Контрольная работа: Работа с текстовым редактором Word

2.36 Таблицы. Создание таблиц

Кнопка «Добавить таблицу » на стандартной панели инструментов (меню Таблица => Вставить (Добавить) => Таблица.

Таблицы бывают – Word и Excel.

На трафарете таблицы выбирается количество строк и столбцов. В окне создать таблицу ввести число строк и столбцов. Столбцы и строки можно изменять или мышкой или командой Высота и ширина ячейки.

Если в тексте выделен фрагмент, его можно преобразовать в таблицу. Разделители элементов – точка с запятой, конец абзаца, табулятор, другой.

Таблица => Преобразовать =>Текст в таблицу… – выбрать число строк и столбцов и тип переключателя: символ абзаца, табуляции, точка с запятой, другой.

Таблица => Преобразовать => Таблицу в текст … – преобразовать в текст.

2.37  Автоформатирование таблиц

В выделенных ячейках применяются любые шрифты, изменяется форматирование абзаца, назначаются рамки и линейки, задается цвет шрифта и фона.

Таблица => Автоформат таблицы – оформляет таблицу по выбранному образцу.

2.38  Редактирование таблиц

Редактирование таблиц можно производить:

1. Через контекстное меню: Добавить; удалить; разбить ячейки; изменять направление текста; вырезать, копировать и вставлять текст; объединять ячейки, выравнивать высоту строк, ширину столбцов.

Если выделена строка – вставляется/удаляется строка, а если столбец – то удаляется/вставляется столбец (используется меню таблица).

Можно использовать выравнивание для текста в ячейках – по центру, по верхнему краю, по нижнему краю – по вертикали, по центру, по правому краю, по нижнему краю, по ширине – по горизонтали. Кнопки стандартной панели инструментов или меню Формат => Абзац – для таблицы Word: Формат => Ячейки – для таблицы Excel.

2. Кнопка  Нарисовать таблицу панели инструментов Таблицы и границы. (Таблица => Нарисовать таблицу) – позволяет вручную нарисовать таблицу.  – стирает таблицу.

3. Поместить формулу: Таблица => Формула – помещает в ячейку результат действий на содержимом несколько Ячеек.

4. Таблица => Сортировка или  – производится сортировка данных по возрастанию или убыванию.

Операции с колонками и строками таблицы

Как и при работе с обычным текстом, перед применением какой-либо операции к группе строк, колонок или ячеек таблицы необходимо предварительно их выделить.

Word позволяет выполнять следующие операции с таблицами.

Объединение ячеек. Для объединения ячеек нужно выбрать группу ячеек и выполнить команду Объединить ячейки из меню Таблица.

Разделение ячеек. Для разделения ячеек как по горизонтали, так и по вертикали, используется команда меню Разбить ячейки из меню Таблица. После выполнения открывается диалоговое окно Разбиение ячеек, где в соответствующих полях нужно указать число колонок и строк, на которое будут разделены ячейки, и нажать кнопку ОК. Если разбиение выполняется для группы ячеек, и они должны быть объединены в одну перед разбиением, то нужно пометить опцию Объединить перед разбиением.

Добавление строк и столбцов. В таблицу допускается добавлять новые строки и столбцы. Чтобы добавить строку, нужно поместить курсор в таблицу или выделить одну из строк. После этого можно воспользоваться командой меню Таблица \ Добавить. Новую строку можно добавить как над текущей строкой, так и под ней. Для добавления столбца нужно предварительно выделить один из столбцов, а затем также выбрать команду меню Таблица \ Добавить. Новый столбец можно добавить слева или справа от текущего при помощи команд Столбцы слева и Столбцы справа.

Удаление ячеек. Удаление предварительно выбранных ячеек выполняется с помощью команды меню Таблица \ Удалить \ Ячейки. После выполнения команды откроется диалоговое окно Удаление ячеек. В нем доступны четыре операции:

• Со сдвигом влево. Происходит сдвиг ячеек влево. Выбранные ячейки удаляются; их замещают те, что были расположены справа;

• Удалить всю строку. Удаляется строка, которая содержала выделенные ячейки;

• Со сдвигом вверх. Происходит сдвиг ячеек вверх. Выбранные ячейки удаляются; их замещают те, что были расположены ниже;

• Удалить весь столбец. Удаляется столбец, содержащий выделенные ячейки.

Редактирование текста внутри таблицы выполняется с помощью тех же средств, что и текста вне ее.

Нумерация ячеек. Операция нумерации ячеек выполняется следующим образом. После выделения ячеек, которые нужно пронумеровать (всю таблицу можно выбрать с помощью команды Выделить таблицу), выберите пиктограмму нумерованного списка в панели инструментов.

