Электронные таблицы Excel 2003

Граница. Форматирование ячеек предполагает выбор обрамляющих рамок, так как при печати таблиц на бумаге рамки являются совершенно необходимым атрибутом их внешнего вида. При отсутствии рамок их роль будут выполнять линии сетки таблицы, а это далеко не всегда упрощает восприятие. Вкладка Граница позволяет задавать любые границы, для которых может быть задан любой цвет или тип линий.

Установка линий для ячейки (или диапазона ячеек) выполняется следующим образом. Вначале необходимо выбрать требуемый тип и цвет линии (раздел Линия, опции тип линии и цвет). Затем следует воспользоваться одной из кнопок раздела Все (опции нет, внешние или внутренние), чтобы задать как внешние, так и внутренние границы. Кроме того, можно также установить только определенное сочетание линий, например верхнюю и левую (раздел Отдельные). Следует отметить, что в обоих случаях в макете ячейки, имеющемся в данной вкладке, сразу отображаются все вносимые изменения.

Кроме того, в Excel функцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет кнопка Границы , расположенная на панели Форматирование. При нажатии левой кнопки мыши на стрелке, расположенной на этой кнопке, выводится палитра стилей рамок, которые можно использовать для обрамления ячеек.

Когда выбран стиль рамок, его изображение появляется на левой части кнопки и становится активным. После нажатия кнопки изображенный на ней стиль рамки применяется для выделенной в данный момент области; Самый первый вариант рамки в списке стилей убирает все обрамления в выделенной области.

Вид. С помощью параметров данной вкладки можно устанавливать цвет заливки для выбранной ячейки, а также тип узора, который при этом будет использоваться.

Защита, Опции этой вкладки позволяют задать режим защиты ячейки от изменений, а также выбрать режим, при котором в строке формул не отображается формула, введенная в форматируемую ячейку.

Наряду с описанными вкладками, на панели Стандартная имеется кнопка Объединить и поместить в центре , которая центрирует текст самой левой ячейки в горизонтальном направлении в пределах всех выделенных ячеек, находящихся справа.

Изменение шрифта, используемого по умолчанию.

По умолчанию используется гарнитура «Arial» кегль 10. для изменения надо:

1.  В меню Сервис выбрать «Параметры».

2.  Выбрать вкладку «Общие».

3.  В списке «Стандартный шрифт» выбрать необходимую гарнитуру.

4.  В списке «Размер» выбрать кегль.

5.  Нажать «ОК» для ввода формата.

Выравнивание содержимого ячеек.

По умолчанию – числа выравниваются по правому краю, текст – по левому.

1. Выбрать ячейки.

2. Щелкнуть по необходимой кнопке выравнивания на панели инструментов форматирования.

С помощью кнопок изменения отступа можно установить расстояние между данными и границами ячейки.

Выравнивание в меню:

Формат => Ячейки – вкладка «Выравнивание»: горизонтальное и вертикальное выравнивание, установка переносов слов (флажок «Переносить по словам»), ориентация.

Объединить и поместить в центре.

1. Выбрать диапазон ячеек.

2. Несколько ячеек будут слиты щелчком на кнопке  - «Объединить», заголовок расположится по центру.

10.6. Специальные форматы.

При вводе автоматически применяется формат «Общий». Кнопками выбирается: денежный, процентный или формат с разделителями, кнопка Увеличить или Уменьшить разрядность.

Формат => Ячейки – вкладка «Число» в списке «Числовые форматы» надо выбрать необходимую категорию. В правой части вкладки отобразятся опции, доступные для указанного типа. Установить необходимую опцию и нажать «ОК».

Ширина столбцов и строк.

Если число не помещается в ячейке то оно может представляться в экспоненциальном виде, а если нельзя применить этот вид – в ячейке выводятся «решетки» - «# # # #» (количество решеток = количеству символов, которые могут быть выведены в данном столбце).

Изменить ширину столбца можно перетаскивая границу столбца или выделив столбец выполнить Формат => Столбец => Ширина и указать нужный размер, дважды щелкнуть по правой границе столбца или Формат => Столбец => Автоподбор ширины. Аналогично для высоты строки.

