Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Таблица 1.3 Технические характеристики Hyperion RS230 G2

Таблица 1.4 Технические характеристики Fastor NS300 G3

В качестве рабочих станций используется Avelion DW310 G2.

Данная модель позволяет устанавливать до 8 дисков SAS или SATA с горячей заменой и до 32GB двухканальной памяти DDRII 667. Два слота PCI-E 16x, 2 PCI-E 1x, 2 PCI слота позволяют устанавливать практически любые платы расширения, два порта Gigabit Ethernet с поддержкой TOE для максимальной пропускной способности сети и минимальной загрузки центральных процессоров.

Характеристики данной модели приведены в таблице 1.5.

Таблица 1.5 Технические характеристики Avelion DW310 G2

В качестве сетевого оборудования используется маршрутизатор DI-808HV, DI-2006, DI-824VUP.

DI-808HV – это высокопроизводительный широкополосный маршрутизатор с функциями безопасной передачи данных, спроектированный специально для применения в связках центральный офис – отделение. Предлагая эффективное решения для подключения удаленных офисов во всем мире к центральному через Интернет, устройство составляет серьезную конкуренцию подключениям типа точка-точка по дорогим выделенным каналам. Маршрутизатор поддерживает IPSec для обеспечения безопасности соединений, связывая небольшие сети удаленных офисов в единую сеть или позволяя удаленно получать дополнительные сервисы вашим доверенным партнерам.

Серия маршрутизаторов доступа с фиксированными портами DI-2000 включает две модели: DI-2004 и DI-2006. Маршрутизаторы предназначены для использования в сетях небольших офисов для обеспечения доступа к корпоративной сети или сети Интернет, а также для обеспечения резервирования основного канала связи. Эти маршрутизаторы позволяют осуществлять подключение локальных сетей Ethernet к глобальным сетям по линиям ISDN, через асинхронные и синхронные последовательные порты с использованием различных технологий, включая Frame Relay, X.25, а также по выделенной линии. Устройства предоставляют расширенные возможности защиты от несанкционированного доступа, обеспечивают простоту настройки и обладают низкой стоимостью владения.

DI-824VUP+ -это беспроводной 802.11g VPN маршрутизатор, объединяющий функции широкополосного доступа в Интернет с надежной VPN защитой межсетевым экраном, встроенным принт-сервером и 4-х-портовым коммутатором для подключения принтера и рабочих станций. Разработанный для использования дома и в офисе, маршрутизатор обеспечивает высокую скорость передачи по беспроводной сети, безопасные VPN подключения, расширенную защиту межсетевым экраном и фильтрацию содержимого пакетов, основанную на политиках. Это устройство предоставляет экономичный способ установки безопасной и быстродействующей сети с каналом связи без узких мест к внешнему миру.

Телефонная связь на предприятии организована с использованием АТС Panasonic KX-TEM824RU.

Функциональные возможности данной модели включают в себя:

·  Аналоговая гибридная АТС

·  Начальная ёмкость системы: 6 внешних и 16 внутренних линий

·  Предельная ёмкость системы: 8 внешних и 24 внутренних линий

·  Поддержка русского языка на дисплее системного телефона и в SMDR

·  Функция DISA (прямой доступ к ресурсам системы)

·  Трёхуровневый автоматический оператор

·  Услуги речевой почты для всех внутренних абонентов (опция)

·  Программирование с компьютера (USB), по модему или с системного телефона

·  Распознавание и автоматическая переадресация факсимильных вызовов

·  Отображение номера вызывающего абонента (Caller ID) на дисплеях системных и обычных телефонов (опция)

·  Режимы работы: дневной/ночной/обеденный

·  Гибкое распределение и ограничение вызовов

·  Совместимость с любыми аналоговыми телефонными аппаратами, факсами, модемами

·  Возможность контролировать затраты на связь (детальный отчёт на компьютер/принтер)

·  Разъем для подключения резервного источника питания

·  Разъемы для подключения домофонов/дистанционного управления замком входной двери (опция)

·  Функция "конференц-связь" с участием до 5 абонентов

·  Маршрутизация SMS

Программная архитектура информационной системы ООО «СВ Логистика» наглядно представлена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 Программная архитектура ООО «СВ Логистика»

На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного обеспечения:

·  Операционная система Windows XP Pro SP3;

·  Пакет MS Office 2007;

·  Антивирус Касперский 6;

·  Mozilla Firefox;

·  Adobe Acrobat 6.0 Professional;

·  Punto Switcher;

·  Справочная система Консультант Плюс;

·  Skype;

·  FreshOffice CRM Professional.