При внесении в пронумерованную область таблицы изменений, таких, как вставка и удаление ячеек, строк или колонок, Word будет автоматически корректировать номера ячеек.

Разделение и объединение таблиц. При необходимости можно разделить таблицу по горизонтали на две или более таблицы. Для этого нужно поместить курсор ввода в любую ячейку той строки таблицы, перед которой требуется вставить разрыв, и выполнить команду Разбить таблицу из меню Таблица.

Для объединения двух таблиц необходимо удалить все абзацы между ними, после чего таблицы объединятся.

Форматирование таблиц

Форматирование текста внутри таблицы выполняется с помощью тех же средств, что и текста вне нее. Тонкие серые линии, которые разделяют ячейки таблиц при редактировании, не выводятся на печать. При желании эти линии можно не показывать на экране. Выводом линий управляет пункт Скрыть/Отображать Сетку из меню Таблица.

Управление шириной и высотой ячеек. Изменять ширину колонок и высоту строк можно несколькими способами.

Ширину колонки или высоту строки удобно изменять непосредственно в таблице с помощью мыши. Находясь на линии, разделяющей колонки или строки, указатель мыши приобретает характерный для таблицы вид. Линию-разделитель нужно буксировать в требуемом направлении, меняя таким образом ширину или высоту ячеек.

Также с помощью мыши можно производить изменение ширины на линейке форматирования. На вертикальной и горизонтальной линейке форматирования имеются специальные элементы для управления шириной колонок и высотой строк в таблицах. Изменение того или иного параметра достигается путем буксировки соответствующего элемента линейки форматирования.

Наконец, ширину и высоту ячеек можно установить с помощью диалогового окна Свойства таблицы, которое вызывается командой из меню Таблица.

Окно включает четыре страницы опций, две из которых служат для настройки параметров строк (страница Строка) и колонок (страница Столбец).

Высота строки устанавливается в поле Высота. Поле Режим содержит один из двух вариантов: Минимум разрешает увеличение ячейки до такого размера, чтобы в нее уместился весь введенный текст, а Точно задает фиксированный размер, и содержимое ячейки, которое не уместилось в заданный размер, не будет выведено на экран. Переход между строками выполняется с помощью кнопок Предыдущая строка и Следующая строка. Чтобы задать одинаковые параметры сразу для нескольких строк, перед активизацией окна нужно выделить эти строки.

Следует различать выравнивание текста внутри ячеек и выравнивание строк таблицы относительно полей страницы.

Параметры колонок таблицы устанавливаются с помощью страницы Столбец. Как и при форматировании строк, если необходимо отформатировать сразу несколько колонок, нужно их предварительно выбрать. Кнопки Предыдущий столбец и Следующий столбец служат для перехода к предыдущей и следующей колонке соответственно.

Ширина колонки (или нескольких колонок) указывается в поле Ширина столбца.

Автоматически установить размер нескольких столбцов или строк можно при помощи группы команд в меню Таблица \ Автоподбор.

Направление текста. Текст внутри ячеек таблицы может располагаться не только горизонтально, но и вертикально. Это достигается командой Направление текста из меню Формат. В открывающемся диалоговом окне можно выбрать желаемое направление текста. Для изменения направления текста можно использовать и кнопку в панели инструментов Таблицы и границы. Заголовки колонок таблицы. При работе с таблицами часто приходится сталкиваться с тем, что таблица не умещается на одной странице. Восприятие документа улучшается, если заголовки длинных таблиц повторяются при каждом переходе таблицы на новую страницу.

Для управления автоматическим повторением заголовка служит команда Заголовки в меню Таблица. Перед тем как выполнить эту команду, нужно выбрать ту строку или несколько строк таблицы, которые будут использованы в качестве заголовков.

Преобразование таблицы в текст. Word допускает преобразование таблицы в текст. Для этого необходимо выделить таблицу, а затем выбрать пункт меню Таблица \ Преобразовать \ Преобразовать в текст. После этого действия Word запросит, какие символы следует использовать в качестве разделителей ячеек: маркеры абзацев, символы табуляции, запятые или другие.

При выборе символов табуляции или запятых каждая строка таблицы преобразуется в одну строку текста. Выбор в качестве разделителя маркера абзаца преобразует каждую ячейку исходной таблицы, по меньшей мере, в один абзац.

Если ячейки содержат более одного абзаца, то маркеры абзацев сохраняются при преобразовании, и из некоторых ячеек получится более чем один новый абзац.