Автоформат.

Формат => Автоформат – установка более целесообразного формата. Можно установить собственные изменения формата: нажать кнопку «Параметр», где выбирают опции в блоке «Изменить».

Как привлечь внимание к важным данным.

Обрамление ячеек можно сделать линиями и специальными узорами, или с помощью панели инструментов.

1.  выбрать диапазон;

2.  щелкнуть на кнопке «Границы»;

3.  выбрать нужный образец.

Через меню:

Формат => Ячейки – вкладка «Границы», выбрать необходимое; для рамки другим цветом – выбрать цвет. В области Отдельные указать, к каким сторонам ячейки добавить указанные линии.

Заливки цветом:

Формат => Ячейки – во вкладке «Вид» выбрать цвет. Для добавления узора – щелкнуть на списке Узор и выбрать необходимую опцию. Образец – показывать результат.

Формат => Лист => Подложка – установка фона: в окне выбрать файл формата графики, графика этого файла и будет использоваться как фоновый узор.

Ускоренное форматирование.

Для быстрого форматирования формата необходимо:

1.  выделить ячейки;

2.  щелкнуть на кнопке «Копировать формат» (курсор станет в виде кисти для рисования);

3.  выделить ячейки, к которым надо применить копирующий формат.

Стили

Пока данных в таблице немного, проблемы с их обработкой, как правило, не возникают. Однако при увеличении объема информации у пользователя наверняка возникнет необходимость в упорядочении форматов данных, ибо если этого не сделать, то даже простая задача изменения формата может вызвать серьезные проблемы.

В понятие стиля входят следующие элементы: формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль к выделенной области ячеек, а также к любому рабочему листу рабочей книги.

Для создания стиля используется команда Формат => Стиль. Выполнение этой команды открывает диалоговое окно Стиль.

В поле ввода Имя стиля отображается имя стиля, который Применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно просмотреть существующие стили.

Нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога Формат ячеек, 1 котором можно выбрать стили для применения к ячейкам. После Определения стиля в окне диалога Формат ячеек нужно нажать кнопку Добавить для добавления выбранного стиля. Кнопка Удалить выполняет удаление стиля, выделенного в поле Имя стиля.

Для применения стиля к выделенным ячейкам таблицы необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить на рабочем листе книги нужную область.

2. Выбрать команду Формат => Стиль, после чего на экране Появится диалоговое окно Стиль.

3. Выбрать из раскрывающегося списка Имя стиля требуемый стиль и нажать клавишу Enter или кнопку ОК. После этого в выделенных ячейках будет установлен указанный стиль.

Ряды данных.

В Excel разработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг, причем данные не обязательно должны быть Числовыми.

Чтобы создать ряд данных, необходимо выполнить следующие действия:

1. Ввести в ячейку первый член ряда.

2. Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к черному квадрату в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент указатель мыши преобразуется с белого крестика на черный), после чего нажать левую кнопку мыши.

3. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо выделить нужную часть строки или столбца. В этом случае после завершения действия выделенная область будет заполнена данными.

Ряд данных может быть построен и другим способом, если будет указан шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и, установив указатель мыши на черный квадрат в правом нижнем углу выделенной области, продолжить выделение до нужной области. При этом способе две первые ячейки, значения которых были заданы вручную, определяют шаг ряда данных.

Для построения произвольных рядов данных необходимо выбрать команду Правка => Заполнить => Прогрессия. После ее выполнения появится диалоговое окно Прогрессия, в котором можно установить параметры ряда данных.

Для завершения процесса задания ряда данных необходимо нажать кнопку ОК.

В Excel можно увеличивать или уменьшать значения на постоянную величину, а также умножать значения на постоянный множитель. Для этого в окне диалога Прогрессия имеется переключатель типов.

В режиме автозаполнения могут быть продолжены различные типы данных. Возможность автозаполнения логически продолжает некоторые заданные последовательности, например Кв.3, Кв.4, Кв.5. Можно использовать автозаполнение непосредственно на рабочем листе с помощью курсора или с помощью окна диалога Прогрессия.

