предметной областью называется часть реального мира, представляющая интерес для данного исследования и отражаемая в информационной системе. В автоматизированных информационных системах отображение предметной области представляется моделями нескольких уровней. Инфологическое моделирование имеет специфические особенности, вызванные с одной стороны идеологией организации данных, с другой стороны особенностями СУБД.

Предметной областью моего КП является - маркетинговая среда предприятия. Моя база данных – данные о постоянных клиентах фирмы о взаимодействии с ними. Моя БД предоставляет:

1.Информацию о клиентах, их название, место расположение, контактный телефон, должность и ФИО контактного лица.

2.Информацию о заключенных договорах.

3.Информацию о выплатах, задолжностях и о сроках сделки.

4.Иоформация о времени отгрузки.

2. Инфологическое проектирование (ER-модель)

В настоящее время разработано значительное количество разнообразных моделей БД. В большинстве случаев в маркетинговой деятельности используется реляционная модель, когда данные представляются в виде совокупности таблиц, над которыми могут выполняться операции.

Проектирование БД—одна из наиболее ответственных и трудных задач, связанных с созданием информационной системы маркетинговой деятельности. В результате её решения должны быть определены и содержание БД. И эффективный способ её организации, и инструментальные средства управления данными, которые будут применяться в создаваемой системе.

Процесс проектирования БД должен включать следующие этапы:

1.Инфологическое проектирование, т.е. определение предметной области системы, позволяющее изучить информационные потребности будущих пользователей:

- определение требований к операционной обстановке, в которой будет функционировать информационная система;

- выбор СУБД и других инструментальных и программных средств её реализации;

- логическое проектирование БД;

- физическое проектирование БД.

Задача этапа логического проектирования БД состоит в разработке её «логической» структуры в соответствии с инфологической моделью предметной области. На это этапе создаются схемы БД на языках определения данных.

Этап физического проектирования БД требует поиска проектных решений, обеспечивающих эффективную поддержку построения «логической» структуры БД в среде хранения БД. На этом этапе решаются вопросы построения структуры хранимых данных, размещения хранимых данных в памяти, выбора эффективных методов доступа к различным компонентам «физической» БД. Описывается также отображение «логической» структуры БД в структуре хранения.

Итак, в процессе этапа инфологического проектирования можно выделить следующие сущности - связи, объекты, атрибуты. Взаимосвязь объектов и связей между ними представлена в виде ER - диаграммы.

Объект - абстракция класса предметов реального мира. Каждый объект обладает присущими ему атрибутами. Каждый атрибут должен иметь имя и должен получать значение из некоторого множества допустимых значений (домен). У каждого объекта должен быть идентификатор, который однозначно определяет экземпляр объекта. Атрибуты бывают простые и ключевые.

В моей БД ключевым атрибутом является «название организации» и «адрес», т.е. по данным атрибутам происходит взаимосвязь всех четырех таблиц.

Объекты бывают статистические и динамические, поэтому надо учитывать количество меняющихся экземпляров объекта от общего числа.

Описание атрибутов сущности

1.Договора.

2.Задолжность

3.Клиент

4.Объем заказа.

Описание связей

3. Разработка базы данных (БД)

Основные элементы базы данных Access

В файле базы данных Access могут храниться объекты шести основных типов. Вместе эти объекты выполняют все основные функции СУБД и составляют законченное приложение.

Таблицы содержат элементы данных в табличном формате (строка-столбец), подобном тому, который используется в электронных таблицах. База данных Access может включать до 32768 объектов (общее количество таблиц, форм, отчетов, запросов и т.д.), при этом одновременно можно открыть до 1024 таблиц, при наличии, конечно, достаточных ресурсов. Таблицы можно импортировать из баз данных других приложений (таких как xBase и Paradox), баз данных архитектуры клиент-сервер (таких как Microsoft SQL Server) или из электронных таблиц (например, Microsoft Excel или Lotus 1-2-3). Базы данных Access можно связывать с таблицами баз данных других типов (dBase, FoxPro, Paradox) форматированными файлами (такими, как текстовые файлы в формате ASCII и рабочие листы Excel) и с другими базами данных Access.

Запросы связывают между собой данные нескольких таблиц (до 16 таблиц) и отображают их в виде некоторой виртуальной таблицы. Кроме того, с помощью запросов можно указать, какие именно поля выбранных таблиц нужно отобрать (всего до 255 полей) и как на их основании сформировать поля виртуальной таблицы. Критерии отбора определяют не только поля, но и строки отбираемых данных.