{ = Формула [Закладка ] [\# Числовой формат ] }

Вычисление значения математической формулы. Для вставки поля = (Формула) в таблицу или основной текст документа можно использовать команду Формула (меню Таблица) или нажать клавиши CTRL+F9.

При наличии электронной таблицы (например Microsoft Excel) проще внедрить (Внедрение. Способ вставки данных, созданных в одном приложении, таких как диаграмма или формулы, в другое приложение. При внедрении объекта его данные становятся частью документа. Все изменения, вносимые в объект, отражаются в документе.) в документ весь лист или его часть, чем использовать поле = (Формула) в таблице.

Команды. Формула

Выражение (Выражение. Сочетание математических и логических операторов, констант, функций, имен полей, элементов управления и свойств, в результате обработки которого может получаться только одно значение. Выражение может выполнять вычисления, манипулировать знаками или проверять данные.), содержащее допустимое сочетание чисел, закладок (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем. ), содержащих числа, полей, значением которых являются числа, операторов (Оператор. Знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.) и функций. Выражение может ссылаться на содержимое ячеек таблицы и значения, возвращаемые функциями.

Операторы

В поле = (Формула) допустимы любые сочетания значений и следующих математических операторов и операторов сравнения.

Функции

Поле = (Формула) может использовать значения, возвращенные следующими функциями. Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов (Аргумент. Значение, предоставляющее сведения для действия, события, метода, свойства, функции или процедуры.), разделенных точками с запятыми (;) или запятыми (,), в зависимости от того, какие параметры выбраны в диалоговом окне Язык и стандарты. Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок. Ссылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов следующих функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

ABS(x)       Возвращает абсолютное значение числа или формулы (без знака).

AND(x;y)   Возвращает значение 1, если оба логических выражения x и y истинны, или 0 (ноль), если хотя бы одно из них ложно.

AVERAGE( )     Возвращает среднее значение из списка значений.

COUNT( )  Возвращает количество элементов в списке.

DEFINED(x)      Возвращает значение 1, если выражение x допустимо, или 0 (ноль), если выражение не может быть вычислено.

FALSE       Возвращает значение 0 (ноль).

INT(x)        Возвращает целую часть числа или значения формулы x.

MIN( )        Возвращает целую часть числа или значения формулы x.

MAX( )       Возвращает наибольшее значение в списке.

MOD(x;y)  Возвращает остаток от деления x на y.

NOT(x)      Возвращает значение 0 (ложь), если логическое выражение x истинно или 1 (истина), если оно ложно.

OR(x;y)      Возвращает значение 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений x и y истинно, или 0 (ложь), если оба ложны.

PRODUCT( )      Возвращает произведение значений, включенных в список. Например, функция { = PRODUCT (1,3,7,9) } возвращает значение 189.

ROUND(x;y)      Возвращает значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y). x может быть числом или значением формулы.

SIGN(x)     Указывает знак числа: возвращает значение 1 (если x > 0) или -1 (в противном случае).

SUM( )       Возвращает сумму значений или формул, включенных в список.

TRUE        Возвращает значение 1.

Ссылки на таблицу

При выполнении вычислений в таблице ссылки на ячейки (Ячейка. Поле для ввода данных, образованное пересечением строки и столбца на листе или в таблице.) таблицы (Таблица. Один или несколько рядов ячеек, обычно используемых для представления чисел и других элементов в форме, упрощающей их просмотр и анализ. Элементы таблицы располагаются в строках и столбцах.) имеют вид A1, A2, B1, B2 и так далее, где буква указывает на столбец, а номер представляет строку. В Microsoft Word ссылки на ячейки, в отличие от ссылок Microsoft Excel, всегда являются абсолютными ссылками (Абсолютный адрес ячейки. Часть формулы, являющаяся адресом ячейки, и ссылающаяся на данную ячейку независимо от местоположения ячейки с формулой. Абсолютный адрес ячейки имеет формат $A$1.) и отображаются без значков доллара. Например ссылка на ячейку A1 в Microsoft Word идентична ссылке $A$1 в Microsoft Excel.

Ссылки на отдельные ячейки

Чтобы ссылаться на ячейки в формулах, используйте запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки и двоеточие для разделения первой и последней ячеек, определяющих диапазон (как показано в следующих примерах).

Чтобы усреднить значения ячеек

=average(b:b) или =average(b1:b3)

=average(a1:b2)

=average(a1:c2) или =average(1:1;2:2)

=average(a1;a3;c2)

Ссылка на весь столбец или всю строку

Для ссылки на целую строку или столбец в формуле воспользуйтесь одним из следующих способов.

