Анализ производственной и организационной структуры ИП "Трансгрупп"

1. Корректность информации, что обеспечит её однозначное восприятие.

2. Полезность информации, то есть она должна содействовать достижению поставленных целей.

3. Оперативность, которая должна отражать актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений.

4. Точность информации, то есть она не должна содержать искажений с тем, чтобы не было рисков на основе неточной информации принять неправильное решение.

5. Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты.

6. Устойчивость информации - её способность реагировать на изменения данных без нарушения необходимой точности.

7. Достаточность информации - содержит минимальный объём сведений для принятия целесообразных решений.

Внемашинное информационное обеспечение включает в себя внемашинную базу и средства ее ведения. Внемашинная информационная база состоит из документов нормативно-справочной документации и другой условно-постоянной информации (справочники по продукции, каталоги производителей, поставщиков, сборник нормативных документов по приемке товаров по качеству и количеству, по хранению товара, по реализации товара, отчеты о работе склада).

Внемашинные информационные базы формируются на основе различных средств массовой информации, нормативных справочников, информации от партнеров. Организация и ведение этих баз осуществляется посредством системы классификации и кодирования товаров, посредством унифицированных форм системы документации.

Внутримашинное информационное обеспечение включает внутримашинную информационную базу и средства организации ее введения. Внутримашинная информационная база включает в себя нормативно-справочные данные, которые создаются при первоначальной загрузке и периодически пополняются (сведения о конкурентной продукции, о поставщиках, покупателях, о технике проведения нововведений и хранении продукции, обобщенные отчеты деятельности, затраты по введению новой аппаратуры, расширению штата сотрудников, ремонту; сравнительный анализ за несколько лет, предложения по улучшению состояния предприятия, учет доходов персонала, расходов на транспортировку товара и т.д.).

В ИП «Трансгрупп» используется система централизованной обработки информации. В таких системах чаще всего используются пакетный и интерактивный режимы.

Экономические задачи, решаемые в пакетном режиме, характеризуются следующими свойствами:

1) алгоритм решения задачи формализован, процесс её решения не требует вмешательства человека:

2) имеется большой объём входных и выходных данных, значительная часть которых хранится на магнитных носителях;

3) расчёт выполняется для большинства записей входных файлов;

4) большое время решения задачи обусловлено большими объёмами данных;

5) регламентность, то есть задачи решаются с заданной периодичностью.

При интерактивном режиме пользователь имеет непосредственный доступ к одной ЭВМ или к вычислительному комплексу, работающему как одна ЭВМ под управлением одной операционной системы. В этом случае достаточно просто организовать работу пользователей с общей базой, упрощается контроль целостности данных, их хранение и восстановление.

Организация труда – это упорядоченная система взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом в едином производственном процессе.

На предприятии проводиться работа по следующим элементам организации труда:

1. Разделение и кооперация труда.

Разделение труда на данном предприятии одновременно производиться в трех формах: функциональное – разделение труда, предусматривающее обособление различных видов трудовой деятельности и выполнение конкретных работ соответствующими группами работников; профессиональное разделение труда зависимости от профессиональной специализации работающих; квалификационное разделение труда обусловлено различной сложности работ, требующей определенного уровня знаний и опыта работников. Для каждой профессии устанавливается состав работ различной степени сложности, которые группируются согласно присвоенным тарифным разрядам или квалификационным категориям.

Кооперация труда на предприятии существует как объединение работников в ходе совместного выполнения единого процесса либо группы взаимосвязанных процессов труда.

2. Организация рабочего места.

Организацию рабочих мест на данном предприятии можно признать удовлетворительной. Практически все технические, организационные, экономические и эргономические требования соблюдены. Хотя необходимо отметить недостаток некоторой технологической и организационной оснастки, а также иногда инструмента, из-за чего некоторые операции приходится выполнять вручную, но в данном случае сказывается недостаток материальных средств.

3. Условия труда на рабочих местах.

Условия труда на данном предприятии характеризуются как нормальные. Все санитарно-гигиенические и психофизиологические нормы соблюдены. В соответствии с законодательством на предприятии производится периодическая аттестация рабочих мест и производится доплата за вредные условия труда.

4. Стимулирование труда.

На предприятии введена система премирования работников за основные результаты хозяйственной деятельности.