Если флажок Автоматическое определение шага установлен, то значение шага вычисляется на основании значения в верхней или левой ячейке выделения, в частности, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда).

Оформление страниц.

Чтобы увидеть, как будет выглядеть лист при выводе на печать, надо выполнить команду меню Файл => Предварительный просмотр.

Установка полей.

По умолчанию поля: верхнее, нижнее – 2.5 см.; левое, правое – 2 см., которые можно изменить в режиме предварительного просмотра или с помощью диалогового окна.

Предварительный просмотр – перетаскивать линии полей документа, устанавливая отступы от краев бумаги (установки отобразятся на экране).

1.  Файл => Предварительный просмотр или щелчок на соответствующей кнопке – активизация режима.

2.  Кнопка Поля – отступы от краев страницы обозначаются штриховыми линиями.

3.  Щелкнуть на границе рабочего листа и перетащить.

4.  Кнопка «Закрыть» - возврат в обычный режим.

Точные значения:

1.  Файл => Параметры страницы вкладка «Поля».

2.  Щелкнуть на необходимом счетчике.

3.  Нажать ОК.

Настройка страницы.

Чтобы разместить красиво и правильно на листе таблицу можно изменять ориентацию таблицы; масштабировать или автоматически расположить всю информацию на нужном количестве страниц. Доступ к возможностям Excel осуществляется в меню Файл => Параметры страницы.

1.  Файл => Параметры страницы вкладка Страница.

2.  Выбрать ориентацию: книжная или альбомная.

3.  Если надо увеличить или уменьшить масштаб отображения данных на бумаге: щелкнуть на счетчике и ввести масштаб в % переключатель «разместить не более чем на:» и задать количество страниц.

4.  Ввести «размер бумаги».

5.  Задать качество печати.

6.  Указать нумерацию.

7.  Нажать ОК.

Вкладка «Колонтитулы» можно ввести колонтитулы на страницу Excel поддерживает ряд предопределенных колонтитулов; можно выбрать другой или на их основе создать свой собственный страничный заголовок.

Настройка параметров печати рабочего листа.

Можно задать колонтитулы, выделять линии сетки, примечания, заголовки и т. д. Можно вводить сквозные заголовки строк и столбцов на каждом листе.

1.  Файл => Параметры страницы вкладка Лист.

2.  Если надо вывести на печать не весь лист, а диапазон – укажите диапазон.

3.  Для печати одинаковых заголовков на каждой страницы ввести в полях «сквозные строки» и «сквозные столбцы:».

4.  Установить необходимые опции: сетка (печать сетки) черно-белая (черно-белый вариант), черновая (быстрая печать с невысоким качеством) и заголовки строк и столбцов (вывод цифр строк и букв столбцов). В выпадающем списке «примечание» указывается, нужно ли выводить примечания, и в каком виде.

5.  Указать последовательность вывода страниц: «вниз, затем вправо» или «вправо, затем вниз», поставив флажок.

6.  Нажать ОК.

Разделение листов на страницы.

Способы:

1.  Установить флажок «Авторазбивка на страницы» во вкладке Вид окна Параметры (Сервис => Параметры) – разделитель страниц появится на экране при печати или предварительном просмотре листов.

2.  Вставка => Разрыв страницы – установив курсор в ячейку, с которой будет начинаться новая страница:

В колонке А – для горизонтального распределителя,

В строке 1 – для вертикального разделителя.

Вставка => Убрать разрыв страницы, предварительно выделив диапазон в рамках которого убираются разделители.

Предварительный просмотр.

Файл => Предварительный просмотр или кнопка «Просмотр» в диалоговых окнах «Печать» или «Параметры страницы».

Перед тем как распечатать готовый документ на бумаге, можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим предварительного просмотра. В данном режиме документ выводится постранично, а не сплошным текстом. Расположение на странице данных, подписей, диаграмм и т. д. максимально соответствует тому, как будет выглядеть документ в напечатанном виде.

Перейти в режим предварительного просмотра можно либо с помощью команды Предварительный просмотр из меню Файл, либо нажав кнопку  в Стандартной панели инструментов.