·  Для ссылки на первую строку таблицы укажите диапазон, представленный только буквой или номером, например 1:1. Такое обозначение диапазона позволяет автоматически включить в формулу все ячейки данной строки, если впоследствии возникнет необходимость добавить другие ячейки.

·  Для ссылки на столбец, состоящий из ячеек трех строк, укажите диапазон, включающий нужные ячейки, например a1:a3. Такое обозначение диапазона позволяет включить в формулу только указанные ячейки. Если впоследствии будут добавлены другие ячейки, то для включения их в вычисления данную формулу придется изменить.

Ссылки на ячейки, расположенные в другой таблице

Чтобы ссылаться на ячейки в другой таблице или ссылаться на ячейку из внешней таблицы, пометьте нужную таблицу с помощью закладки (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем. ). Например, поле { =average(Таблица2 b:b) } усредняет значения в столбце B, помеченном закладкой «Таблица2».

Закладка

Имя закладки (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем. ), которой помечено одно или несколько значений.

\# Числовой формат

Указывает способ отображения числового значения. Данный ключ называется ключом «символов», поскольку для отображения формата значения поля (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.) используются символы.

Например, ключ \# $#,##0.00 в поле { = SUM(ABOVE) \# $#,##0.00 } возвращает результат в виде «4 455,70 р». Если значением поля не является число, то ключ не оказывает воздействия на значение поля.

Примечание. Необязательно заключать в кавычки простые числовые форматы, которые не содержат ни пробелов, ни текста, например: { ПродажиЗаМарт \# ##0,00 }. Более сложные числовые форматы, содержащие текст или пробелы, необходимо заключать в кавычки полностью, как показано ниже. При вставке поля с помощью команды Поле (меню Вставка) или команды Формула (меню Таблица) кавычки добавляются к числовому формату автоматически.

Ниже описаны элементы числовых форматов.

Обозначения

0 (нуль)     Возвращает цифру (в любом случае). Если полученное значение не содержит цифру в этой позиции, возвращается 0 (нуль). Например, { = 4 + 5 \# 00,00 } возвращает «09,00».

#   Возвращает цифру (при наличии). Если полученное значение не содержит цифру в этой позиции, возвращается пробел. Например, { = 9 + 6 \# ### } возвращает « 15».

X  Если «x» находится слева от десятичного разделителя, цифры, расположенные слева от него, отбрасываются, а если справа — то значение округляется до указанного знака. Например: { = 111053 + 111439 \# x## } возвращает «492». { = 1/8 \# 0,00x } возвращает «0,125». { = 3/4 \# ,x } возвращает «,8».

. или ,        десятичный разделитель) Задает положение десятичного разделителя. Например, { = SUM(ABOVE) \# ###,00 } возвращает «495,47».

Примечание. Десятичный разделитель можно установить в настройках языка и стандартов в диалоговом окне Панель управления.

Пробел      разделитель групп разрядов) Разделяет число на группы по три цифры в каждой. Например, { = NetProfit \# "# ### ###" } возвращает «2 456 800».

Примечание. Разделитель групп разрядов можно установить в настройках языка и стандартов в диалоговом окне Панель управления.

- (минус)    Добавляет минус к отрицательным или пробел ко всем остальным значениям. Например, { = 10 - 90 \# -## } возвращает «-80».

+ (плюс)    Добавляет плюс к положительным, минус к отрицательным или пробел к нулевым значениям. Например, { = 100 - 90 \# +## } возвращает «+10», а { = 90 - 100 \# +## } — «-10».

%, $, * и т. д.Включает в значение указанный знак. Например, { = Доход \# "##%" } возвращает «33%».

«положительное; отрицательное» Определяет различные форматы для положительных и отрицательных значений. Например, если значение закладки (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем. ) «Продажи95» положительно, то поле { Продажи95 \# "$#,##0.00;-$#,##0.00" } возвращает значение в обычном формате, например «1 245,65», а если отрицательно, то к значению добавляются полужирное начертание и знак минус, например «-345,56».

«положительное; отрицательное; ноль»

Определяет различные форматы чисел для положительных, отрицательных и нулевых значений. Например, в зависимости от значения закладки «Продажи95», поле { Продажи95 \# "# ##0,00;(# ##0,00);0" } возвращает положительное, отрицательное или нулевое значение, в указанном ниже формате: «1 245,65», «( 345,56)» или «0».