Формы отображают данные, содержащиеся в таблицах и запросах, и позволяют добавлять, удалять или редактировать информацию. В формы можно вставлять рисунки и диаграммы, а при наличии звуковой карты еще и комментарии и музыку. Далее в работе описано создание форм и добавление в них графических объектов. В Access 97 в формы можно включать собственные процедуры на языке УВА (хранящиеся в модуле класса), с помощью которых можно управлять интерактивным режимом ввода, просмотра и корректировки данных.

Отчеты дают возможность печатать данные таблиц и запросов практически в любом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты, благодаря чему можно, например, распечатать полный иллюстрированный каталог продукции фирмы. Отчеты Access предоставляют пользователям более гибкие возможности, чем аналогичные функции большинства других систем управления реляционными базами данных, включая системы, разработанные для мини-компьютеров. В отчеты Access можно включать такие же управляющие VBA-процедуры, как и в формы.

Создание новой базы данных

Итак, чтобы создать новую базу данных, выполните следующие действия.

1. Если Access еще не загружена, загрузите ее и перейдите к шагу 3.

2.Если Access уже загружена и открыта одна из баз данных, щелкните на заголовке окна базы данных, чтобы сделать его активным. Если окна базы данных не видно, щелкните на кнопке Окно базы данных панели инструментов или выберите команду Окно1, или нажмите клавишу <F11>.

3.Теперь щелкните на кнопке панели инструментов Создать базу данных или выберите из меню команду Файл, а потом Создать базу данных. Перед вами появится диалоговое окно Создание.

4. В нашем примере нужно выбрать значок Новая база данных и щёлкнуть на кнопке ОК. Появится следующее диалоговое окно Файл новой базы данных.

5. В текстовое поле Имя файла введите имя новой базы данных. Расширение имени файла вводить не нужно. Access добавит его сама.

6. Щёлкните на кнопке Создать или нажмите Enter.

Свойства таблиц и их полей

Прежде чем добавить в новую базу данных первую таблицу, следует познакомиться с основными понятиями и соглашениями, которые в Access применяются для описания структуры таблиц и их полей. Основным из этих понятий является понятие свойств таблиц и полей.

Свойства таблицы описывают таблицу в целом. Задавать их не обязательно. Если же вы хотите определить какие-либо из свойств, это можно сделать, введя их значения в текстовые поля диалогового окна свойств таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора таблицы щелкнуть на кнопке панели инструментов Свойства. Свойств у таблиц пять.

•Свойство Описание позволяет ввести дополнительное пояснение о назначении таблицы. Если в окне базы данных выбрать Вид, потом Таблица, рядом с названием каждой таблицы появится ее описание. Это свойство удобно использовать также при создании с помощью архивариуса описаний объектов базы данных.

•Свойство Условие на значение позволяет в случае необходимости указать условие для проверки правильности вводимых в таблицу данных. Вводимое в это поле выражение может включать несколько полей таблицы. Это условие относится не конкретному полю, а к таблице целиком и проверяется каждый раз при вводе или изменении данных.

•Свойство Сообщение об ошибке предназначено для задания сообщения, которое будет выводиться каждый раз, когда пользователь попытается ввести в таблицу данные, не соответствующие условию свойства Условие на значение.

• Свойство Фильтр может содержать определение фильтра, накладываемого на таблицу сразу после ее открытия.

• Свойство Порядок сортировки позволяет задать порядок сортировки записей таблицы после ее открытия.

Еще одно важное диалоговое окно Access 97, доступное в режиме конструктора таблиц, окно Индексы, позволяет указать первичный ключ таблицы и набор индексов для сортировки данных.

Каждое поле таблицы тоже обладает набором свойств. Первые четыре из них задаются в верхней части окна конструктора — в таблице с перечнем полей.

Ниже перечислены четыре основных свойства полей таблицы.

- Имя поля. Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длину до 64 символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации. Точки (.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей не допускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля одной таблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программировании считается не включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символами подчеркивания (_) или используют прописные и заглавные буквы, чтобы длинные имена полей легче читались.

- Тип данных. Тип данных каждого поля тоже нужно указать обязательно. Происходит это в результате выбора значения второго столбца таблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типов данных фиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 97.)

- Описание. Значение этого свойства задавать не обязательно. Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния, после выбора пользователем соответствующего поля в режиме таблицы.

- Ключевое поле. Чтобы задать свойство Ключевое поле, выделите поля, которые вместе будут составлять первичный ключ, и щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Слева от названий выбранных полей появятся изображения ключа.