В режиме просмотра верхняя часть окна содержит ряд кнопок управления данным режимом.

- Далее - переход к следующей странице;

- Назад - возврат к предыдущей странице;

- Масштаб - переключение масштаба (крупный/мелкий);

- Печать - окончание просмотра с отображением диалогового окна Печать;

- Страница - вывод диалога Параметры страницы;

- Поля - включение/выключение режима визуального редактирования полей на макете страницы;

- Разметка страницы - включение режима разметки страницы (для возврата в обычный режим следует выполнить команду Вид => Обычный);

- Закрыть - окончание режима предварительного просмотра;

§ Справка - отображение справочной информации по данной теме.

Печать листов.

Файл => Печать или кнопка «Печать» панели «Стандартная» или окон «Параметры страницы»и «Предварительный просмотр».

Поля:

1. «Имя» - выбор типа принтера,

2. «Вывести на печать» - выбор опций:

1.  «Выделенный диапазон» - печать выделенных диапазонов;

2.  «Выделенные листы» - печать активных или выделенных листов;

3.  «Всю книгу» - все листы книги;

3. «Печатать» - указать диапазон страниц,

4. «Число копий» - копии страниц,

5. «Печать в файл» - сохранение печати в виде файла, этот файл можно печатать вне среды Excel.

<Ctrl> - выделить группу листов.

11.7. Использование шаблонов рабочих листов.

Можно использовать готовые бланки таблиц и заполнить своими данными.

Пустые листы – «шаблоны»; с ними легко создать отсчеты, счета, заказы и платежные формы. Для создания листа на основе шаблона:

1.  Файл => Создать.

2.  Вкладка «Решения»; отобразится список доступных шаблонов для их просмотра – щелкнуть по пиктограмме.

3.  Выбрать шаблон и нажать «ОК». внеся свои данные можно создать рабочий лист и на его основе свой собственный шаблон.

Типы данных.

В основном используются два типа данных:

1. Величины – задают некоторое фиксированное вводимое значение: дату, число, время, имя, цену товара и т. д.

Данные такого типа составляют неизменяемую часть рабочего листа. При вводе используемой буквы или цифры.

2. Формулы – введенные величины, используются для вычисления значений формул. При изменении величины готовые значения формул пересчитываются автоматически.

Формат => Ячейки (Ctrl+1) вкладка «Число» - просмотр всех форматов чисел: Общий, Все форматы, Финансовый, Денежный, Процентный, Экспоненциальный в виде основания и показателя степени (1,03Е+05-1,03*105), числовой формат, формат простыми дробями (33); дата, время, текстовый; 7-значный почтовый индекс (1234567), индекс + 4 знака (1234567+1234), номер телефона (123-4567).

Можно создать свой формат, он появится в разряде «Все форматы». Надо в строке Код (Тип) записать:

0-на месте цифр (напр.: 000 000,00)

#- там, где в числе нет цифры, соответствующей разряд останется пустым.

«название»- наименование, появится после числа

Дата – время:

Г – год, Д – число, ММ – месяц числом, МММ – буквами сокращенно, ММММ – полностью, ч – часы, м – минуты, с – секунды.

- формат по образцу: 1 ряд щелкнуть – 1 ячейка, 2 раза – несколько ячеек.

4.  Ввод текста.

1.  Выделить ячейку.

2.  Ввести текст в строке формул появится крестик и галочка – метка. <Esc> или крестик – прекращение ввода без внесения изменений.

3.  <Enter> завершает ввод или галочка. Осуществится переход на ячейку. Можно использовать клавиши управления курсором.

Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Длинные данные не помещаются в ячейку, то они выходят за пределы ячейки, подпись урезается, если соседняя (справа) ячейка заполнена, а содержимое ячейки не изменяется Можно:

1.  Формат => Ячейки, вкладка «Выравнивание» поставить флажок «Переносить по словам» или Формат => Столбец => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».

2.  Увеличить ширину столбца - Формат => Столбец => Ширина или Формат => Столбец> Автоподбор ширины.

3.  Увеличить высоту строки. Формат => Строка => Высота или Формат => Строка => «Автоподбор высоты».