6. Индивидуальная часть. Текучесть кадров и факторы ее снижения на ИП «Трансгрупп»

Текучесть кадров - один из показателей, связанных с увольнением и влияющих на жизнеспособность и успех организации. Даже если количественно этот фактор соответствует планам руководства, то уход из организации каждого конкретного работника может оказаться если не фатальным, то, по крайней мере, опасным.

Излишняя текучесть персонала, по данным западных психологических исследований, отрицательно сказывается на моральном состоянии оставшихся работников, на их трудовой мотивации и преданности организации. С уходом сотрудников разваливаются сложившиеся связи в трудовом коллективе, и текучесть может приобрести лавинообразный характер. В последние годы на белорусских предприятиях часто наблюдаются случаи ухода отделами”, когда сложившиеся рабочие коллективы, в силу одинаковой мотивации и сложившихся контактов, предпочитают переходить в другую организацию целиком.

Прежде чем проводить анализ текучести кадров в ИП «Трансгрупп», проведем анализ трудовых ресурсов.

Данные о возрастном и образовательном уровне работников ИП «Трансгрупп» приведены на рис. 6.1 - 6.6.

Рис. 6.1 Образовательный уровень работников ИП «Трансгрупп» по состоянию на 01.01.2005 г.

Рис. 6.2 Возрастной уровень работников ИП «Трансгрупп» по состоянию на 01.01.2005 г.

Рис. 6.3 Образовательный уровень работников ИП «Трансгрупп» по состоянию на 01.01.2006 г.

Рис. 6.4 Возрастной уровень работников ИП «Трансгрупп» по состоянию на 01.01.2006 г.

Таким образом, по сравнению с 2004 г. в 2005 г. в ИП «Трансгрупп» уменьшилось количество работников с высшим образованием, увеличилось количество работников со средним специальным, профессионально-техническим и общим средним образованием. По сравнению с 2004 г. в 2005 г. в ИП «Трансгрупп» увеличилась численность работников в возрасте от 25 до 29 лет и сократилась численность работников в возрасте от 18 до 24 лет.

Рис. 6.5 Образовательный уровень работников ИП «Трансгрупп» по состоянию на 01.01.2007г.

Рис. 6.6 Возрастной уровень работников ИП «Трансгрупп» по состоянию на 01.01.2007г.

Таким образом, по сравнению с 2005 г. в 2006 г. в ИП «Трансгрупп» сократилось количество работников с высшим и профессионально-техническим образованием, увеличилось количество работников со средним специальным и общим средним образованием.

В ИП «Трансгрупп» основной состав управленческого персонала - это работники с высшим и средним образованием. Административно-управленческий персонал преимущественно имеет высшее техническое и экономическое образование.

Одним из важнейших условий успешной работы любого предприятия является постоянный состав работающих. Поэтому при анализе выполнения трудовых показателей целесообразно изучать изменения численности состава работающих, которые обычно осуществляются путем определения оборота рабочей силы, то есть изменения ее численности, интенсивность которого характеризуется коэффициентом оборота, определением текучести рабочей силы, интенсивность которой характеризуется коэффициентом текучести. Среди экстенсивных факторов важное место занимает сокращение текучести персонала и создания стабильных трудовых коллективов.

Для характеристики движения рабочей силы ИП «Трансгрупп» рассчитаем и проанализируем динамику следующих коэффициентов:

1) коэффициент по приему рабочих (Кпр):

;                    (6.1)

2) коэффициент по увольнению рабочих (Кув):

;                           (6.2)

3) коэффициент текучести кадров (Ктек):

;        (6.3)

4) коэффициент общего оборота рабочей силы (Коб):

;                         (6.4)

Рассчитаем приведенные выше показатели:

2005 год:

2006 год:

Данные о текучести кадров ИП «Трансгрупп» приведены в табл. 6.1.

Таблица 6.1

Анализ показателей движения рабочей силы ИП «Трансгрупп» за 2005-2006 гг.

Как видно из табл. 6.1, не все коэффициенты движения рабочей силы имеют положительную динамику. Коэффициент по приему снизился в динамике на 0,04. Отрицательной тенденцией в движении кадров ИП «Трансгрупп» в отчетном периоде является увеличение коэффициента текучести кадров. Коэффициент текучести кадров за 2006 год составил 0,118 и увеличился на 0,013, то есть численность уволенных в 2006 г. работников больше принятых за 2006 год.