С учетом специфики деятельности департаментов персональные компьютеры ООО «СВ Логистика» имеют следующие дополнительные программные обеспечения (персональные пакеты ПО для отделов):

·  Отдел бухгалтерии: 1С Бухгалтерия: Версии 7.7, системе 1С - Торговля – Склад; Банк-Клиент;

·  Отдел по работе с клиентами и партнерами: 1С Бухгалтерия: Версии 7.7;

·  IT – отдел: Radmin Viewer 3, PonyProg, Remote Administrator v2.2, Total Commander;

·  Web – отдел: Macromedia DreamWeaver, Macromedia Flesh, CorelDraw Graphics Suite X4, Adobe Photoshop CS3, Adobe Stock Photos CS3, FilleZilla FTP Client, Teleport Pro, Total Commander;

·  Отдел раскрутки и продвижения сайтов: Site-auditor, ICQ, Semonitor;

·  Отдел маркетинга и рекламы: ICQ, Adobe Photoshop CS3, Adobe Stock Photos CS3;

·  Отдел продаж/доставки: ICQ.

1.2  Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1  Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Существующие бизнес-процессы «СВ Логистики» вытекают из набора деловых связей, обозначенных в организационной структуре компании.

Учитывая специфику деятельности каждого подразделения, основные бизнес-процессы «СВ Логистики» будут выглядеть следующим образом:

·  Прием менеджером по работе с клиентами и партнерами (реже – директором отдела) заявки от клиентов и/или партнеров по телефону, или по общей корпоративной почте, уточнение запроса и выявление существенных нюансов (сроков исполнения, важные параметры, расчет и согласование стоимости услуг и т.д.);

·  Определение менеджером специалиста, ранее работавшим с клиентом/партнером по запрашиваемому виду услуг;

·  Формирование менеджером и пересылка в электронном виде заявки клиента/партнера с указанием условий технического задания начальнику соответствующего подразделения и идентифицированному специалисту – в случае осуществления ранее аналогичных работ, только начальнику соответствующего подразделения – в случае первичного обращения по услуге, с пометкой «первая услуга»;

·  В случае первичного обращения по услуге – определение начальником департамента специалиста, которому будет поручено выполнение заявки и направка заявки специалисту с указанием менеджера, направившего эту заявку, а также ответ менеджеру с указанием принятого решения по определению ответственного специалиста;

·  Отправка менеджеру специалистом подтверждения о получении заявки с указанием факта готовности ее исполнения (готов/не готов), с указанием объяснительных причин – в случае неготовности исполнения;

·  В случае неготовности исполнения специалистом заявки – отправка менеджером клиенту запроса о согласии на прохождение повторного цикла заявки с указанием объяснительных причин несостоятельности первого цикла и описанием предлагаемых условий прохождения повторного цикла;

·  В случае отказа клиента о прохождении повторного цикла заявки – закрытие заявки;

·  В случае согласия клиента на прохождение повторного цикла заявки – направление менеджером повторной заявки специалисту;

·  В случае готовности исполнения специалистом заявки или в случае согласия клиента на прохождение повторного цикла заявки – исполнение заявки специалистом по схеме утвержденного технического задания;

·  Мониторинг менеджером сроков исполнения заявки и существенных условий технического задания;

·  Мониторинг начальником соответствующего подразделения сроков, существенных условий и профессионального качества выполнения технического задания;

·  Отправка специалистом результата выполнения заявки начальнику соответствующего подразделения и менеджеру, от которого поступила заявка в отдел;

·  Пересылка менеджером, принявшим заявку и получившим результат ее выполнения, результата и/или отчета об окончании выполнения работ/оказанию услуг клиенту/партнеру;

·  В случае неудовлетворительного согласования результатов исполнения заявки, передача менеджером ответственности за устранение разногласий начальнику соответствующего подразделения с указанием претензий клиента и его контактов и уведомление менеджером директора по работе с клиентами и партнерами о факте конфликта интересов;

·  В случае получения начальником подразделения результатов неудовлетворительного согласования исполнения заявки, под контролем директора по работе с клиентами и партнерами начальником соответствующего подразделения предпринимаются все меры по выявлению и устранению причин расхождения результатов от технического задания в случае ошибки специалиста и недостаточном контроле со стороны начальника подразделения – за счет штрафных санкций соответствующего отдела, в случае необоснованных претензий клиента/партнера – за счет клиента/партнера;

·  В случае удовлетворительного согласования результатов исполнения заявки, выставление менеджером клиенту/партнеру счета на оплату;

·  Контроль менеджером факта оплаты клиентом выполненных работ/оказанных услуг;

·  Сбор и передача менеджером в бухгалтерию всех необходимых первичных документов от клиентов/партнеров;

·  Добавление менеджером информации об исполненной заявке в сводный отчет о заявках, подлежащий представлению директору по работе с клиентами и партнерами;

·  Закрытие заявки.