Если текст не помещается в ячейке, то ячейка заполняется «#».

5.  Ввод чисел

(числа: целые, действительные, с экспонентом, дроби).

1.  выделить ячейку.

2.  ввести число: «-» или в скобки – ввод отрицательных чисел. В строке формул появится крестик и галочка – метка.

3.  < Enter > - завершение ввода (или щелчок по галочке).

Осуществится переход к следующей ячейке. Можно использовать ←, →, ↓ ,↑.

Числа выравниваются по правому краю (по умолчанию). Не помещается в ячейке числа отображенные в экспоненциальной форме.

Ввод даты и времени.

Дату:

1.  Выбрать ячейку.

2.  Ввести дату (разделитель – точка или дефис: 09.05.02. Янв. – 2002.) (Формат 1/7/2000 или 01/07/2000 отображается 01/07/00).

3.  Нажать <Enter>.

Время:

1.  Выбрать ячейку.

2.  Ввести время с использованием одного из следующих форматов: 15:30; 3:30 РМ (РМ – пополудни, РМ – латинские) 15:30:00; 3:30:00 РМ.

3.  Нажать <Enter>.

Можно определить количество дней между датами – обычным вычитанием.

Дата определяется исходя из количества дней, прошедших с 1 января 1900 года. Время кодируется: время суток, выраженное в часах, делится на 24 часа – получается время, благодаря этому время можно +, -, (математические операции).

Правка окно Параметры список «Переход к другой ячейке после ввода информации» - направление курсора при нажатии <Enter>.

Ускоренный ввод.

Ускоренный ввод:

1.  автоматический ввод,

2.  автоматическое заполнение,

3.  копирование однотипных или повторяющихся данных, а затем вставка в нужное место.

Excel запоминает все, что было введено, и предугадывает желание пользователя. Можно не набирать одно и тоже несколько раз, достаточно ввести несколько первых символов и нажать <Enter>.

Автозаполнение: при включении флажка «Автозаполнение значений ячеек» вкладки «Правка» окна «Параметры».

1.  последовательности чисел: занести первые два члена, выделить ячейки и протянуть за квадратик.

2.  последовательности дат: ввести первую из них (на 1 сутки); 2 даты и протянуть.

3.  одинаковый текст: скопировать фрагмент, а затем вставить.

4.  увеличить число в тексте – протягиванием автоматически.

5.  если ячейка содержит формулу, то в результате автозаполнения копия будет содержать все ячейки выбранного диапазона. Относительные ссылки настраиваются соответствующим образом, а абсолютные останутся неизмененными (см. Ссылки на ячейки).

Автозаполнение маркером:

1.  заполнить 1-ю ячейку

2.  заполнить 2-ю ячейку (1 и 2 – задают шаблон)

3.  выделить эти две ячейки

4.  навести мышь на маркер – маленький черный квадрат в правом нижнем углу 2-ой ячейки (указатель станет «+»)

5.  перетащить маркер, выделяя необходимый диапазон

6.  отпустить кнопку мыши

Работа с рабочими листами.

Данные можно редактировать (и формулы), можно модифицировать.

Редактирование данных.

Для внесения изменений надо:

1. Выбрать ячейку.

2. Дважды щелкнуть по ячейке или нажать F2, предварительно выделив ячейку, или щелкнуть в строке формул. Появится курсор, станут активными кнопки строки формул.

(Del –удаление символа справа, Backspace – слева от курсора).

Для редактирования формул – щелкнуть по знаку «=» в строке формул – на экране отобразится палитра формул.

3. Внести изменения. Для перемещения исполнительной клавиши управления курсором или мышь.

4. <Enter> или галочка – метка в строке формул – завершение редактирования.

<Esc> - отмена редактирования.

Правка => Отменить – восстановление данных ячейки (или )

Для Удаления данных надо:

1. Выбрать ячейки или их диапазоны.

2. Нажать <Delete> или Правка => Очистить – появится подменю с пунктами: Все – форматы, значения, примечания.

Форматы – только форматы.

Содержимое – только значения.

Примечание – примечания.

Перестройка рабочего листа.