'текст'         Добавляет к значению указанный текст. Текст должен быть заключен в апострофы. Например, { = { Цена } *8,1% \# "##0,00 'является оптовой ценой' " } возвращает «347,44 является оптовой ценой».

`номер`      Добавляет к значению номер предыдущего элемента, пронумерованного с помощью команды Название (меню Вставка, подменю Ссылка) или поля SEQ. Идентификатор элемента (например «Таблица» или «Рисунок») должен быть заключен в обратные апострофы. Порядковый номер отображается арабскими цифрами. Например, { = SUM(A1:D4) \# "##0.00 'является общей суммой таблицы' `таблица`" } возвращает «456,34 является общей суммой таблицы 2».

Примеры. Пример 1

В следующем поле указанное число вычитается из значения, помеченного закладкой (Закладка. Отметка или место в тексте, которому присвоено определенное имя, что позволяет быстро переходить к нему в дальнейшем. ) «Прибыль». Ключ числового формата (Ключ числового формата (\#). Задает способ отображения числовых значений поля. Для указания способа отображения значений поля используются символы.) добавляет к результату знак денежной единицы.

{ = Прибыль-29897,62 \# "# ##0,00 р." }

Пример 2

Следующее поле = (Формула) вычисляет полное число страниц в документе, нумерация страниц которого начинается с 47; результат отображается в виде «Стр. 51 из 92».

Стр. { PAGE } из { = (47 - 1) + { NUMPAGES } }

Пример 3

В следующих примерах используется содержимое ячеек таблиц. По умолчанию используется содержимое ячеек таблицы, содержащих поле = (Формула). Для ссылки на другие таблицы следует использовать закладки (см. ниже).

{ = SUM(ABOVE) } (вставленное в ячейку таблицы)        Сумма чисел в ячейке, расположенной над этим полем, и всех расположенных над ней ячейках до начала столбца или первой пустой или содержащей недопустимое значение ячейки.

{ = (Таблица3 C3) }  Содержимое ячейки, находящейся на пересечении третьей строки и третьего столбца таблицы, помеченной закладкой «Таблица3».

{ = MIN(Таблица3 A1:D3) }         Наименьшее из значений, расположенных в первых четырех ячейках первых трех строк таблицы, помеченной закладкой «Таблица3».

3.39  Выделение элементов таблицы

Мышь: 1. Выделить ячейку – щелчок в левой ее части, рядом с линией сетки, где курсор превращается в стрелочку.

2. Выделить строку – щелчок левее ее.

3. Если протащить мышь в любую сторону, можно выделить несколько ячеек, строк, столбцов для их совместного оформления.

4. Выделить столбец – щелчок на верхней кромке таблицы.

5. Выделить всю таблицу – двойной щелчок при нажатой Alt левее таблицы или .

Команды: выделить строку, выделить столбец, выделить таблицу.

Клавиатура: выделяется как обычный текст, держа Shift.

Перемещение по таблице:

Tab – переход в следующую ячейку; в правом нижнем углу таблицы – вставка строки

Alt + Home – переход к первой ячейке в строке

Alt + End– переход к последней ячейке в строке

Alt + PgUp– переход к первой ячейке в колонке

Alt + PgDn– переход к последней ячейке в колонке

á / â– переход строка предыдущая / следующая

2.40 Форматирование. Понятие о стилях и шаблонах

Форматирование – это оформление документа в том виде, в котором он будет представлен после печати.

Шаблон – общая форма документа. Шаблон содержит стили и текстовые заготовки, используемые в документах определенного типа. Шаблон хранит текст, параметры форматирования символов, абзацев и страниц, стандартные стили, макросы, элементы автотекста, клавиатурные команды, команды меню и команды кнопок управления.

Стиль – это совокупность всех параметров оформления определяющих вид символа или абзаца. Стили представляют собой именованный набор параметров форматирования символов и абзацев.

Наименьший форматируемый элемент – символ, затем – абзац, страница, раздел.

При форматировании используются понятия – стиль и шаблон.

Word содержит встроенные стили, их можно изменить или создать свои.

1. Стили символов –  – параметры форматирования символов.

2. Стили абзацев –  – параметры для всего абзаца.

3. Стили таблиц –  – параметры форматирования таблиц.

Стили расположены в списке Стиль  на панели форматирования.

Формат => Стили и форматирование… в окне Стиль можно создавать новые и изменять старые стили с помощью кнопок – Создать, Изменить, Удалить.

Стили хранятся в самом документе, их можно хранить в отдельном файле — в шаблоне.

При запуске нового документа можно воспользоваться параметрами, встроенными по умолчанию.