Кроме этих четырех, у каждого поля есть еще ряд дополнительных свойств, они перечислены в нижней части окна конструктора. Некоторые из этих дополнительных свойств зависят от типа данных выбранного поля. Их значения или вводятся вручную, или выбираются из раскрывающихся списков. (Во вкладке Подстановка для полей подстановок можно указать, какие элементы управления будут соответствовать этим полям в формах, — поля, списки или поля со списками.) Вкладка Общие позволяет указать значения следующих свойств полей таблиц.

• Размер поля. Для текстовых полей это свойство определят их длину и вводится вручную. Размер числовых полей выбирается из раскрывающегося списка. У полей типа Поле MEMO, Дата/время, Денежный, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок этого свойства нет.

• Формат поля. Это свойство определяет, в каком формате данные поля будут выводиться на экран. Значение свойства можно выбрать из стандартного набора форматов. Можно задать и свой собственный формат, введя его в текстовое поле. У полей типа Поле объекта OLE этого свойства нет.

• Число десятичных знаков. Для этого свойства числовых полей и полей счётчика можно выбрать из раскрывающегося списка значение Авто или фиксированное количество знаков дробной части, а можно ввести значение и вручную. Поля других типов этого свойства не имеют. От указанного здесь значения, как и от значения свойства Формат поля, зависит то, как данные будут отображаться на экране (на сами данные значение этого свойства не влияет).

• Маска ввода. Значением этого свойства может быть символьная строка, подобная той, которая определяет формат поля. Только маска ввода определяет, как данные будут вводиться или редактироваться. Для создания масок ввода полей типа Текстовый, Числовой, Дата/время и Денежный есть специальный мастер, которого можно запустить с помощью кнопки с троеточием (она появится справа, если щелкнуть мышкой на нужном свойстве). Этот мастер предложит вам целый список готовых масок ввода, подходящих, например, для ввода номеров телефона, времени, дат, индексов и т.п.

• Подпись. Если вы хотите, чтобы в режиме таблицы в качестве заголовка поля выводилось не его имя, а более удобная или понятная надпись, именно сюда ее и нужно ввести. Для подписей никаких ограничений не существует — они могут содержать любые символы, включая точки, восклицательные знаки и квадратные скобки.

• Значение по умолчанию. Значение, которое вы введете для этого свойства, Access будет автоматически вносить в указанное поле каждой добавляемой в таблицу записи. Очень часто в качестве значения по умолчанию для полей типа Дата/время используетсятекущая дата. Для полей типа Поле объекта OLE и Счетчик значений по умолчанию быть не может.

-Условие на значение. Здесь вводится условие (в виде выражения Ассеss), которое будет проверяться каждый раз, когда значение поля будет изменяться пользователем. Свойство Условие на значение у полей типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Счетчик отсутствует.

Сообщение об ошибке. Если введенное в таблицу значение не соответствует условию проверки (определенному в свойстве Условие на значение), пользователь увидит в строке состояния указанное здесь сообщение.

• Обязательное поле. Если для этого свойства задать значение Да, пользователь обязательно должен ввести значение этого поля для каждой добавляемой им в таблицу записи. Такая установка эквивалентна заданию для свойства Условие на значение значения Is Not Null. Для полей, являющихся частью первичного ключа, задавать это свойство не обязательно — пустые значения (Null -значения) в них не допускаются по определению.

• Пустые строки. Это свойство есть только у текстовых, МЕМО-полей и гиперссылок. Его значение Нет означает, что в поле должен быть введен хотя бы один символ. В Ассе ss между пустой строкой и значением поля Null существует определенная разница, поэтому свойства Пустые строки и Обязательное поле используются независимо.

• Индексированное поле. Свойство определяет индекс, создаваемый по одному полю. Это свойство может иметь одно из трех значений, выбираемых из раскрывающегося списка: Нет, Да (допускаются совпадения), Да (совпадения не допускаются). Последнее означает, что никакие две записи таблицы не могут иметь одинаковые значения данного поля. Для удаления индекса, созданного по одному полю, достаточно свойству Индексированное поле присвоить значение Нет. Нельзя индексировать таблицы по полям типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Гиперссылка.

• Новые значения. Это свойство есть только у полей-счетчиков. Оно определяет способ вычисления новых значений для добавляемых в таблицу записей: последовательные (максимальное из значений поля +1) или случайные числа. Случайные значения счетчика, как правило, используются при репликации данных, чтобы при добавлении записей в реплики одной и той же таблицы значения их ключевых полей не совпадали.

