Автоматизация работы отдела планирования компании ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия"

Наибольшая статья расходов - это заработная плата 544 808 рублей. Наибольшие расходы по заработной плате приходятся на программиста 2 и на менеджера по проектированию ИС 311 200,00 рублей.

Затраты на амортизацию материальных ресурсов составляют 9 223,76 рубля. Наибольшие расходы приходятся на амортизацию компьютера 3 907,44 рублей.

Таблица 4. Сводный инвестиционный план по статьям расходов

Затраты на операционные расходы составляют 736,16 рублей. Это: интернет, электричество по ПК и электричество по серверу.

Затраты на покупку материальных ресурсов составляют 123 000,00 рублей. Наиболее дорогой это Server BD, стоимость которого 90 000,00 рублей.

Таким образом, общая стоимость внедрения проекта составляет 677 767,92 рублей. На заработную плату уходит 80,38% от общих затрат. Это связано с тем, что проект не является материалоёмким, используются в основном интеллектуальные ресурсы занятых специалистов.

Затраты на амортизацию материальных ресурсов составляют 1,36% от общих затрат, затраты на операционные расходы составляют 0,11%, а затраты на материальные ресурсы составляют 18,15% от общих затрат.

Предполагаемые расходы на этапе эксплуатации включают в себя:

o  ежемесячное тестирование ПО и ТО один раз в месяц. Данная задача выполняется системным администратором в течение восьми часов. Итого за пять лет 480 часов * 285р/час = 136 800 рублей;

o  в течение первых двух месяцев проводятся совещания один раз в неделю. В них задействованы менеджеры: ИТ отдела, по проектированию ИС, отдела планирования. Совещание длится два часа. Итого за два месяца 16 часов* *(650р/час+540р/час+р/час540) = 27 680 рублей;

o  доработка программной архитектуры – два раза за пять лет. Стоимость доработки ориентировочно соответствует стоимости этапа «Реализация» - 200 000 рублей. Итого 400 000 рублей;

Итого стоимость сопровождения в течение пяти лет эксплуатации ИС предполагает затраты в размере 564 480 рублей.

Соответственно, общая стоимость проекта, с учетом внедрения и сопровождения в течение пяти лет, составляет 1 242 247,92 рублей.

2.2 Информационное обеспечение задачи

2.2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель – это схема, отражающая преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или процесс обработки информации в информационной системе [11].

На рисунке Рис. 22 представлена информационная модель ИС.

Первый логический уровень – это источники информации, из которых поступает входная информация: корпоративная ИС, сотрудники отдела планирования, отделы продаж, производство, склад, отдел доставки. Из корпоративной ИС поступают файлы: табель учета рабочего времени сотрудников предприятия; комплексные данные по филиалам; справочники,

Рис. 22. Информационная модель

также таблица с коэффициентами планирования. От сотрудников отдела планирования поступают данные на все входные экранные формы, то есть, отчёт по филиалам, видам продукции, складам. Из каждого отдела поступают отчеты в виде файлов по выполнению планов за предыдущий временной период.

Второй логический уровень – это файлы, входные экранные формы. Экранные формы статистических отчетов содержат только информацию о временном периоде формирования статистических отчетов, вносимую сотрудниками отдела планирования. Файлы с отчетами о выполнении планов за предыдущий временной период поступают из соответствующих подразделений.

Третий логический уровень – это таблицы и справочники, входящие в БД. Справочники поступают из корпоративной ИС. Исходные таблицы с данными по продажам, производству, складированию, доставке, с соответствующими планами содержатся в ИС отдела планирования. В них сконцентрирована информация о прошлых планах, результатах продаж, производства, складирования и доставок.

Четвёртый логический уровень – это таблицы с изменённой информацией. Они формируются на основе данных с отчётами о выполнении планов из подразделений. Таблицы со сформированными планами относятся к результативной информации. Таблица «План продаж» формируется на основе справочников «Виды продукции» и «Контракты», а также входных таблиц «Продажи» и «Коэффициенты планирования». Таблица «План производства» формируется на основе справочников «Виды продукции» и «Филиалы», а также результативной таблицы «План продаж» и таблицы «Коэффициенты планирования». Таблица «План складирования» формируется на основе справочников «Виды продукции», «Склады» и «Филиалы», а также результативной таблицы «План продаж» и таблицы «Коэффициенты планирования». Таблица «План доставки» формируется на основе справочников «Виды продукции», «Склады» и «Контракты», а также результативной таблицы «План продаж» и таблицы «Коэффициенты планирования».