В шаблоне хранится текст, параметры форматирования, стандартные стили Word, макросы, элементы автотекста, клавиатурные команды, команды меню и команды кнопок панелей управления.

Шаблон Normal.dot устанавливается по умолчанию и хранится в папке Program Files\Microsoft Office\Шаблоны

Файлы шаблонов имеют расширения .wiz и .dot и запускаются с помощью мастера шаблонов

Файл => Создать, открывается шаблон, в окне Создание документа выбрать шаблон.

Файл => Открыть – редактируются шаблоны, в окне Открытия документа выбрать файл шаблона и нажать ОК.

После редактирования шаблона ему надо присвоить новое имя и сохранить.

Формат => Шаблоны и надстройки… кнопка Организатор – копирования стилей, элементов списка автотекста, панелей инструментов или макросов в шаблон.

-   в диалоговом окне Шаблоны и надстройки нажать кнопку Организатор, а затем в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку с элементами, которые требуется скопировать. Для вызова диалогового окна Организатор можно также воспользоваться командой Стиль меню Формат;

-   для копирования элементов из другого шаблона иди документа (или в другой шаблон или документ) необходимо нажать кнопку Закрыть файл, чтобы закрыть шаблон Normal.dot или текущий документ, вместе с присоединенными к нему шаблонами. Затем, нажав кнопку Открыть файл, следует открыть нужный файл или шаблон;

-   выбрать элементы, которые требуется скопировать в одном из списков, а затем нажать кнопку Копировать;

-   чтобы выделить диапазон элементов, нужно выделить первый и последний элементы этого диапазона, удерживая нажатой клавишу Shift. Чтобы выделить несколько несмежных элементов, следует щелкнуть их по очереди, удерживая нажатой клавишу Ctrl,

2.41  Применение стилей

Шаблоны и стили – средства быстрого оформления документа. Стили, хранимые в шаблоне, доступны всегда при использовании данного шаблона.

Способы применения стиля:

1. выбрать из раскрывающего списка Стиль панели инструментов форматирования;

2. присвоенной стилю клавиатурной комбинацией.

Стиль легко изменить, для этого, в начале, надо переформатировать какой-либо абзац так, как он должен выглядеть, затем выбрать строчку с названием стиля в списке Стиль, формат которого надо изменить.

Если щелкнуть в окне документа, появится диалоговое окно «Переопределить стиль». Переключатель «Переопределить» установить в положение «данный стиль», используя выделенный фрагмент как образец.

Если надо стиль из списка, переключатель установить в положение «формат выделенного фрагмента, использовать данный стиль».

Формат => Стили и форматирование… в окне Стиль выбрать Очистить формат – отменить стиль.

Кнопка «формат по образцу» стандартной панели инструментов – копировать формат одного фрагмента для применения другого.

Ctrl + пробел — отменяет символьное форматирование.

Ctrl + Shift + N — возвращает стиль Обычный абзацного форматирования.

2.42 Изменение стиля

Формат => Стили и форматирование…, в окне Стиль в списке Стили выбираем стиль, в секции Описание описываем атрибуты стиля (абзацные, символьные).

Кнопка Изменить, в окне Изменение стиля (или в раскрывающемся списке стиля), кнопка Формат – выводится список элементов, подлежащих форматированию: шрифт, абзац, табуляция, граница, язык, заливка, рамка, нумерация.

При выборе любого из этих элементов открывается диалоговое окно, в котором выбирают параметры форматирования. В окне Стиль – кнопка Применить – вводятся изменения. В окне Стиль флажок Внести в шаблон – изменения коснутся и других документов.

2.43 Создание нового стиля. Замена стиля

Формат => Стили и форматирование… Окно Стиль кнопка Создать, откроется окно Создание стиля такое же как и изменения стиля).

Кнопка Формат – изменяет форматирование, выбирается элемент (шрифт, абзац, табуляция, обрамление, язык), откроется диалоговое окно установления параметров форматирования объектов, нажимая ОК возвращаемся в окна Создание стиля и Стиль.

Кнопка применить (или щелчок по имени стиля) – вводит параметры в действия.

Отменить – отменяет все установки.

Флажок внести в шаблон – распространяет параметры на другие документы.

Замена стиля

В окне Стиль кнопка Удалить (или в раскрывающемся списке стиля), всплывает панель, позволяющая выполнить удаление стилей. Стандартные стили (обычный, заголовки), с помощью этой панели удалить нельзя.

Окно Формат => Стили и форматирование… служит для оперативной замены стилей, или поле стиль в панели форматирования.

Изменение форматирования приводит к изменению стиля. Изменение отображается в поле стиль панели форматирования.