Для выявления причин текучести кадров в ИП «Трансгрупп» проведем более подробный анализ трудовых ресурсов.

Проведем анализ показателей по труду и заработной плате ИП «Трансгрупп», для чего составим табл. 6.2.

Фонд заработной платы ИП «Трансгрупп» увеличился по сравнению с 2005 г. на 10 млн. руб. (или на 10,6 %), среднемесячная заработная плата увеличилась на 97,6 тыс. руб. (или на 23,6 %). Изменение фонда заработной платы работников обеспечено ростом средней зарплаты и сокращением численности персонала.

Таблица 6.2

Анализ показателей по труду и заработной плате ИП «Трансгрупп»

за 2005-2006 гг.

В связи с ростом выручки от реализации продукции и сокращением численности персонала произошел рост производительности труда на 15,97 млн. руб. или на 17,7 %.

При анализе фонда заработной платы целесообразно изучить структуру источников образования фонда заработной платы. Данные для анализа приведены в табл. 6.3.

Таблица 6.3

Структура источников образования фонда заработной платы ИП «Трансгрупп» за 2005-2006 гг.

Следует отметить, что почти весь фонд заработной платы формируется за счет выплат, относимых на расходы на реализацию организации. Так, за 2005 год доля этих выплат составила 98,1 %, а за 2006 год - 99,2 %, то есть она выросла на 1,1 %. Меньшая часть выплат осуществляется за счет прибыли ИП «Трансгрупп». За отчетный период эти выплаты уменьшились на 1 млн. руб., или на 1,1 %.

Эффективная работа предприятия возможна в том случае, если темпы роста производительности труда опережают темпы роста средней заработной платы. ИП «Трансгрупп» имеет неблагоприятную тенденцию опережения роста средней заработной платы (123,6 %) по сравнению с ростом производительности труда (117,1 %).

Коэффициент опережения равен:

Коп = Игв / Исз = 1,171 / 1,236 = 0,947.

Для определения суммы экономии (-Э) или перерасхода (+Э) фонда заработной платы в связи с изменением соотношений между темпами роста производительности труда и его оплаты, воспользуемся следующей формулой:

Э = ФЗП2006 × (Исз - Игв) / Исз.                                     (6.5)

Э = 104,1 млн. руб. × (1,236 - 1,171) / 1,236 = 5,47 млн. руб.

Таким образом, наблюдается перерасход фонда заработной платы ИП «Трансгрупп» за 2006 год на сумму 5,47 млн. руб.

В целях выявления причин текучести кадров в ИП «Трансгрупп» была разработана процедура оценки уровня удовлетворенности трудом работников ИП «Трансгрупп», состоящая из трех этапов:

1) разработка анкеты оценки уровня удовлетворенности работников основными факторами производственной ситуации;

2) проведение анкетирования;

3) анализ уровня удовлетворенности сотрудников работой (предприятием).

Первый этап.

При составлении анкеты определяется перечень наиболее характерных показателей и критериев их оценки. При этом наряду с основными показателями производственной ситуации (содержание труда, заработная плата и др.) возможны специфические факторы мотивации (различные социальные программы и т. д.).

Критериями оценки показателей служили следующие качественные характеристики:

- совершенно удовлетворен;

- удовлетворен;

- затрудняюсь ответить;

- не удовлетворен;

- совершенно не удовлетворен.

Дополнительно каждому респонденту предлагалось заполнить графу «Ваши пожелания и замечания». В ходе предварительной аналитической работы было выделено 18 факторов мотивации персонала ИП «Трансгрупп». Для анализа удовлетворенности работой и действующей системой стимулирования работники ИП «Трансгрупп» заполнили анкету (табл. 6.4), необходимо было поставить любой знак в той графе, с каким утверждением они были согласны.

Таблица 6.4

Анкета

В графе «Ваши пожелания и замечания» встречались следующие записи:

Мои знания и навыки не востребованы. Некоторые обязанности дублируются другими сотрудниками. Хотелось бы больше самостоятельности, ответственности, доверия со стороны непосредственного руководителя. Надеюсь, что программа «Здоровье» будет продолжена.

Второй этап.