Для переделки рабочего листа исполняются команды: Вырезать, Вставить, Копировать.

а) Перемещение данных

Переместить данные можно так:

1. Выбрать ячейку или диапазон ячеек, которые надо переместить.

2. Правка => Вырезать (или соответствующая кнопка панели инструментов). Данные выделяются с помощью бегущей рамки.

3. В верхнем левом углу той области, в которой надо переместить данные, выбрать ячейку. Новые данные вставятся поверх старых.

4. нажать <Enter> или Правка => Вставить (кнопка панели). На новое место переместится выделенная область.

Можно переместить мышью: установить курсор на границе диапазона (курсор станет в виде стрелки) и при нажатой кнопке отбуксировать диапазон, если буксировать на другой лист – нажать <Alt> и щелкнуть по ярлыку листа.

б) Копирование данных.

Можно копировать содержимое одной ячейки в другую, заполнить данными ячейки целый диапазон, дублировать содержимое целых диапазонов.

Для перемещения и копирования данных исполняются комбинации клавиш:

Ctrl + X - вырезать (фрагмент удаляется)

Ctrl + C - копирование

Ctrl + V – вставить

Надо: 1. Выбрать ячейки или диапазон.

2. Правка => Копировать (или кнопка панели инструментов). Данные выделяются бегущей пунктирной рамкой.

3. Для диапазона – выбрать ячейку в левом верхнем углу. Если содержимым одной ячейки заполняется целый диапазон – надо выделить диапазон.

4. <Enter> или Правка => Вставить (или кнопка панели) скопируется диапазон.

Что можно делать с целым листом.

Рабочая область состоит по умолчанию из трех рабочих листов. Иногда хватает одного листа, а для сложных книг требуется множество листов.

Список Масштаб панели инструментов «Стандартная» - изменение масштаба изображения листа от 25% до 200%. Элемент «По выделению» - позволяет выводить на экран только выделенный диапазон ячеек.

а) Добавление листов:

1. Выбрать рабочий лист. Новый лист будет вставлен перед активным листом.

2. Вставка => Лист.

б) Названия листов можно изменять (по умолчанию Лист 1, Лист 2 …):

1. Дважды щелкнуть по ярлыку листа (название подсветится).

2. Ввести новое имя.

3. Нажать <Enter>.

или Формат => Лист => Переименовать или щелкнуть правой кнопкой и выбрать «Переименовать» - откроется окно «Переименование листа», в поле «Имя листа» вводится новое имя.

в) Удаление ненужных листов – уничтожаются и данные:

1. Выбрать лист.

2. Правка => Удалить лист.

3. Удалить данные щелчком на кнопке ОК.

Для упорядочения листов – щелкнуть на ярлыке нужного листа и перетащить его в другое место.

Для отображения недостающих названий листов надо воспользоваться кнопками прокрутки листов, расположенных в левой нижней части рабочей книги.

Отобразится на экране ярлычок следующего листа ярлычок последнего листа

г) Разделение окна – на 2 или 4 части позволяет рассматривать разные части одного и того же листа.

Окно => разделить – разделение окна по месту расположения активной ячейки. Каждая часть имеет полосы прокрутки.

Окно => Снять разделение (или дважды щелкнуть по разделителю окна) – снимается разделение.

д) Закрепление заголовков строк и колонок. При прокрутке листов заголовки исчезают с экрана. Для закрепления областей надо поместить курсор под строку или справа от столбца, которые надо закрепить и выполнить команду Окно => Закрепить область. Вставится темная рамка для пометки закрепленной области. Область остается неподвижной при перемещении.

Окно => Снять закрепление областей – отмена закрепления.

е) Защита книг и листов – для защиты книг и листов от изменений.

Сервис => Защита => Защитить лист

Сервис =>Защита => Защитить книгу  откроется окно защиты

Защитить Лист (Книгу), где надо выбрать , что будет защищаться (содержимое ячеек, графические объекты), можно задать пароль; можно установить защиту структуры книги (количество листов, их имена), окна книги (размеры, перемещение).

Сервис => Защита => Снять защиту листа (книги), если задавался пароль – надо ввести этот пароль.