Чтобы изменить стиль объекта, надо выделить (или установить курсор на слове или абзаце) объект и выбрать необходимый стиль.

2.44  Макрокоманды

Макрокоманды – это команды, которые используются для записи и воспроизведения некоторой полезной последовательности действий.

Это дело кропотливое. Сервис => Макрос – откроется окно с полем имя, доступом и описанием команд, кнопками записать, отмена, выполнить, создать, удалить, организатор, справка.

Для записи надо ввести имя и нажать Записать, в открывшемся окне в поле назначить макрокоманду выбрать как она будет задаваться: кнопкой панели инструментов, из меню или горячей клавишей, если просто нажать ОК, то кнопка Клавиша – задает горячую клавишу, в окне Настройки задаем кнопку и закрываем окно.

Начинается запись, возникает панель с кнопками – Пауза и Стоп, курсор примет вид аудиокассеты, со стрелочкой.

Выполняем команды и после окончания выполнения команд нажимаем Enter. Стоп нажимается после окончания записи макроса.

Макрос приписывается к текущему шаблону и хранится в его файле.

Изменить макрос можно в окне изменить – надо выключить операции и нажать ОК. в программах есть макросы, запускающиеся автоматически, поэтому макросы надо проверять на вирусы.

Сервис => Параметры вкладка Общие – поставить галочку Защита от вирусов в макросах.

2.45  Структура документа

Структурирование документа – это составление плана организации документа.

Структура предполагает наличие в документе заголовков и основного текста.

Заголовок – абзац, которому присвоен определенный стиль. Есть 8 стилей заголовков. Номер и название заголовка определяет его уровень в документе.

Основной текст – любой текст в документе, которому не присвоен стиль заголовка.

Подтекст – все заголовки и основной текст, находящиеся под конкретным заголовком.

Структурированный текст отображается в режиме просмотра документа.

2.46  Изменение уровней заголовков

Вид => Структура переход в режим структуры документа.

Можно просматривать одни заголовки, убрав текст.

Можно перетаскивать заголовки вверх и вниз, вместе с заголовком перетаскивается и весь текст. 2-ой щелчок по плюсу слева от заголовка позволяет свернуть, развернуть текст.

Можно повысить уровень заголовка – кнопки с толстыми стрелками. Перевести в основной текст – стрелка с двойным носиком.

Формат => Список – автоматическая нумерация заголовков, откроется окно Список с вкладками Многоуровневый или Нумерованный. Нумеровать надо при свернутой структуре, если будут видны и абзацы, то и они также будут пронумерованы. Для структурирования выделяют абзацы целиком.

2.47  Создание оглавления, сноски.

1.      Оглавление можно создать автоматически на основании и заголовков в структуре документа.

Вставка => Ссылка => Оглавление и указатели, в окне Оглавление и указатели вкладка оглавление – вставить оглавление в место, указанное курсором.

Если в структуре документа используются стандартные заголовки, то оглавление создается на основе структуры с помощью стилей заголовков.

Из списка Вид вкладки Оглавление выбирается формат, который демонстрируется в окне Образец.

Флажок Показать номера страниц – указывает номера страниц напротив заголовков.

Поле Уровни – указывает максимальное число уровней заголовков, включаемых в оглавление.

2.      Вставка => Ссылка => Сноска в окне Сноски задается вид сноски.

Кнопка Параметры – формат числа и способ нумерации. В конце нажать ОК.

Если в обычном режиме – откроется окно сноски, если в структуре – окажется внизу страницы в указанном месте.

Просмотреть сноску – Вставка => Ссылка => Сноска, 2-ой щелчок по метке. Можно удалять, переставить, вырезать и вставить на новое место.

2.48  Просмотр и печать документов

1.      Просмотр.

Файл => Предварительный просмотр.

1. печать – печать документа                      2. увеличение – увеличение до 100%

3. одна страница – одна страница на экране   4. несколько страниц (1-6) – на экране

5. масштаб – масштаб просмотра               6. линейка – показать линейку

7. подгонка страниц – уплотнение текста   8. во весь экран

9. закрыть – выход из просмотра               10. контекстная справка

В режиме просмотра появится панель инструментов просмотра. Изображение можно увеличить – кнопка увеличить панели инструментов. Поле масштаб – изменять масштаб отображения.

Можно просмотреть текущую страницу или несколько страниц одновременно. Кнопка Линейка – выводить горизонтальную линейку для каждой просматриваемой страницы, что позволяет изменять поля документа.