В анкетирование были вовлечены все без исключения сотрудники ИП «Трансгрупп». Работники заполняли анкеты анонимно. Они раздавались по подразделениям ИП «Трансгрупп». Такой подход позволял оценить не только индивидуальный уровень удовлетворенности сотрудника работой в ИП «Трансгрупп», но и зафиксировать данные о микроклимате в каждом отделе.

Третий этап.

Пожалуй, самым сложным при проведении любого опроса является его математическое обоснование. С этой целью каждому качественному критерию оценки удовлетворенности присваивалось соответствующее числовое значение - коэффициент:

- совершенно удовлетворен (+1,0);

- удовлетворен (+0,5);

- затрудняюсь ответить (0,0);

- не удовлетворен (-0,5);

-совершенно не удовлетворен (-1,0).

Суммарный показатель удовлетворенности - индекс удовлетворенности (Iуд) по каждому из факторов рассчитывался по формуле:

,                    (6.6)

где n1, n2, n3, n4 - соответствующее число респондентов (внутри отделов), объединенных по одному из четырех возможных вариантов ответов по шкале удовлетворенности.

Ответы респондентов, не сумевших оценить фактор (характеристика по шкале удовлетворенности «затрудняюсь ответить»), не учитывались.

Воспользовавшись табл. 6.5, в зависимости от полученного значения индекса удовлетворенности (Iуд) можно оценить степень удовлетворенности персонала тем или иным фактором мотивации труда внутри подразделения или профессиональной группы.

Таблица 6.5

Интерпретация числовых значений (Iуд)

Далее суммарные показатели удовлетворенности, полученные по отделам сотрудников, вносятся в сводную таблицу индекса удовлетворенности (см. табл. 6.6).

Таблица 6.6

Сводные значения индексов удовлетворенности (фрагмент)

Согласно результатам, занесенным в табл. 6.6, можно оценить не только средний индекс удовлетворенности по конкретному фактору, но и общий индекс удовлетворенности производственной ситуацией в конкретном отделе сотрудников.

Далее проводится ранжирование факторов степени удовлетворенности.

В табл. 6.7 факторы ранжированы по степени удовлетворенности сотрудников ИП «Трансгрупп» каждым из них. Эта процедура позволяет сгруппировать факторы производственной ситуации в зависимости от значения среднего индекса удовлетворенности.

Таблица 6.7

Ранжирование факторов по степени удовлетворенности

В табл. 6.7, серым цветом выделены показатели со средним и низким уровнем удовлетворенности, требующие улучшения.

Таким образом, в целях устранения текучести кадров в ИП «Трансгрупп» мы применили метод удержания сотрудников и получили информацию для принятия решений. После чего по каждому фактору производственной ситуации, независимо от величины полученного среднего уровня удовлетворенности сотрудника работой, проводится анализ. Указываются возможные причины именно такого значения индекса удовлетворенности, даются рекомендации, как поддержать или повысить удовлетворенность сотрудников своим рабочим местом. Для этого дополнительно используются данные о средней заработной плате по городу, информация, полученная в результате собеседований, наблюдений и т. д.

В результате последовательного анализа всех факторов, влияющих на удовлетворенность сотрудника работой и системой стимулирования труда, можно предложить следующие мероприятия:

1) разработать стандарт внутрифирменных наград (грамоты, значки, и т. п.), программу обучения специалистов, новые должностные инструкции с указанием целей, задач, требований и критериев оценки; дополнительно разработать Положение о премировании, основанное на качестве, производительности и прибыли предприятия, а также программу «Дети» (оплата детских путевок или оплата проезда к месту отдыха, страхование детей от несчастных случаев и т. д.);

2) пересмотреть среднюю заработную плату;

3) рассмотреть возможность дополнительного приобретения оборудования;

4) скорректировать программу «Здоровье» (компенсация стоимости лекарств для сотрудников, оплата санаторной путевки, стоматологическая помощь, доплата некурящим и т. д.), пакет социальных выплат и льгот;

5) составить план проведения корпоративных праздников, поздравлений, конкурсов на год и примерные программы их проведения.

Таким образом, говоря о преимуществах предлагаемого метода, можно отметить, что он достаточно прост, универсален, хотя больше подходит для небольших компаний. Он может также использоваться для контроля адаптации на предприятии новых сотрудников.