ж) Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов:

Вставка => Ячейки

Вначале выделить строку (столбец) щелчком мыши по заголовку, перед которым будет выполняться вставка, а затем вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить ячейки или используются команды меню Вставка => Строки и Вставка => Столбцы

Для удаления выделить объект, а затем выполнить команду Правка => Удалить… или команда контекстного меню Удалить… (откроется окно аналогичное Добавлению ячеек).

Имена ячеек и диапазонов.

Имя – это идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку или диапазон ячеек, значение или формулу.

При обращении к диапазонам можно идентифицировать их с помощью ссылок (напр. А1:А10). Можно присвоить диапазону специальный заголовок, который проще использовать в формуле, позволяет определить, какие данные хранятся в этой группе ячеек.

Для создания имени:

1. Выбрать ячейку или диапазон.

2. Вставка => Имя => Присвоить. В поле Формула окна «Присвоение имени » будет приведен адрес выделенного диапазона.

3. Ввести имя – окно должно начинаться с символа подчеркивания или буквы. Используются прописные и строчные буквы, длина не более 255 символов; имя не должно быть как ссылка на ячейку, нельзя использовать пробелы.

4. <ОК> для присвоения имени. При выборе диапазона его имя отобразится в поле имени строки формул.

Для использования имени в формуле нужное название просто вставляется в соответствующем месте выражения.

Вставка => Имя => Вставить – для самоконтроля правильности вводимого имени. В окне выбрать нужное имя и нажать <ОК>.

Для перехода к ячейке имеющей имя надо:

1. Щелкнуть на направленной вниз стрелке выпадающего списка «Имя» строки формул.

2. В списке щелкнуть на имени того диапазона, к которому надо перейти.

Вставка => Имя => Присвоить, в списке имен выбрать имя и нажать Удалить – удаление имени.

Вставка =>Имя => Применить, выбрать имя – присвоение имен в ссылках на ячейки в действующих формулах выделенного диапазона (если была ссылка на ячейку и для нее создается имя).

Примечание.

Примечание – произвольный текст, который разъясняет назначение ячейки. Его можно добавить в любую ячейку:

1. Выбрать ячейку.

2. Вставка => Примечание. На экране появится заключенное в рамку окно примечание с именем ячейки.

3. Ввести текст примечания.

4. Завершив ввод, щелкнуть в любом месте листа. В верхнем правом углу ячейки появится красный маленький треугольник. Наведя указатель мыши на треугольник можно ознакомиться с текстом примечания – появится рамка с текстом.

Примечание можно удалить и отредактировать:

1. Выбрать ячейку.

2. Вставка => Изменить примечание. На экране появится рамка с примечанием.

3. Завершив редактирование, щелкнуть в любом месте листа.

<Del>, щелкнув на границе рамки – удаление примечания.

В 95 Excel:

Вставка => Примечание, в окне «Примечание» заполнить поле «Текстовое примечание» (всплывает под ячейкой). Если выключить флажок «Индикатор примечаний» во вкладке «Вид» окна Сервис => Параметры, то примечание не будет появляться.

Поиск и замена данных.

После ввода информации может возникнуть необходимость отыскать или внести изменения в ранее введенный текст. С этой целью используются команды Правка => Найти и Правка => Заменить, во многом схожие, в частности, данные команды имеют идентичные диалоговые окна, в которых задаются их параметры.

Действие команды Правка => Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Данная команда просматривает также выделенную группу листов, исключая модули макросов.

Результатом работы команды Найти по поиску указанных символов является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдается соответствующее сообщение.

Выбор команды Правка => Заменить предоставляет в распоряжение пользователя еще одно поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов.

Поиск можно осуществлять в формулах, значениях или примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целикам, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов. Также можно указать области поиска или режимы просмотра и указать формат искомых данных.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Для возврата к позиции предыдущего вхождения следует нажать клавишу Shift и, одновременно с этим, выбрать кнопку Найти далее.

Необходимо соблюдать осторожность при использовании команд Заменить и Заменить все. Перед использованием команды Заменить все можно порекомендовать создание резервной копии таблицы, с которой предстоит работать.