Шестой логический уровень – это результативная информация в виде файлов с планами, файлов со статистическими отчетами и с соответствующими планами-отчетами и статистическими отчетами на бумажном носителе.

Файлы, со статистическими отчетами, формируются на основе информации о временном периоде, содержащейся во входных экранных формах статистических отчетов второго логического уровня, а также изменённых таблиц БД третьего логического уровня.

Файл «Отчет по филиалам» формируется на основе информации, поступающей из файлов «Табель учета рабочего времени» и «Комплексные данные по филиалам», экранной формы «Отчет по филиалам», а также таблиц «Продажи» и «Доставка». Файл «Отчет по видам продукции» формируется на основе информации экранной формы «Отчет по видам продукции», а также таблиц «Производство» и «Продажи». Файл «Отчет по складам» формируется на основе информации, поступающей из экранной формы «Отчет по складам», а также таблиц «Производство», «Сток» и «Доставка».

Седьмой логический уровень – это получатели информации. Получателями информации, в соответствии с организационной архитектурой ИС планирования (указанной в пункте 2.1.3), являются финансовые аналитики, специалисты отдела планирования, филиалы и корпоративная ИС. Финансовые аналитики получают файлы со статистическими отчетами, которые он могут распечатать. Сотрудники отдела планирования получают планы-отчеты на бумажном носителе. Филиалы получают планы в виде файлов через корпоративную ИС.

Таким образом, информационная модель позволяет преобразовывать исходную информацию в результативную информацию в автоматизированном режиме. Информационная модель позволяет создать схему данных таблиц БД, древо функций и схему пакета программных модулей.

2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Для ИС разработаны следующие виды классификаторов:

Классификатор «виды продукции» вводится для идентификации продукции:

1.  Система кодирования – порядковая;

2.  Количество признаков классификации – 1;

3.  Объекты кодирования – виды продукции;

4.  Длина кода – L = lg270 ~ 3;

5.  Показатели оценки классификатора.

Информативность

I = R/L = 1/3 = 0,33.

Коэффициент избыточности Kизб = Qmax/Qфакт = 999/270 = 3,7.

Структурная формула классификатора «виды продукции» предсавлена на рисунке Рис. 23.

F = [XXX]: [Наименование объекта]

Код вида продукции

Рис. 23. Структурная формула классификатора видов продукции

в таблице Таблица 5. представлен классификатор видов продукции.

Таблица 5. Классификатор видов продукции

Классификатор «филиалы» вводится для идентификации филиалы:

1.  Система кодирования – порядковая;

2.  Количество признаков классификации – 1;

3.  Объекты кодирования – филиалы;

4.  Длина кода – L = lg11 ~ 1,01;

5.  Показатели оценки классификатора.

Информативность I = R/L = 1/1,01 = 0,99.

Коэффициент избыточности Kизб = Qmax/Qфакт = 99/11 = 9.

F = [XX]: [Наименование объекта]

Код филиала

В таблице Таблица 6 представлен классификатор филиалов.

Таблица 6. Классификатор филиалов

Классификатор «склады» вводится для идентификации складов:

1.  Система кодирования – порядковая;

2.  Количество признаков классификации – 1;

3.  Объекты кодирования – склады;

4.  Длина кода – L = lg110 ~ 3;

5.  Показатели оценки классификатора.

Информативность I = R/L = 1/3 = 0,33.

Коэффициент избыточности Kизб = Qmax/Qфакт = 999/110 = 9,08.

Структурная формула классификатора складов представлена на рисунке Рис. 25.

F = [XXX]: [Наименование объекта]

Код склада

Рис. 25. Структурная формула классификатора складов

В таблице Таблица 7 представлен классификатор складов.

Таблица 7. Классификатор складов

Классификатор «договора» вводится для идентификации договоров:

1.  Система кодирования – порядковая;

2.  Количество признаков классификации – 1;

3.  Объекты кодирования – договора;

4.  Длина кода – L = lg234987 ~ 6;

5.  Показатели оценки классификатора.

Информативность I = R/L = 1/6 = 0,17.

Коэффициент избыточности Kизб = Qmax/Qфакт = 999999/234987 = 4,26.

Структурная формула классификатора договоров представлена на рисунке Рис. 26.

F = [ХХХXXX]: [Наименование объекта]

Код договора

Рис. 26. Структурная формула классификатора договоров В таблице

Таблица 8 представлен классификатор договоров.