В целом же, предлагаемая методика позволяет своевременно информировать руководство ИП «Трансгрупп», как об общем уровне удовлетворенности коллектива, так и об удовлетворенности работников отдельными производственными процессами, что очень важно для принятия адекватных решений по совершенствованию системы управления дисциплинарными отношениями и уменьшению текучести кадров.

Заключение

Во время прохождения практики в ИП «Трансгрупп» был проведен анализ его деятельности с учетом произошедших за последние годы изменений в экономике и организации производства, были рассмотрены и проанализированы вопросы текучести кадров на предприятии и предложены мероприятия по снижению текучести кадров.

Текучесть кадров ухудшает многие производственные показатели. Прежде всего, это упущенная прибыль из-за медленного вхождения в курс дела новичков, снижение производительности труда. Высококвалифицированные специалисты отвлекаются на обучение новых сотрудников. Возникают сложности с мотивацией персонала. Текучесть кадров ухудшает моральный климат в коллективе, что препятствует созданию команды. Конечно, такая ситуация - это серьезный сигнал руководству о необходимости разобраться в процессах происходящих в компании.

Кроме отрицательных моментов, текучесть кадров имеет и положительные. При контролируемой текучести кадров, открываются возможности для кадровых перестановок и карьерного роста, оставшихся лучших сотрудников, что является для них дополнительным стимулом. Проанализировав причины ухода сотрудников и внеся соответствующие изменения в деятельность фирмы можно не только снизить текучесть кадров, но и увеличить эффективность деятельности каждого сотрудника и фирмы в целом.

В целях выявления причин текучести кадров в ИП «Трансгрупп» была разработана процедура оценки уровня удовлетворенности трудом работников предприятия, состоящая из трех этапов: разработки анкеты оценки уровня удовлетворенности работников основными факторами производственной ситуации; проведения анкетирования; анализа уровня удовлетворенности сотрудников работой (предприятием).

Говоря о преимуществах предлагаемого метода, следует отметить, что он достаточно прост, универсален, хотя больше подходит для небольших компаний. Он может также использоваться для контроля адаптации на предприятии новых сотрудников. В целом же, предлагаемая методика позволяет своевременно информировать руководство ИП «Трансгрупп», как об общем уровне удовлетворенности коллектива, так и об удовлетворенности работников отдельными производственными процессами, что очень важно для принятия адекватных решений по совершенствованию системы управления и уменьшению текучести кадров, а также укрепления трудовой дисциплины.

Список использованных источников

1.                Акулич И.Л. Маркетинг: Учебник. – Мн.: Вышэйшая школа, 2002. – 447 с.

2.                Базылев Н.И., Базылева М.Н. Основы бизнеса: Учеб. пособие. – Мн.: Мисанта, 2003. – 253 с.

3.                Белявский И.К. Маркетинговое исследование: информация, анализ, прогноз. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 320 с.

4.                Браерти Э., Эклс Р., Ридер Р. Бизнес-маркетинг: Перевод с английского. – М.: Издательский дом Гребенникова, 2007. - 736 с.

5.                Волкогонова О.Д., Зуб А.Т. Стратегический менеджмент: Учебник. – М.: Форум: Инфра-М, 2004. 256 с.

6.                Гончаров В.И. Технология и инструменты эффективного управления предприятием. – Мн.: НИУ, 2000. – 160 с.

7.                Дубровин И.А. Маркетинговые исследования. - М.: Издательский дом Дашков и К, 2007. - 274 с.

8.                Ильин А.И., Синица Л.М. Планирование на предприятии: Учебное пособие. В 2-х частях. Мн.: ООО «Новое знание», 2000. – 728 с.

9.                Коротков А.В. Маркетинговые исследования. – М.: Юнити, 2005. – 303 с.

10.           Организация и технология торговли: Учебник/ С.Н. Виноградова, О.В. Пигунова, С.П. Гурская и др.; Под общей редакцией С. . Виноградовой. – Мн.: Выш. шк., 2002 – 460 с.

11.           Памбухчиянц О.В. Организация и технология коммерческой деятельности: Учебник для студентов. М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2001. – 450 с.

12.           Производственный менеджмент. Управление предприятием: Учеб. пособие / С.А. Пелих, А.И. Гоев, М.И. Плотницкий и др.; Под ред. проф. С.А. Пелиха. – Мн.: БГЭУ, 2003. – 555 с.