Формулы и функции.

Формула – это последовательность символов, начинающихся со знака «=» (константы, ссылки, имена, функции или операторы).

Формулы – позволяют обрабатывать числа, даты, текст.

Функции – формулы, встроенные в Excel.

Аргумент функции – это значения используемые для вычисления функции.

Результат – это значения, возвращаемые функциями в качестве ответа.

Вложенные функции – это функции, которые являются аргументами другой функции.

Синтаксис функции – это последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле символы.

Аргументы записываются в круглых скобках сразу после названия функции (без пробела) и отделяются друг от друга – «;».

Математические выражения.

Для выполнения вычислений создаются специальные формулы, при записи которых используются математические выражения.

Напр.: =2+2 – сумма двух 2.

В Excel применяются в выражениях не конкретные величины, а ссылки на содержимое ячеек. Если изменяется содержимое ячеек, то автоматически изменяется и результат.

Напр.: = а1 +А2 – сумма содержимого ячеек А1 и А2.

Кодирование математических операций.

Запись формул: сначала идет знак равенства «=», затем указываются имена ячеек и операторы.

Можно использовать константы – заданные неизменяемые величины.

«=» - определяет, что в ячейке содержится формула, а не текст; ссылки – задают значения, операторы – что надо сделать с данными.

Операторы в формулах:

Сложные формулы.

При создании формул можно кодировать выполнение нескольких математических действий, используя множество имен ячеек и операторов.

Пример: уменьшить число 5%

А1 – число; = А1 - а1 * 5%

Надо быть уверенным, что формула составлена верно. Конечный результат зависит от порядка выполнения математических действий. Чтобы не запутаться в сложных формулах, используются круглые скобки, заключающие те части выражений, которые необходимо выполнить в первую очередь.

Порядок выполнения формул: сначала в круглых скобках, затем арифметические операции, за ними операции отношения.

Ссылки на ячейки.

Если формула состоит из нескольких операндов и в ней не расставлены круглые скобки, то действия выполняются в порядке: - %; ^; + и /; + и –

Относительная адресация – при указании имени ячейки задается ее местонахождение – вкл. Имя колонки и номер строки.

Напр.: =А1+А2 – сложить содержимое ячеек А1 и А2. относительная ссылка позволяет копировать и перемещать ячейки, автоматически настраивая содержащиеся в них имена в соответствии с новым месторасположением.

Относительная адресация облегчает копирование и перемещение формул. Изменяются ссылки на ячейки в формулах.

В некоторых случаях необходимо сослаться на конкретную ячейку, имя которой не будут изменяться при копировании и перемещении, целесообразно применять смешанную или абсолютную адресацию (смешанная - настраивается только номер строки или имя столбца, абсолютная – не изменяется вообще).

$ - ставится перед той частью имени ячейки, которая предполагается сделать абсолютной ($А1; А$1).

Можно нажать <F4> для автоматизации процесса настройки адреса, циклически перебирая все возможные варианты.

$А$1 – всегда на ячейку А1

$А1 – всегда на столбец А, строка настраивается автоматически

А$1 – всегда на строку 1, столбец автонастраивается

Можно указать диапазон ячеек – задается адрес верхней левой ячейки, а через двоеточие – адрес нижний правой ячейки.

Лист 1! А1 – ссылка на ячейку А1 листа 1 (если ячейка находится на другом листе – ставится «!»).

Ввод формул.

Для занесения формулы в ячейку вводятся ее части: знак равенства (=) имена ячеек и операнды, строго соблюдая при этом требуемую очередность.

1.  Выбрать ячейку для ввода данных.

2.  Нажать знак «=».

3.  Для включения в формулу имени надо щелкнуть мышью на соответствующей ячейке. Указанная ячейка выделится пунктирной рамкой, ее имя появится в ячейке, содержащей формулу, и отобразятся в строке формул. Имя ячейки можно ввести с клавиатуры.

4.  Ввести необходимый оператор. Активной снова станет ячейка, содержащая формулу.

5.  Указывается следующая ячейка, которую надо включить в формулу.

Страницы: 1, 2, 3, 4