Таблица 8. Классификатор договоров

Выше приведены классификаторы, разработанные для массивов данных ИС. Остальные классификаторы, используемые в БД были разработаны на предприятии ранее.

2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входные экранные формы для формирования статистических отчетов приведены на рисунках 27, 28 и 29. Файлы с отчетами по видам деятельности содержат те же реквизиты, что и таблицы БД. Структура файлов – таблицы Excel. Экранные формы для формирования файлов со статистическими отчетами содержат данные с временным периодом формирования статистических отчетов. Эти данные вносятся сотрудником отдела планирования. Через экранные формы, сотрудник отдела планирования запускает автоматизированный процесс формирования файлов с отчетами.

К входной информации относятся файлы «Табель учета рабочего времени» и «Комплексный отчет по филиалам» и таблица «Коэффициенты планирования». Источником получения файлов и таблицы является корпоративная ИС. Частота возникновения файлов для статистических отчётов – одни раз в календарную неделю. Частота возникновения файлов с отчётами о видах деятельности – раз в неделю, для складирования и доставки – раз в день. Ежедневно поступает таблица с коэффициентами планирования.

Файл «Табель учета рабочего времени» содержит следующие показатели: фамилия, имя и отчество сотрудника, количество праздничных дней в месяце, количество отработанных часов с коэффициентами 1 (норма часов), 1.5 (переработки), 2 (переработки и праздничные часы) и 0.4 (ночные часы), а также общее количество отработанных часов. Количеству строк соответствует количество сотрудников предприятия - 4800. Количество записей – 33600. Структура файла – таблица Excel. Объем файла – 180 Кб.

Файл «Комплексные данные по филиалам» содержит следующие показатели: количество перемещенных упаковок, количество упаковок, принятых на склад с производства, количество упаковок, отправленных филиалом на склады, количество проданных упаковок, количество упаковок, отправленных на экспорт, количество упаковок, принятых как импорт, количество упаковок, возвращенных из торговой сети, количество проданных упаковок за один календарный месяц. Количество строк соответствует количеству филиалов предприятия - 11. Количество записей – 88. Структура файла – таблица Excel. Объем файла – 1,3 Кб. Источником получения файлов является корпоративная ИС. Частота возникновения одни раз в календарную неделю. Таблица с коэффициентами планирования содержит коэффициенты для планирования основных видов деятельности. Количество строк соответствует количеству видов продукции, филиалов, складов и контрактов. Частота возникновения одни раз в день.

Отчет по продажам формируется отделом продаж и содержит следующие показатели:

o  дата заказа;

o  код договора;

o  наименование клиента;

o  код склада;

o  наименование склада;

o  код филиала;

o  наименование филиала;

o  код вида продукции;

o  наименование продукции;

o  количество;

o  цена;

o  скидка;

o  стоимость.

Объем файла – 13 Мб. Частота возникновения одни раз в день.

Отчет по производству формируется отделом производства и содержит следующие показатели:

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  дата розлива

o  срок годности;

o  количество;

o  код филиала;

o  наименование филиала.

Объем файла – 12 Кб. Частота возникновения одни раз в день.

Отчет по складу формируется отделом склад и содержит следующие показатели:

o  код склада;

o  наименование склада;

o  код филиала;

o  наименование филиала;

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  дата розлива;

o  срок годности;

o  количество.

Объем файла – 30 Кб. Частота возникновения одни раз в день.

Отчет по доставке формируется отделом доставки и содержит следующие показатели:

o  наименование клиента;

o  код договора;

o  наименование договора;

o  адрес клиента;

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  количество;

o  код склада;

o  наименование склада;

o  код филиала;

o  наименование филиала.

Объем файла – 18 Мб. Частота возникновения одни раз в день.

Таблица с коэффициентами планирования содержит 234 987 строк. Объём файла – 8 мб.

В сводной таблице 2.8 приведены основные характеристики справочников.

Таблица 2.9 Основные характеристики справочников

Реквизитный состав справочника «Виды продукции»:

o  код вида продукции;

o  наименование вида продукции;

o  литраж вида продукции;

o  стоимость.

Таким образом, справочник содержит четыре реквизита, полностью характеризующих вид продукции.

Реквизитный состав справочника «Филиалы»:

o  код филиала;

o  название филиала;

o  фактический адрес филиала;

o  менеджер филиала;

o  контактная информация филиала.