Итак, чтобы добавить в базу данных первую таблицу, нужно ввести имена ее полей, указать их типы и размеры, а также формат отображения данных.

Одним из главных принципов построения реляционных баз данных является то, что в каждом поле таблицы должны содержаться данные только одного типа. Для данных разных типов нужно создавать отдельные поля. При добавлении в таблицу новых полей Ассеss автоматически назначает их текстовыми. Если поле должно быть другим, разработчик базы данных выбирает тип его данных из раскрывающегося списка. Тип данных поля должен быть определен обязательно. Кроме того, можно определить его размер, формат отображения данных на экране и другие характеристики поля.

Межтабличные связи, ключевые поля

Последнее, что нужно сделать, прежде чем начать ввод данных в новую таблицу, — определить связи таблицы. Личные дела с другими таблицами базы данных, а также назначить ключевое поле и создать индексы для сортировки и поиска данных.

Создание межтабличных связей

От того, как новая таблица связана с остальными, зависит, какое из ее полей следует назначить первичным ключом. В теории СУБД известны четыре варианта связей между двумя таблицами (традиционно называемых отношениями). Все их мы рассматриваем с точки зрения того, как новая таблица связана с одной из существующих (как часто говорят, мы смотрим на связь со стороны новой таблицы):

• Отношение один-к-одному. При таком отношении каждой записи первой таблицы соответствует не более одной записи второй таблицы, и наоборот. Соответствие записей устанавливается в результате поиска в поле, являющемся первичным ключом одной из таблиц, значения поля, называемого внешним ключом второй таблицы. В этом случае ключевое поле новой таблицы, в котором ищутся соответствующие значения поля существующей таблицы, не должно содержать повторяющихся значений. Можно сказать, что две таблицы, связанные отношением один-к-одному, представляют собой одну таблицу, разделенную надвое вертикальной чертой, так что часть полей оказалась в одной таблице, а часть — в другой.

• Отношение многие-к-одному. При таком отношении любой записи той таблицы базы данных, связь с которой мы рассматриваем, может соответствовать любое количество записей созданной нами новой таблицы, но не наоборот. В этом случае ключевое поле новой таблицы, по которому устанавливается соответствие записей, будет внешним ключом, повторяющиеся значения в нем допускаются.

Этот тип отношений наиболее распространен. Именно возможность создавать межтабличные связи типа многие-к-одному и отличает реляционные СУБД от обычных процессоров плоских файлов.

• Отношение один-ко-многим. В этом случае первичный ключ новой таблицы (поле, содержащее уникальные значения) связывается с внешним ключом старой (значения поля могут повторяться). При этом каждой записи новой таблицы может соответствовать несколько записей существующей. Фактически это отношение в точности такое же, как отношение многие-к-одному. Можно сказать, что отношение многие-к-одному — это отношение один-ко-многим наоборот.

Отношение многие-ко-многим. В этом последнем случае каждой записи одной из таблиц может соответствовать любое количество записей другой таблицы, и наоборот. Соответственно поля обеих таблиц, по которым осуществляется связь, являются внешними ключами и могут содержать повторяющиеся значения.

Итак, все эти четыре вида отношений говорят о том, как новая таблица связана с существующей.

Access требует, чтобы те поля двух таблиц, по которым они связываются между собой, имели одинаковые типы данных. В случае числовых полей это требование означает, что их подтипы, т.е. значения свойства Размер поля, должны совпадать. А вот текстовые поля разной длины связывать можно. Хотя и не стоит, потому что запросы, основанные на таблицах, связанных по текстовым полям разной длины ведут себя довольно странно. Для того чтобы создавать связи между таблицами было легко и удобно, Access предлагает специальный режим: в окне Схема данных вы найдете наглядное графическое представление межтабличных связей. Чтобы перейти в этот режим и установить связь между двумя таблицами, выполните перечисленные ниже действия.

1. Закройте таблицу Клиент (с помощью кнопки закрытия окна). Если открыта таблица Объем заказа, закройте и ее. Изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2.Чтобы на панели инструментов присутствовала кнопка Схема данных, окно базы данных должно быть активным. Если это не так, активизируйте его с помощью кнопки панели инструментов или команды меню Окно1. В списке меню Окно может присутствовать до девяти названий открытых окон объектов базы данных, но окно базы данных всегда стоит первым.

Страницы: 1, 2