Кнопка Подгонка – уплотнить текст, уменьшив количество страниц в документе на одну, что позволяет предотвратить попадание небольшого фрагмента на последнюю страницу документа.

Кнопка Во весь экран – оставить в окне только рабочую область, линейку и панель инструментов.

2.      Печать.

Файл => Печать, в окне Печать выполнить предварительные установки для печати.

Секция страницы – выбрать страницу или группу страниц.

Режим Печать выделенного фрагмента – будет печататься этот фрагмент.

Переключатель Все – печать всего документа.

Список Вывести на печать – все страницы, только четные или нечетные.

Кнопка Параметры – выводится вкладка печать.

Кнопка Свойства – выводится вкладка Подача бумаги, Качество печати.

Печать в файл – создание файла печати, для того чтобы распечатывать документ на другом принтере. Имя вводится в диалоговом окне печать в файл, которое открывается щелчком на кнопке ОК в окне Печать.

Количество копий и порядок выхода, имя принтера, режим печати.

2.49  Настройка и параметры

Сервис => Настройка откроется окно со вкладками Панели инструментов, Команды, Параметры для настройки панели инструментов.

2.50  Печать конвертов и почтовых наклеек

1.      Сервис => Письма и рассылки => Конверты и наклейки вкладка Конверты, установить размер конверта, место расположения адреса и применяемый шрифт, способ печати.

Кнопка Добавить, добавить страницу – конверт в документ.

2.      Вкладка Наклейки – печать наклейки или страницы наклеек. Наклейки с обратным адресом – установить флажок Обратный адрес. Кнопка Параметры – выбор формата наклеек, кнопка Настройка – показывает размер и разметку.

Контрольные вопросы

Тема: «Структура окна Word»

1. Описать структуру окна Word.

2. Панель инструментов (кол-во).

3. Строка меню.

4. Строка состояния.

5. Как отобразить панели инструментов.

6. Что отображается в строке состояния.

7. Как настроить панель инструментов.

8. Что находится в рабочей области окна при включенном документе.

9. Линейка, как ее включить.

10. Виды отображения документа.

11. Запуск Word.

12. Настройка Word.

13. Что находится слева от левой границы

14. Зачем … в меню

Тема: «Работа с документами»

1. Работа с документами.

2. Работа в окнах документов.

3. Разделить окно.

4. Выход из Word.

5. Как сохранить файл.

6. Параметры сохранения.

7. Загрузка файла с диска.

8. Новый документ.

Клавиши:

Вход в меню (F10, Alt)

Вызов контекстного меню (Shift + F10)

Режим разметки (Alt + Ctrl + P)

Режим структуры (Alt + Ctrl + O)

Обычный режим (Alt + Ctrl + W)

Предварительный просмотр (Alt + Ctrl + I)

Показать/спрятать непечатаемые символы (Ctrl + Shift + *)

Сохранить файл (Shift + F12)

«сохранить как» (F12)

Создать документ (Ctrl + W)

Открыть документ (Ctrl + F12, Ctrl + O)

Печать документа (Ctrl + Shift + F12, Ctrl + O)

Закрыть документ (Ctrl + W, Ctrl + F)

Разделить окно (Alt + Ctrl + S)

Сохранить документ (Ctrl + S)

Завершить работу Word (Alt + F4)

Развернуть окно Word (Alt + F10)

Развернуть окно документа (Ctrl + F10)

Восстановить окно Word (Alt + F5)

Восстановить окно документа (Ctrl + F5)

Переход в следующее окно (Ctrl + F6)

Переход в предыдущее окно (Ctrl + Shift + F6)

Переход в другое окно (F6)

10. Набор текста.

11. Клавиатурные комбинации, используемые при наборе.

Перемещение курсора:

1. начало строки Home

2. конец строки End

3. начало документа Ctrl + Home

4. конец документа Ctrl + End

5. на экран вверх PgUp

6. на экран вниз PgDown

7. на страницу назад Ctrl + PgUp

8. на страницу вперед Ctrl + PgDn

9. на слово вперед Ctrl + ←

10. на слово назад Ctrl + →

11. на абзац вперед Ctrl + ↓

12. на абзац назад Ctrl + ↑

13. копировать фрагмент в буфер Ctrl + C

14. вырезать в буфер Ctrl + X

15. вставка из буфера Ctrl + V

16. принудительный конец строки Ctrl + Enter

17. разрыв колонки Ctrl + Shift + Enter

18. вставка неразрывного пробела Ctrl + Shift + пробел

19. вставка дефиса <->

20. неразрывный дефис Ctrl + Shift + <->

21. тире Ctrl + Shift + <серый минус>