1.2.2  Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Во время и после проведения описанных бизнес-процессов компании ее управленческий состав столкнулся со следующими проблемами:

·  «Неидеальность» схемы принятия, обработки и передачи заявки, а также схемы согласования результатов ее исполнения, выраженная в тесной привязанности к работе «через менеджера», что увеличивает срок обработки заявок и количество потенциальных «человеческих ошибок»;

·  Трудность в проведении объективной оценки эффективности работы менеджеров по работе с клиентами и партнерами;

·  Отсутствие прямого контроля работы менеджеров по работе с клиентами и партнерами со стороны директора соответствующего подразделения. Снижение скорости обработки заявок от постоянных клиентов и партнеров на фоне общего роста запросов;

·  Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки менеджеров) при обработках заявок от постоянных клиентов и партнеров на фоне повышения загруженности и увеличения объемов работ;

·  Увеличение штрафных выплат вследствие задержки и/или некачественного исполнения заявки;

·  Сложность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок специалистами «от А до Я» (в разрезе каждого этапа выполнения);

·  Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников «торможения» исполнения заявок.

Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую работу ООО «СВ Логистика», выявляются во время проведения внутреннего контроля и анализа бизнес-процессов, берут свое начало при регистрации, обработке и мониторинге заявок от клиентов и партнеров.

1.2.3  Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Основным документом в рассматриваемой задачи является заявка клиента. Схема документооборота заявки приведена на рис. 1.4.

Рисунок 1.4 Схема документооборота в ООО «СВ Логистика»

Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.6.

Таблица 1.6 Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем клиента и выработке необходимых мероприятии) остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

·  Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

·  Неэффективное использование рабочего времени.

·  Слабый контроль работы сотрудника.

·  Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

·  Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае использования вычислительной техники данный процесс водится к просмотру заявки, оформленной на сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производится при задании необходимых параметров.. В таблице 1.7 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.7 Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО «СВ-Логистик». Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

·  централизованное хранение данных

·  исключение потери данных

·  структуризация данных

·  более оперативная обработка данных

·  выдача результатов в удобной форме на принтер и экран

·  легкое изменение данных

·  система авторизации

·  сокращение времени оформления документов

1.2.4  Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

В компании OOO «СВ Логистика» имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие как:

1.  Регламент информационной безопасности:

·  доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну;

·  доступ к использованию программного обеспечения, сконфигурированного персонального под ООО «СВ Логистика» (1С Бухгалтерия; CRM Fresh Office – Система управления клиентами и партнерами; файловое хранилище).

2.  Регламенты использования сети Internet, электронной почты ООО «СВ Логистика».

С целью более эффективного исполнения регламентов в

ООО «СВ Логистика» настроена служба Active Directory на Windows Server 2003. Она позволяет настраивать и контролировать информационную безопасность.

Active Directory имеет следующую структуру:

·  Доменные службы Active Directory — централизованные хранилища сведений о конфигурации, запросах на проверку подлинности, а также сведений о всех объектах, хранящихся в лесе. С помощью Active Directory можно эффективно управлять пользователями, компьютерами, группами, принтерами, приложениями и другими поддерживающими службы каталогов проектами из единого безопасного, централизованного места.

·  Аудит. Все изменения объектов Active Directory записываются, поэтому известно, что именно изменилось, какое значение имеет измененный атрибут сейчас и какое значение он имел ранее.

·  Точная настройка политики паролей. Политики паролей можно настроить для отдельных групп внутри домена. Правило, согласно которому для каждой учетной записи домена используется одна и та же политика паролей, больше не действует.

·  Повышение эффективности управления учетными записями пользователей, применяемыми в качестве удостоверений для служб. Поддержка паролей учетных записей служб (учетных записей пользователей, применяемых в качестве удостоверений для служб) — одна из тех задач, которые отнимают у ИТ-специалистов больше всего времени. Если пароль учетной записи службы изменяется, службам, которые используют соответствующее удостоверение, также необходимо указать новый пароль. Чтобы разрешить эту проблему, Windows Server 2008 R2 поддерживает новый компонент — управляемые учетные записи служб. который при изменении пароля учетной записи службы автоматически изменяет пароли для всех служб, использующих эту учетную запись.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6