Таким образом, справочник содержит пять реквизитов, полностью характеризующих филиалы.

Реквизитный состав справочника «Склады»:

o  код склада;

o  код филиала;

o  название склада;

o  вместимость склада;

o  фактический адрес склада;

o  менеджер склада;

o  контактная информация склада.

Таким образом, справочник содержит семь реквизитов, полностью характеризующих склады.

Реквизитный состав справочника «Контракты»:

o  код контракта;

o  наименование клиента;

o  наименование договора;

o  адрес;

o  контактная информация;

o  скидка;

o  статус договора;

o  дата подписания договора;

o  дата начала действия договора.

Таким образом, справочник содержит девять реквизитов, полностью характеризующих контракты.

Данные справочников служат источником для формирования результативных таблиц с планами.

Входных таблиц девять: «Продажи», «Производство», «Сток», «Доставка», «План производства», «План продаж», «План доставок», «План складирования» и «Коэффициенты планирования». Изменения во всех таблицах, кроме таблицы «Коэффициенты планирования», вносятся функцией «Импорт данных» из файлов с отчётами.

Таким образом, информация, содержащаяся в справочниках, файлах и таблицах, является достаточной и не избыточной. Она позволяет формировать все необходимые результативные показатели.

2.2.4 Характеристика результатной информации

К результативной информации относятся таблицы с планами, файлы с отчётами-планами, документы.

Все результативные таблицы формируются в автоматизированном режиме сотрудниками отдела планирования.

Таблицы с планами содержат те же поля, что и в первичных таблицах, но с данными на будущий временной период. Таблицы служат источником для формирования файлов с соответствующими планами.

Файлы с планами-отчетами поступают в соответствующие подразделения филиалов и корпоративную ИС. Данная информация предназначена для организации деятельности на планируемый период в подразделениях. Специалисты отдела планирования получают документы с планами-отчётами непосредственно через ИС планирования, а филиалы – через сервер корпоративной БД и VPN-сервер. Планы-отчеты составлялись и ранее, но без автоматизированной обработки исходных показателей.

Статистические отчеты являются новой результативной информацией в отделе планирования. Они, также, формируются посредством автоматизированной обработки информации из входных таблиц, а также информации о временном периоде, задаваемой в экранных формах. Модули формирования файлов запускаются через экранные формы. Все отчеты распечатываются и сохраняются в финансовом отделе. Все отчеты формируются один раз в календарную неделю.

Отчет по видам продукции представляет собой диаграмму, отражающую количество проданной и произведенной продукции за выбранный временной период. Этот отчет формируется на основе таблиц «Продажи», «Производство» и «Сток».

Отчет по филиалам представляет собой комплексный отчет, состоящий из таблиц и диаграмм. Таблицы отражают эффективность деятельности филиала по следующим показателям:

o  производительность филиала;

o  продажи филиала;

o  количество перемещенных упаковок;

o  количество отработанных часов сотрудниками филиала;

o  количество упаковок по импорту и экспорту.

Производительность филиала – это количество упаковок продукции, «обрабатываемых» сотрудниками филиала за один рабочий час. Продажи филиала – это количество проданных упаковок за один календарный месяц. Количество перемещенных упаковок – это сумма количества упаковок, принятых складом с производства, количества упаковок, отправленных филиалом на склады, количества проданных упаковок, количество упаковок, отправленных на экспорт, количество упаковок, принятых как импорт, и количества упаковок, возвращенных из торговой сети за один календарный месяц. Количество отработанных часов сотрудниками склада берется за один календарный месяц. Количество упаковок по импорту и экспорту берется за один календарный месяц. Отчет по филиалам формируется на основе таблиц «Продажи» и «Доставка», а также на основе файлов «Табель учета рабочего времени» и «Комплексный отчет по складам».

Отчет по складам представляет собой диаграмму, отражающую количество поступившей продукции на склад, количество продукции, находящейся на складе и количество продукции, отправленной в торговую сеть. Отчет по складам формируется на основе таблиц «Производство», «Сток» и «Доставка».

На основании всех статистических отчетов, финансовые аналитики производят анализ АФХД за финансовый период.

Специалисты отдела планирования просматривают экранные формы с планами-отчетами и производят редакцию таблиц с планами при наличии ошибок.

2.2.5 Формализация расчётов показателей

Формализованное описание входных показателей приведено в таблице 2.9.

Таблица 2.9 Формализованное описание входных показателей

В таблице 2.10 представлено формализованное описание результативных показателей.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6